領収書等の会計資料の整理のキホン
事業を始めると、日々の取引が発生していきます。
それに伴い、領収書などの会計資料がどんどん増えていく。
何とか整理しなければと思いながらも、忙しさもあってなかなか時間が取れない。
そもそも、どうやって整理するのものなのか？
今回は、領収書等の会計資料の整理について取り上げます。
何のために整理するのか
事業をしていると、毎年税務申告の手続きなどが必要となります。
例えば、会社で事業を行っている場合は、法人税の申告など。
そうした申告を行うために、日々の取引の記録とその元となる会計資料の保存が義務付けられています。
国税庁ホームページ
No.5930 帳簿書類等の保存期間
保存するといっても、ただ無造作に置いておくわけにはいきません。
何らか整理した形で保管することになります。
その整理の仕方については、こうしなければいけないという明確なルールはありません。
そのため、何のために整理しておくのかという視点から考えるのも一つの方法です。
例えば、取引を記録するため、会計ソフトに仕訳を入力する際に、その元となる会計資料を確認する場合。
ランダムに会計資料を確認するよりも、請求書などの売上に関する資料や交通費に係る領収書など、ある程度整理されている方が効率よく確認することが出来ます。
これは当事者側の視点ですが、他人に会計資料の提示を求められることもあります。
例えば、税務調査があった場合。
会計帳簿に基づいて、〇月〇日の取引に係る会計資料の提示を求められることもあります。
そうした時に、どこに会計資料があるか分からないということは避けたいものです。
年度ごと
会計資料の整理の必要性は何となく理解できるけれど、実際にどうやって整理していくのか。
事業の業績を測る指標として、売上や利益などがありますが、それがいつの分かという期間は決めておく必要があります。
多くの場合、１年単位で、税務申告の期間と同じということがほとんどでしょう。
個人事業であれば、１月～１２月。
法人であれば、事業年度。
それらの期間に合わせて、取引の記録なども行っていくことになるので、その元となる会計資料の整理も、その期間に合わせて行うことが基本となります。
１月～１２月を年の単位とした場合、どのように整理していくか。
・・・
２０２３年
２０２４年
・・・
という区分で、ざっくり整理していくか。
会計資料の種類や数が少なければ、それでもいいでしょう。
多い少ないの判断は難しいところですが、「２０２４年５月２８日の〇の領収書」と言われて、サッと出せるかどうか、というところでしょうか。
ある程度の種類や数になれば、月ごとに分ける方が効率的です。
簡単なものであれば、こういった一つのファイルで中で分けれるドキュメントファイルで充分でしょう。
分量が多くなれば、月ごとにファイルを用意したり、箱を用意するなどもありますが、基本的な考え方は同じです。
データであれば、こういったイメージでしょうか。
これもまた方法は一つではありません。
データのファイル名で分けて一つのフォルダに保存したり、年ごとにフォルダを分けるなど、色んな方法があります。
種類ごと
年度ごととは違う視点であれば、会計資料の種類ごとに整理するという方法もあります。
売上に係る請求書などであれば、事業の規模によっては、それだけでボリュームが結構あったりするものです。
それならば、売上請求書という種類で分けて、整理していくというのも一つの方法です。
種類ごとに分けたものを、その中でまた年度ごとに整理しておくというのも有用です。
こちらはデータでの取り扱いを例にしていますが、紙の書類でも基本的な考え方は同じです。
基本は統一しておいて、分かりにくいところがあれば、その時から変更していくというのが現実的な対応かなと思います。
おわりに
会計資料の整理というのは、事業者には必須ですが、これといった決まりがないため、整理の仕方は様々です。
正解がないからこそ、良いと思ったことは柔軟に取り入れていきたいものです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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