抜けや漏れがないように色んなところに保険を掛けておく

やるべきことや今後の予定など、全てが頭に入っているという人は稀でしょう。

何かしらメモしたり、記録することで、忘れないような工夫をしているものです。

私自身も完璧とまではいかなくても、抜けや漏れがないように工夫をしているところです。

記録する導線を決めておく

やるべきことや今後の予定などをメモしたり、記録する方法については、これまで試行錯誤してきました。

今でもこれで完成というわけではありませんし、より良いツールなどがあれば試していきたいところです。

ノートなどに手書きでメモするところから始まり、市販の手帳でいくつかの種類を試したり、時間管理の書籍などで紹介されているフォーマットを印刷して使ってみたり。

最近は、手書きではなく、電子データとして記録することに主眼を置くようになりました。スマホはいつも携帯しているので、すぐ利用することが出来ます。

税理士として独立開業してからは、常にノートパソコンも持ち歩いているので、電子データとして記録する環境がより整ったというのも一因かもしれません。

正直なところ、記録の仕方は何でもよくて、どれが正解というものでもありません。

大事なことは、メモすることが出てきたときに、それを何で・どこに・どのように記録するか、という導線が決まっていること、だと思っています。

いざという時に、どこにメモしようかと迷いが出たりすると、タイミングを逃してしまったり、記憶しようとそこに神経を使って、他の大事なことが頭に入って来なかったりするかもしれません。

私の場合は、スケジュールアプリなどにとりあえず記録するということを決めています。


 日時が決まっていれば、その日のその時間帯に直接予定として登録する。

 日程だけ決まっていれば、その日に概算の時間で登録してしまう。

 日時など全く決まっていなければ、登録する次の日に概算の時間で登録する。


もちろん例外があったり、記録がその場で出来なかったりということはありますが、自分の行動パターンを決めておくことで、後で見返すときに、ここを見ればいいという安心感を持つことが出来ます。

色んなところに保険を掛けておく

記録をするという行為自体は、一種の作業でもあるので、出来るだけ効率的にしたいものです。

基本的には、効率的にするために、手書きではなく、スマホやパソコンなどで入力する方法を取っています。

これは、手書きが非効率と安易に考えているわけではなくて、昔から字が上手くないので、手書きすることに苦手意識を持っていて、手書きの手帳を使っていたときも、ストレスを感じていました。

そうした経緯もあり、電子データとして記録することに、すぐに飛びつきました。

今のところ、手書きで記録していたときに感じていたストレスはなくなったので、自分には合っているのかなと思っています。

ストレスがなくなったことの他にも効用はありました。

スケジュールアプリに日時が決まっていない予定を登録するときには、変更が前提となります。

日程が確定したとき、それを実行する日を決めたとき、など記録を変更することが多々あります。

その変更が電子データであれば、比較的簡単であるということ。

当たり前じゃないかという話かもしれませんが、この効用はかなり大きいものでした。

簡単に記録を変更できるという意識があるので、忘れないための仮の予定などを記録するモチベーションが高まって、とりあえず記録するということが習慣化されてきました。

思い付いたことが記録されていくので、抜けや漏れに後で気付いて、あの時はちゃんと覚えていたのに・・・、ということが減ってきたかなと感じています。

それでも、記録の抜けや漏れは完璧に防ぐことは出来ません。

なので、記録する導線以外にも、次回の打ち合わせメモに記録したり、電子データのメモや使用する資料を印刷して持参資料に入れていたり、アナログなことも含めて色んなところに保険を掛けるようにしています。

結局、非効率なのでは?と思われるかもしれませんが、電子データで記録することで効率的に出来ている部分が大きいので、問題ないかなと思っています。

抜けや漏れがあったときの、リカバリーに使う時間やエネルギーを考えれば、必要な非効率というところでしょうか。

そもそも論として・・・

出来るだけ効率的に、時には非効率な部分も織り交ぜながら、トータルで効率的かどうかを判断していく。

これで今は何とか進めていますが、もちろん万能ではありません。

そもそも記録することが多すぎると対処し切れないでしょう。

記録を管理することだけで、スケジュールが埋まってしまい、実行する時間がないとなってしまっては本末転倒です。

やることが少ないから出来るだけで、自分はやることが多いから無理、と思われるかもしれません。

確かにその通りだなと思います。

自分で管理できるスケジュールの許容量を超えていれば、こうしたやり方は通用しないでしょう。

しかしながら、そもそも許容量を超えることを無理して続けることが正しいことなのかどうか。

仕事であれば、自分だけで決められることばかりではないので、コントロールし切れないところもあるでしょう。

自分が不甲斐ないだけで、もっと忙しくても何とかやっている人もいるから、自分を高めなければ。

それも一つの考え方でしょう。

自分が出来る範囲で、抜けや漏れなく丁寧な仕事を心掛ける。こうしたこともまた一つの考え方ではあります。

どちらが良い悪いではなく、どちらが自分の目指していきたいところなのか、これに尽きるのだと思います。

おわりに

当たり前ですが、自分は完璧ではないということを日々感じるところです。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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