領収書をもらった時に分類するための思考
お店などで支払いをした時には、領収書をもらうことがあります。
個人や法人で事業をしている場合には、とりあえず領収書をもらっておく。
必ずしも領収書という形である必要はないのですが、支払った内容が分かる資料の一つではあります。
それらの領収書は、後々会計処理をするために使用することになるもの。
数が多くなってくると、後でまとめて分類するのも大変になるので、分類するための思考を念頭に置きながら、その都度分類していくのも一つの方法です。
事業かプライベートか
個人や法人で事業をしていて、領収書をもらった時には、まずその支払いが事業に係るものか、プライベートなものかで分類することになります。
プライベートの支払であれば、領収書をもらうかどうかは自由。
どう分類するかも自由です。
個人で家計簿をつけているのであれば、そこに利用するのでもいいですし、後でまとめて廃棄するのでもいいでしょう。
しかしながら、事業に係るものであれば、きちんと保管しておく必要があります。
ただ、領収書が全てというわけではないので、そこに不足する情報があれば、別の資料で補完するか、メモ書きなどを加えておく必要があります。
分類するタイミングや方法は色々ありますが、私の場合は、領収書をもらったその場で何かするということはありません。
一旦持ち帰って、翌日の朝に分類するようにしています。
毎日のルーティンとして、前日の領収書などを整理するというものがあります。
そこで、改めて内容を確認して、必要な情報などを補足して、分類していく。
ある程度溜めてから一気に処理する方が効率的な場合もありますが、私の場合は、毎日少しづつ処理する方が性に合っているようです。
小規模な個人事業ではあるので、１日分であれば、どんなに多くても領収書が数十枚になるということはありません。
１日数枚のことも。
そうすると、分類に係る時間は数分で終わることも。
また、一つ一つの取引にしっかり向き合えて、検討することも出来ます。
事業に関連しているのかは自己判断なところもありますので、しっかり根拠立てておくことが必要なものです。
月別に
領収書をもらった時に、事業かプライベートかを分類して、出来れば毎日ちょっとづつ分類していく。
これが基本にはなりますが、それをいつまで続けていくのか。
事業を続けている限り、ずっと続けていくことになります。
ただ、一定の期間ごとに、区切りを付けていくことも必要です。
個人事業であれば、１～12月という期間。
法人であれば、事業年度。
多くの場合は、１年という期間で区切ることになります。
それでは、どの年度の分かだけを意識しておけばいいのか。
数が少なければ、それでも問題ありません。
しかしながら、数が多くなってくると、もう少し短い期間で区切った方が分類し易いでしょう。
事業をしていると、基本的には月ごとの損益で把握することも多いので、それに合わせて、月別に領収書も分類しておく方が分かり易いかなと。
分類の仕方は、ボリュームにもよりますが、そこまで多くなければ、ドキュメントファイルなどで１年間分を月別に保管しておくということも出来ます。
これは何月分なのか。
そうした意識で領収書をもらい、分類しておくと後で分かり易いものです。
現金かクレジットカードかその他か
領収書をもらうということは、何かしら支払いを行ったということ。
その事実を証することも大事ですが、後々の会計処理などを考えるのであれば、その支払方法で分類しておくこともまた有用です。
事業用の財布から現金で支払ったのであれば、現金出納帳などへの記載をして、現金の残高を合わせておく必要があります。
そのためには、事業用の財布から支払ったことが分かるようにしておく必要があります。
事業用のクレジットカードで支払ったのであれば、後々クレジットカード明細にも記載されてくるので、２重計上にならないようになどの配慮が必要になります。
これまた、事業用のクレジットカードで支払ったことが分かるようにしておく必要があります。
事業に係る支払いを事業用以外のところから支払う場合もあるでしょう。
例えば、個人事業で、事業に係る支払いをプライベートの財布やクレジットカードで支払った場合。
会計処理としては、個人を事業とプライベートに分けて、その間のやり取りとして、「事業主貸」「事業主借」などで処理していくことになります。
法人で事業をしていて、事業に係る支払を個人で支払った場合は、個人が立替えたことになり、後で法人から精算するなどの処理が必要となります。
支払方法によって、後々の処理が変わってくるので、領収書をもらった時には、より分類する意識は持っておきたいものです。
これもまた、後で分類するのでもいいのですが、その場で分類する方がより確実です。
私の場合は、財布と一緒に持ち運べるような薄い領収書入れを利用しています。
そんなに分類する項目が多いわけではないので、中で３種類に分けている程度。
現金とクレジットカードとその他電子マネーでの支払いぐらいでしょうか。
それでも、翌日領収書を整理していると、迷うことはあるもの。
１ヶ月分とか１年分をまとめてとなると、きちんと分類する自信はなくなってきました。
おわりに
ちょうど昨日領収書をもらうときに、このような思考を自然としていることに気付きました。
これが正解というわけではないですが、何かしらの分類する思考は持っておく方が後々役立つものです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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