コミュニケーションツールの相性と使い分け
以前と比べれば、利用しているコミュニケーションツールが増えてきました。
特に、税理士として独立開業してからは、何かしらの許可などを取る必要がないので、利用のハードルが下がっているように感じます。
それぞれの相性を鑑みながら、必要に応じて使い分けたいところです。
現状で使っているコミュニケーションツール
2025年7月2日現在で、利用しているコミュニケーションツールで、パッと思い付くのは、
①メール
②SMS
③LINE
④Chatwork
⑤MyKomon電子会議室
⑥電話
ぐらいでしょうか。
他にもコミュニケーションツールはたくさんあるので、多いのか少ないのか、メジャーなのかマイナーなのかは分かりません。
①メールについては、社会人になってからずっと利用しているので、馴染みがあるものです。
その間に、メールアドレスやメールを操作するアプリなどは色々と変遷していますが、基本的なところは同じという感覚。
②SMSについては、昔で言うショートメールのようなもので、メールの手軽版というイメージです。
スマホで電話が使えれば、大体利用出来るので、意外に重宝しています。
③LINEについては、自分と同じかそれより上の世代には馴染み深いものです。
他にも同じような機能のものがありますが、自分も周りもまだまだ絶大な利用割合があるようです。
④Chatworkについては、ちょっと前に急激に利用する人が増えたイメージがあって、ビジネスシーンなどでは今でも根強く利用されている印象があります。
LINEはプライベート、Chatworkはビジネス、という使い分けが多かったかなと。
⑤MyKomon電子会議室については、一般的にはあまり馴染みがないかもしれません。
税理士業界においては、MyKomonのサービスを利用している割合は結構あって、その一部の機能として利用しているという感覚でしょうか。
MyKomonホームページ
電子会議室
⑥電話については、昔からよく知られたツールで、一番馴染みがあるかもしれません。
ただ最近では、電話は一方的に相手の時間を奪ってしまう、というような風潮が一部であって、敬遠されているところもあるようです。
私自身は、必要に応じて適度に利用しているというところでしょうか。
まずは以前から利用しているツールから
これらの６つのコミュニケーションツールですが、開業当初から全部を利用していたわけではありません。
まずは、取り急ぎ使うことが確実なツールから。
①メール
⑥電話
については、以前から相手と利用していたツールであることがほとんどで、引き続き利用する必要がある。
①メールは、まずは独自のドメインを取得して、新しいメールアドレスをお伝えする。
ドメインの取得などで、多少の費用はかかりますが、それ程大きな負担ではありません。
馴染みのあるツールなので、相手もストレスなくコミュニケーションが取れるので入りとしては良かったかなと。
⑥電話は、固定電話も契約しましたが、FAXを受けるためだったりで、特定の用途にしか利用していません。
スマホで電話を利用するのがほとんどです。
電話番号も名刺に載せていたりで、ある程度オープンにしていますが、思った程には電話は掛かってきません。
こちらから電話する機会もそんなにないので、利用頻度としては一番少ないかもしれません。
ただ、追加料金などが発生しているわけでもなく、色んな年代にも共通認識が取り易いので、利用しないという選択肢は今のところないかなと。
必要に応じて増やしていく
基本的には、
①メール
⑥電話
で最初は事足りていたのですが、そこから徐々に利用するコミュニケーションツールが増えていきました。
以前からメールでやり取りさせていただいているが、リアクションが良いわけではない。
でも、頻度が多いわけではないので、何とかなっている。
開業したことを期に、改めて連絡手段について確認してみると、普段ほとんどメールを使わなくて、SMSの方がよく使うとのこと。
②SMS
そこからこちらのツールを利用することになりました。
元々パソコンをほとんど使わなくて、資料のやり取りは基本FAXか郵送。
それでタイムラグや漏れが出て来ることはしばしばあるものの、そこまで深刻なことにはなっていない。
でも、いつも時間の合間を縫って対応していただいている。
よくよくお聞きすると、パソコンは使わないが、スマホはよく使うとのこと。
基本の連絡はLINEが多いということを知りました。
③LINE
それから、リアクションのスピードは格段に上がって、漏れもだいぶ軽減されました。
そうして、色んなツールがあって、それぞれに使い易いものがあると改めて認識したので、今は出来るだけ相手に合わせたツールを利用するようにしています。
④Chatwork
そんな中で利用するようになったのでした。
⑤MyKomon電子会議室
こちらは、ツールの要望というよりも、パソコンやスマホなど機器や場所を選ばずに無料で利用できるものはないかというご相談を受けて利用するようになったものです。
事業主の方というよりもスタッフの方で、仕事用のパソコンなどから利用出来る方が有難いとのこと。
スマホとなると、会社から支給されているわけではなく、プライベートのスマホを利用することになってしまうので、それは避けたい。
こういうご要望からでした。
今後も、色んな要望があれば、それに対応すべく、アンテナは広げておこうと思っています。
おわりに
複数のツールを使うとなると、管理が大変そうに思われますが、慣れれば自然と対応出来るものだと実感しています。
また面白そうなツールがあれば試してみたいところです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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