スケジュールの例外対応をする時の心構え

税理士として独立開業してから、スケジュール管理については、ずっと試行錯誤を繰り返しています。

自由度が大きいからこそ、しっかり管理しておかないと堕落してしまう。

そういった危機感が常にあります。

スケジュール管理で困るのが、スケジュールにない例外対応をどうするかという問題。

つい先ほども例外対応が必要な場面がありました。

ガチガチに取り決めをすることは難しいですが、基本的な心構えはあらかじめ持っておきたいものです。

事前のスケジュール管理が基本

例外対応のことを考えるためには、まずは基本を押さえておく必要があります。

私の場合は、基本は事前にスケジュールは決めておくようにしています。

何かしら先の予定が決まれば、未来の日時でグループウェアのスケジュール管理に入れておく。

　10/28（月）

　13時～14時

　訪問：A社

　9月分月次報告

具体的な日時が決まっていなければ、日程とどれぐらいの時間が掛かりそうかという情報をメモのように登録していきます。

　10/28（月）

　1時間

　訪問：A社

　9月分月次報告　

　

そうして事前に登録されたスケジュールを元にして、当日の朝に、その日の具体的なスケジュールを時系列で登録する。

　10/28（月）

　09時～10時　月次入力　B社

　10時～11時　打合せ　C社

　11時～12時　移動　電車

　12時～13時　昼食

　13時～14時　訪問：A社　9月分月次報告　

　・・・

　

遅くとも、当日の朝にはスケジュールが決まっているので、他の予定を入れるということは基本的にありません。

何もなければ、粛々とその日の予定を進めていく。

しかしながら、そうそうスケジュール通りに進んでいくことばかりではありません。

例外的な対応が必要となることもあります。

対応したいと思えるか

例外的な対応が必要となった場合に、まず考えるのは、対応したいと思えるかどうか。

仕事だからといって、何でもかんでも対応出来るわけではありません。

例外が発生した原因にもよるでしょう。

こちら側に非がある場合には、何を差し置いても対応すべきでしょう。

ただ、こちら側に非があるわけではない場合にどうするか。

まずは、対応したいと思えるかというのが重要かなと。

対応する時間があったとしても、相手のためにその時間を割きたいと思えるかどうか。

それは、相手の立場などによってあからさまに対応を変えるということではありません。

それまでの関係性であったり、これからの関係性であったり、どちらかというと気持ちの面が強いかなと。

この人のためだったら、何とかしたい。

純粋にそう思えるのが理想かなと。

先程起こった例外対応については、直感的に対応したいと思えたもの。

本当ならば、このブログを書く時間になっていましたが、スケジュールをズラして、まず対応することにしました。

後のスケジュールはこれから調整していく予定です。

プラス思考で考える

例外対応をするということは、元々のスケジュールを後回しにしたり、翌日以降にズラすということになります。

スケジュールが狂うというのは、人にもよると思いますが、マイナス思考になることもあるでしょう。

せっかく立てたスケジュールが思うように進んでいかない。

何だか全然上手くいかないな。

極端かもしれませんが、スケジュール管理がイヤになってしまうかもしれません。

そういう思考にならないために、例外対応すると決めたら、プラス思考で考えるようにしています。

今日の朝にスケジュールを決めていたけれど、それが完璧なわけではない。

もしかしたら、例外対応することで、改めてスケジュールを組み直せたので、よりスムーズになったかもしれない。

先程の例外対応であれば、ブログを書く時間を振替えることになりましたが、その分ブログのネタとして使えるようになりました。

そして、ブログは書き進めないけれど、ブログの書く内容を考えながら移動は出来たので、少し時間の短縮にはなりました。

また、普段移動しない時間帯だったので、昼間に同じ道を通った時の印象とまた違っていて、何だか新鮮味もありました。

いい気分転換になったかなと。

少なくとも、やり切った充実感はあるので、マイナスではなさそうです。

おわりに

開業しているからこそやってみたいと思っていたことなので、自分としては満足しています。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
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