効率よく相手に情報を伝えるためによく使うツール
世の中には多種多様なツールが溢れていて、どんなツールを使うかというのは、ある意味偶然の出会いのようなものだったりします。
たまたま勤務先が導入していて使うようになった。
たまたま教えてもらって使うようになった。
私自身もそうした偶然から使うようになったツールというのはあって、長く使い続けているものもあります。
そうして自分では当たり前になっているものでも、人によっては全然知らないということも。
押し売りをするわけではなく、もしも同じように便利だなと感じられて、そうした偶然の出会いのきっかけになればと思い、効率よく相手に情報を伝えるためによく使うツールについて取り上げてみます。
DocuWorks
税務会計に係わる仕事に就くようになったのは、新卒で入社した会社で経理の部門に異動してからでした。
その時に感じていたのは、とにかく紙の資料が多いということ。
毎日の伝票、月次決算の帳票、四半期・中間決算に関わる資料、年次決算の一連の資料などなど、とにかく紙に印刷してパンチで穴をあけてファイルなどに綴っていく。
会計監査や税務調査などの時には、それらの紙の資料が一堂に介するので、会議室などに運び入れるだけでも大変です。
そうしたイメージがあったので、税理士業界に転職してからも、特に驚きなどはありませんでした。
ただ、私が税理士業界に転職した頃には、電子申告が普及し始めていた頃で、段々と紙の申告書が減ってきてはいました。
それでも、結構な紙の資料が溢れてはいましたが。
そうした中で、導入されたのが「DocuWorks」でした。
富士フイルムビジネスイノベーション ホームページ
DocuWorks
色々な機能がありますが、重宝しているのは、様々なデータを印刷ボタンでDocuWorks形式のデータにして、加工・編集が出来るということ。
富士フイルムビジネスイノベーション ホームページ
DocuWorks
文書などのチェックをして、加筆・修正などの指示をするときにも、そのままデータに書き込んだり出来るので、効率よく相手に情報を伝えることが出来ます。
例えば、上記のDocuWorksのホームページに加筆・修正するとすれば、印刷でDocuWorks形式のデータにして、指示などを書き込むようなイメージです。
会計ソフトから印刷した帳票やWord・Excelファイルなどバラバラのデータをまとめたり、特別な使い方をしているわけではないですが、シンプルな機能を使い続けてかれこれ15年程になります。
Lightshot
これまでも何度か取り上げたことがありますが、
スクリーンショットを撮るためのソフトです。
基本的な使い方などは、上記のブログ記事やホームページなどを参照いただく方が分かり易いかと思います。
スクリーンショットで撮ったものは、画像ファイルとして取り扱えるので、色んなデータに貼り付けることが出来ます。
Excelだったり、
Wordだったり、
先に紹介したDocuWorks形式のデータなどにも貼り付け可能です。
他にもスクリーンショットのツールはあって、色々比較した結果、これが一番良い！となったわけではありませんが、今でも重宝していて、効率よく相手に情報を伝えるためのツールとしてよく使っています。
おわりに
どれがベストかというのは、なかなか難しいところですが、長く使い続けているというのは一つの判断材料になるかなとは思っています。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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