偶然出来た空き時間も有効活用する

独立して税理士事務所の開業を目指すにあたり、時間の使い方についてはある程度のコントロールが必要と考えていました。そのために、時間の使い方を考えて、独立する1年半ぐらい前から色々と試行錯誤していました。

今でも完全にコントロール出来ているわけではありませんが、少しづつ進化させていこうとしている途中です。そのことによって良かったこともありますが、弊害も少し出て来ました。あくまで自分の中でですが。そこを打破するために、偶然のことでしたが、気付かされたことがありましたので、まとめておきたいと思います。

時間の管理の試行錯誤

今まで働いてきた職場においては、スケジュールの把握はパソコンを使って、スケジュール表を他の人と共有できるグループウェアを使用していました。最初に勤めた会社からそうであったので、ある意味それが標準となっていきました。

ただ、今ほどクラウドの考え方や仕組みが整っていなかったため、パソコンがないところでは新しく予定を入れたり、閲覧したり、変更したりすることは出来なかったため、共有のカレンダーというイメージでした。

複数の人が見るものなので、自分だけの仕事の予定などを細かく入れることは出来ず、これは他の方にも知っておいて欲しい予定を選別して入力していました。

税理士事務所に転職してからも、クラウド化への対応は進んでいき、外出時でも確認したりすることが出来ましたが、他の人も見るという意識のもと、外出予定などを入れている程度でした。

その他の細かい自分の予定については、別で管理する必要があり、よく使われている紙の手帳もいくつか試しました。

よくあるビジネス手帳だと職場で使用しているグループウェアとそんなに変わらない使い方になってしまったので、別のものを探しました。一番しっくり来たのは一日を時間軸ベースで管理していく、バーチカル形式の手帳でした。見開き2ページで1週間分あり、縦軸は時間、横軸は日付というものが使い易かったです。

しかしながら、月の予定・週の予定・日の予定を切り替えて見るという時には、紙の手帳の場合、予定を転記する作業が必要なこと、元々字が綺麗ではなく、手書きで焦って書いてしまうと、後で見返したときに読みにくいこともあり、システムで対応できるものがないかなと思い、紙の手帳を使いながら並行して、システムのものを探していました。

今は、時間管理術では有名なTaskChute(タスクシュート)の考え方をベースにした「Taskuma(たすくま) –TaskChute for iPhone 」というアプリをスマホで使用しています。時間を集計して分析したりするには、元々のTaskChuteのExcelやソフトを使用する方がいいかと思うのですが、仕事だけではなく、プライベートも一緒に記録していくことを考えていたため、スマホで手軽に使用できるこのアプリを選びました。

TaskChute(タスクシュート)の考え方は、極端に言えば、1日の行動を分単位で全て記録していき、それをベースにして予定も登録していくということだと認識しています。なので、とにかく細かくて、ぼーっとしている時間というのも記録しています。

弊害

「Taskuma(たすくま)」の導入で、今まで自分の中でネックだった緊急ではない業務をダラダラと先延ばしにしてしまうということは減ってきました。業務ををやり始めるきっかけを強制的に作り出すことで、最初のスタートを切ることが出来るようになってきました。もちろん、それでも中々重い腰が上がらないことはまだまだありますが、それはこれからの課題です。

予定を細かい時間単位で入れることで、一日の始まりのときには自分がやることがほとんど見えて状態のため、迷いが少なくて済むので、何か別の用事が入っても、それは今日のこの予定をずらしてでもやるべきか、明日以降で大丈夫かの判断をするだけで、その後はモヤモヤと考える必要がなくなりました。

しかしながら、予定がある意味詰まっている状態にしているため、緊急性や期限がないものに関して、特に自分だけに係るものである場合には、その隙間に入れるということが出来ず、時間が空いたらしようということで、ズルズルとしないまま過ぎていくものが増えてきてしまいました。

例えば、このホームページのブログ以外の部分の更新。内容をもっと充実させたいと思いながら、そこに割く時間を中々捻出できない日々が続いていました。

空き時間の有効活用

そんな時に、たまたま来客が入ることになって、夜の時間の予定を空けることになりました。
来客といっても、知り合いの方が事務所にちょっと寄ってくれるというもので、それ程堅苦しいものではなかったのですが、その日は18時までに業務を終え、到着を待つ予定でした。

すると、17時頃に仕事の関係で1時間程遅れる旨の連絡が来ました。特にその日は後に用事もなく、事前の連絡だったので、全く問題なく、ゆっくり来てください、と返信を送りました。

その時に、この偶然出来た空き時間をどうしようかと考えました。1時間ぐらいであれば、明日以降にやろうと思っていた業務を中途半端に進めるのも非効率だと思い、前からしようと思っていたホームページの更新を一部することにしました。

1時間程なので、劇的に作業が進んだということはないですが、前から気になっていたことを進めることが出来たということで、気持ちは物凄く晴れやかになりました。

予定をきちっと立てることは必要ですが、ある程度は余裕を持たせておくことも必要なのだなと改めて実感しました。仕事で時間が埋まっている状態に慣れていたこともあり、税務に係る業務をしない時間帯があると何となく不安な気持ちになっていましたが、空白の時間があるという状態に慣れていくこともこれから必要なんだと思います。

最後に

時間管理がまだきちんと出来ていないだけという考え方もありますが、一辺に物事を解決しようとするのではなく、少しづつ色んなことを試しながら、自分に合ったスタイルというのを探し続けていければなと改めて思いました。

色んなことに当てはまるかもしれませんが、「棚からぼたもち」のように自分の予想しない良いことが舞い込んでくるとよりお得感を感じることが出来て、幸せな気持ちになれます。何事も前向きに捉えていくことが大事かなと思います。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

プロフィール写真 税理士 藤園 真樹(ふじぞの まさき)

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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