仕訳の入力方法の選択
事業をしていく上で、利益が出ているかなど数値としての業績の把握は必須となります。
それらの基礎となるのは、一つ一つの取引が記録された「仕訳」。
税務会計においては、簿記の考え方が共通言語のようになっている部分があります。
以前であれば、簿記の考え方に従って、手書きで仕訳を切って、手書きの帳簿を作成するのが通常でした。
今では、会計ソフトなどのシステムを利用することがほとんどです。
今回は、会計ソフトでの仕訳の入力方法の選択について取り上げます。
手入力
例えば、
5/27にコンビニAでボールペンを100で購入し、現金で支払った場合。
仕訳として、
5/27 消耗品費 ／ 現金 100 コンビニA ボールペン
のように入力するとします。
イメージとしては、日付・勘定科目・金額・摘要（説明）という情報を記録していくというもの。
手書きであれば、これをそのまま仕訳帳などに記載していくことになります。
会計ソフトの場合にどうするか。
基本的には、手書きと同様に、必要な情報を全て入力していく必要があります。
入力方法としてまず挙げられるのは、全て手入力するという方法。
日付・勘定科目・金額・摘要（説明）の情報を一つ一つ入力していくというもの。
会計ソフトによって、入力画面などは違っていますが、根本的なところは同じです。
一つ一つの入力については、それ程時間を要しません。
ただ、入力する取引の数が増えてくれば、まとまった時間が必要になります。
毎日や毎週など比較的短いスパンで定期的に入力が出来る場合や、取引数自体がそんなに多くない場合には、手入力でも問題ありません。
取り込み
ある程度の規模で事業を行っていると、それらに比例して、取引数というのは増えていくもの。
そうすると、現金の入出金など、別で管理する方が効率的です。
例えば、現金の入出金を記録しておく、現金出納帳。
手書きではなく、Excelファイルで管理しているが、この情報を会計ソフトにも入力していく必要があります。
Excelに入力された情報を、会計ソフトにも一つ一つ入力していく。
一つや二つであれば、そんなに手間ではないかもしれませんが、何十・何百となれば結構な手間暇と時間が掛かります。
そうした場合には、Excelデータを会計ソフトに取り込むという方法があります。
それぞれの会計ソフトで、データの取り込みの形式等が決められていますが、その形式に従ってデータを用意する必要があります。
Excelなどのデータ同士であれば、項目ごとにまとめてコピー＆ペーストすれば、何十・何百行に及ぶ取引でもすぐにデータを作成することが出来るので、時間を短縮することが出来ます。
連携
取り込みと似ていますが、取り込むためのデータを別で作成するのではなく、直接会計ソフトに取り込むという方法もあります。
いわゆる「連携」とされる機能です。
例えば、銀行等の通帳明細の場合。
金融機関によっては、ネットバンキングなど、Web上で口座明細を見ることを推奨していることが増えてきて、データで通帳明細を取得し易い環境になりつつあります。
会計ソフトによっては、口座を連携させて、直接通帳明細のデータを取得することが出来ます。
パッと見ると、何もしなくても自動で仕訳が切られるように思ってしまうかもしれませんが、最初の設定と日々のメンテナンスは必要です。
それでも、一から全て手入力するよりも、時間の短縮やミスや漏れの防止には繋がることもあり、上手く活用していきたいところです。
おわりに
色んな便利な機能があっても、全てを利用しようとするのは無理があります。
上手く使いこなすためには、自分にあったやり方を続けていくことが大事なのかなと思っています
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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