紙資料を毛嫌いする傾向に思うこと

税理士として独立開業してからは、ペーパーレス、特にペーパーストックレスに力を入れてきました。

まだまだ、実現出来ていないことはありますが、軌道修正しながら少しづつ進めているところです。

私自身は、ペーパレスやペーパーストックレスのように、資料をデータで管理するということに抵抗は少ない方かなと思っています。

しかしながら、紙資料を毛嫌いする傾向を見聞きすると、少し違和感があったりします。

紙資料は悪いこと？非効率なこと？

ペーパレスという言葉を、初めて聞いたのはいつだったか覚えていませんが、ここ最近の話ではないことは間違いありません。

今でも印象として残っているのは、電化製品などの説明書やマニュアルをデータで提供するというもの。

私の場合、最初チラッと見た後は、ほとんど手に取ることなく、場所だけを取るものというイメージがあったので、画期的だなと思ったことを覚えています。

ただ、データ管理のシステムがこれだけ進んで、それを表示するパソコン・スマホ・タブレットなどの高機能な端末が普及している2023年6月22日現在でも、紙の資料はなくなっていません。

なくなってはいませんが、ペーパレスやペーパーストックレスの考え方や施策は着実に進んでいると実感しています。

そのきっかけは、2020年に始まるコロナ禍という状況が大きかったかなと。

人との接触を避けることを前提とした場合、紙資料でのやり取りでは限界があり、データでのやり取りというのが必須となります。

半ば強制的に、ほとんどの人がそういった状況に陥ったということもあり、データ管理のための仕組みというのが、飛躍的に浸透していきました。

私自身も、開業当初からぼんやり考えていた構想を実現すべく、そういった波に乗るような形でペーパーストックレスを進めていきました。

始め方としては、勤務時代に紙資料で管理していたものを、データで管理するにはどうしたらいいか、というところから。

そもそも、データとして作成したものを、紙資料として印刷して利用していた場合には、その作成したデータをどうやり取りするかを考える。

紙資料であれば、対面で渡す、郵送する、人や場所を介して渡すということが必要となります。

そうした接触をなくしていくのであれば、データでやり取りすることになるのは自然の流れです。

ただ、「えっ！紙資料ですか？」であったり、「紙なんて非効率だ！」といった強い言葉を見聞きすると、少し違和感が。

紙資料というのは、そんなに悪いものなのか。非効率なものなのか。

紙資料に囲まれている

今まで勤めていた職場では、紙に囲まれた状況が当たり前になっていました。

パソコンは１人１台。

マルチディスプレイで２画面の操作が出来る。

最近では必要最低限の状況なのかもしれません。

それでも、机の周りには紙の書類が溢れている。

整理整頓されていても、紙資料の山があったり、袖机の引き出しに綺麗に並べられた紙の資料のファイルがぎっしり置かれている。

自分の机周りはスッキリしていても、書庫やキャビネットには紙の資料が大量にに保管されている。

そうした光景が当たり前の風景でした。

今の状況はどうか。

ペーパーストックレスを意識するようになって、紙資料の取扱いに気を付けるようにはなりました。

その紙の印刷は必要なものか、これは紙で保管しておくべきものか。

そもそも、紙でもらう必要はあるのか。

徹底しているわけではありませんが、そうした意識を持つことで、確実に紙資料の量は減りました。

代わりにデータが残っているので、場所を選ばずデータにアクセス出来るというのは利点の一つでしょう。

しかしながら、改めて自分の机回りを見てみると、まだまだ紙に囲まれています。

　紙のメモ帳

　自分の名刺のストック

　卓上カレンダー

　娘からもらった折り紙の箱

　商売繁盛のお札

　書籍

　賞状

　・・・

もしかしたら、全てデータ化出来るものなのかもしれません。

すぐにデータ管理に切替えられるものもあるでしょう。

しかしながら、紙から切り替えることが本当に正解なのかどうか。

紙に変わる統一フォーマット

何度も言いますが、私自身はデータで管理することに抵抗はあまりない方です。

むしろ推進して行きたいと思っている方かもしれません。

ただ、データで管理することにジレンマを感じることがあります。

確かにシステム化が進んで、パソコンやスマホの普及によって、データを共有することがより身近になりました。

そして、その方法も日々進化して、新しい機能がどんどん追加されたり、新しいサービスが提供されています。

ただ、選択肢が多過ぎて、何を利用するのかということに迷いが生じることがあります。

Googleのサービスなら利用者が多いから相手も使っているかも？

でも使っていない場合には、どうする？

メールなら誰でも使えるだろうから、メールで送ればいいかも？

でも普段からやり取りには使っていなければ、見ないかも？

もちろん、それぞれに解決方法はあって、相手に合わせて変えていけばいいものかもしれません。

そのために、色んな方法が用意されているとも言えます。

それでは、紙だったらどうなのか。

効率や資源の問題はあるとしても、紙資料でのやり取りというのを理解出来ないという人はほとんどいないでしょう。

ある意味では、人類の共通フォーマットの一つと言えるかもしれません。

その浸透具合でいえば、歴史を考えても圧倒的なものです。

そうした紙に代わる統一フォーマットのようなものがペーパーレスにおいて存在するのか。

今思えば、こうした問題というのは、私が最初に入社した会社で所属していたシステム部門の部長が主張していたことだったなと。

当時、MicrosoftのWindowsが世間を席巻していて、パソコンのOSといえばWindows、表計算ソフトといえばExcelなど、Microsoftが統一フォーマットという流れがありました。

その流れに逆らって、特定の企業に依存しない世界的に統一されたフォーマットが必要ということを再三主張されていました。

Adobe社のPDFファイルでさえも、あまり良くは思っていなかったようでした。

それが正しいのか間違っているのかは分かりませんが、そうした考え方が20年以上前からあって、今でも周知される程に普及しているものはないというのは事実でしょう。

それ程紙に取って代わるものというのは難しいものなのかもしれません。

おわりに

両極端に触れすぎると、反動が大き過ぎるので、徐々に方向転換をしていきながら、バランスを取るのが一番の近道なのかもしれません。

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この記事を書いている人

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