表に出ているスケジュールだけがスケジュールではない

仕事におけるスケジュール管理は主にグループウェアのスケジュール機能を使っています。

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MyKomonグループウェア

基本的に業務に係るスケジュールしか入力していないのですが、改めて俯瞰してみると、勤務していた時よりも業務時間が少ないのではと思ってしまいました。今回は、その辺りのお話です。

MyKomonのグループウェアに登録されているスケジュール

今月もあと1週間弱となりましたが、スケジュールとしてはタイトな月になりました。今月のスケジュールを改めて見返してみると、その要因が大体分かります。

カレンダー機能のついたスケジュール管理ツールであれば、表示の仕方を日・月・年と切り替えることで、自分が確認したい切り口ですぐに表示させることが出来ます。

業務の種類を色分けしてスケジュールを登録することで、月間で俯瞰したときにどの業務が多いかなどのイメージが掴みやすくなります。今月は赤色の予定が通常月よりも多くなっています。

基本的に、MyKomonのスケジュールに登録するのは、仕事に関することで、外出・来社の予定だけでなく、移動や事務所内での処理など30分以上費やすようなタスクごとに登録しています。

30分以内で終わりそうなタスクであれば、「ToDo」として一旦直近の日付に登録しておきます。元々スケジュールは合間なく詰めて組んでいるわけではないので、その合間の時間に処理するようにしています。とはいっても、予想外に時間がかかることも多々あるので、よっぽど時間がかからない自信があるとき以外は、30分ぐらいかかるタスクとして色付けしてスケジュールに登録しています。

勤務している時には、仕事に行ってから帰るまでが勤務時間と言えますが、税理士として独立開業してからは、合間にプライベートな用事を入れたりすることもあるので、MyKomonのスケジュールを見ると、間が結構空いたりしている日もあります。

全体的なスケジュールについて

業務以外のスケジュール管理も含めて、「Taskuma(たすくま) –TaskChute for iPhone 」を使っています。内容については、下記の記事でも取り上げています。

偶然出来た空き時間も有効活用する

当たり前のことですが、自分自身のスケジュールというのは、一人なので一つしかありません。区切りをどこに置くかは人それぞれですが、朝起きてから寝るまでの時間をどう使うかというのがスケジュールであり、ぼーっとする時間もスケジュールと言えばスケジュールです。

何なら寝ている時間もスケジュールといえます。それぞれの人に平等に与えられた24時間という時間をどう過ごしたか、過ごしていくかを予定・記録・管理するものだと思いますので、本来はスケジュールの管理は一つでいいはずです。

しかしながら、仕事においては、収入や給与という対価をもらって進めていくものですので、その対価に見合った時間の使い方が出来ているか、無駄に時間を浪費していないかを定期的に確認するために、そこだけを取り出して管理する必要があります。

当初「Taskuma(たすくま) –TaskChute for iPhone 」を使い始めたときは、仕事というカテゴリに分けて、どのクライアントに関するものかなども登録しながら、スケジュール管理をしていました。それを今はしていません。

理由は、MyKomonのスケジュールに同様の機能とそれ以上に管理し易い機能があるので、2重でスケジュールを登録する手間だけが無駄になってしまうと気付いたからです。仕事中は、「業務」というタスクを走らせているだけです。

仕事しているかはスケジュールや時間数だけではない

業務の予定・タスクを登録しているMyKomonのスケジュールだけを見ると、1日8時間に満たない日ばかりになります。これだけをふと見たときに、自分はあまり仕事していないのか?と不安になることもあります。特に思うように仕事の処理が進まなくなっているときなどは、その思いが強くなります。

しかしながら、全体のスケジュールをみれば、業務を始める前のメール確認、予定を立てる時間、勉強の時間、休憩の時間、掃除の時間などなどスケジュールに入れていないことは多々あります。

それをどう捉えるかは人それぞれですが、少なくとも自分自身は、仕事だけに追われるのではなく、時間をコントロールしながら、身体的にも精神的にも健やかに過ごしていくことが大事なんだと思っています。

勤務していた時には、残業など長時間仕事に拘束されることは、良くないという建前がありながらも、頑張っていることの証しだったり、同情される要因になったりと、それ程否定的な扱いを受けたことはありませんでした。

本当に仕事が出来る人は、勤務しながらでもスケジュールを自分でコントロールして、会社などの組織を変革することが出来るのかもしれませんが、私自身はそこまでの気力や気概はありませんでしたので、無理やりそういった環境を作り出したという面があります。

おわりに

10月最終週でも思っているスケジュールがこなせていないものがあり、改めてスケジュール管理について考えてみました。その予定が必要かはその時には分からないこともあるので、一概に言えませんが、今月は外出・来客含めて業務以外の時間に費やし過ぎたのが原因です。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

プロフィール写真 税理士 藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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