時間を作ってもらえない時にチェックすること

相手に何か伝えるべきことがあるときには、色々な手段があります。簡単な内容であれば、直接会ったりすることなく、電話やメール・チャットなどで済ますことも出来ます。

しかしながら、仕事である程度まとまった内容をお伝えするときには、きちんと時間を取って、対面もしくはオンラインで向き合うことが必要な場合もあります。

その場合には、まず相手と予定を合わすことから始めていきます。でも、なぜかいつも予定が合わない。というよりも、数週間先の日付で時間は未定、時間・場所は近付いたら決めましょう、となる。今回は、そんなときにチェックしておきたいことについてのお話です。

前に進まない

税理士の業務の中で、顧問契約をいただき、毎月など定期的に財務データをチェックしながら、月次監査という形で、報告等を行っていく際には、顧問先にお時間をいただくこととなります。

多くの場合、個人事業であればその代表者である個人事業主であったり、法人であれば代表者である社長と面談することになります。

基本的に、代表者の方は、本業の現場に従事しながら、経営者としてのマネジメントも行う必要があるため、忙しくて時間に追われている人が多い印象です。

そんな中で、時間と場所を合わせて、まとまった時間を取って面談を行うことは、合間を縫ってという感覚に近いものがあります。もちろん相手によってパターンは違いますが、業務が始まる前の時間を希望される方、業務の合間に出来た隙間時間を有効活用したい方、業務終了後にゆっくり時間を使い方、など業種によっても違ってきます。

オフィスでお仕事されている場合には、昼間の時間帯に応接スペースなどをご希望されることが多いです。時間に余裕があるわけではないですが、来客のような感覚で業務の一環として捉えられているのか、比較的ゆっくりとお話しできることが多いです。

フリーランスの方で場所を選ばないお仕事をされている場合には、カフェなどオープンスペースで合間の時間を希望されることが多いです。いつも何らかの業務に携わっているようなイメージなので、あまりゆっくりとお話しする時間は取りにくい印象です。

飲食店など店舗経営をされている場合には、その店舗での面談をご希望されることが多いです。どちらかというと休憩時間に面談ということが多い印象なので、時間としてはかなり限定的になることが多いです。場合によっては、開始時間が大幅に遅れたり、終了時間が急に早まったりということが起こり易い印象です。

皆さん本業がお忙しい中で、時間を作っていただくのですが、なかなか予定を入れることが出来ない場合もあります。ご都合の良い日の候補をいただこうとしても、なかなか日程が合わない。

出来るだけ事前に連絡をするように心掛けてはいるものの、今週のどこか、もしくは来週ぐらいでお時間いただけないかなと思っていても、何週間も先の日程でしか取れないということもしばしばあります。

もちろん、忙しさが続く期間というのはありますし、繁忙期に被ってしまうこともありますが、毎回毎回そうなると、なかなかこちらの意図したように仕事を前に進めることが出来ません。

具体的に、でもシンプルに

全ての人がそういった状態であるならば、自分に非があることは明らかですが、なかなかそういったことは想定しにくいかと思います。

むしろ、相手によって対応を変えていくことが必要です。忙しさの度合いというのは、客観的に把握することは難しいですが、多くの場合スケジュールを組む時に、その人なりの基準を持っているということが多いようです。

30分以内で終わることであれば、スケジュールの合間に入れていく、1時間以内であれば予定として組み込んでいく。こういった方は、１時間以上の予定となる場合には、余裕を持って事前に連絡しておかないと時間を作ってもらうことは出来ません。

ここまできちんとした管理ではなくても、相手と目安時間を元に瞬時に判断して、返答されていることもあります。

まずは、予定を合わす連絡をしたときに、その内容と目安時間がきちんと相手に伝わっているかをチェックしてみる必要があります。目安時間を明記していない場合には、相手によって多めの時間が必要と判断されて、スケジュールが後ろに回ってしまうことになるかもしれません。

また、内容については、いくら理路整然とまとまった文章をメールで書いたとしても、長文になれば相手が読む気が失せてしまい、内容が伝わっていないかもしれません。

その時には、出来るだけシンプルにお伝えすることが必要です。イメージとしては、タイトルと目次。それぐらいであれば、忙しくても読むことが出来ます。

それでもダメな時は

面談の目安時間をお伝えし、出来るだけシンプルに内容を伝えても、予定が合わない時はあります。それでも、変わらず毎回毎回同じ調子が続くようであれば、それまでの面談の様子を振り返ることも必要です。

目安時間は30分、内容は月次報告と確認事項がいくつか、そうお伝えしていたのに、他にもいくつか確認事項が出て来て、先方からの質問で更に確認事項が増えていき、時間は大幅にオーバーしてしまった。

たまにであれば、目安時間に加えて前後することがある旨を伝えておく、次回以降に持ち越す、確認することがそれ程多くなければメール等で個別に確認する、など工夫は出来ます。

しかしながら、予定時間をいつもオーバーする、そんな状態が頻繁に続くようなら、相手からすれば時間が延長されることも考慮して予定を組む必要があるため、まとまった時間が取りにくくなるかもしれません。

これらのことを実践し、こちらで出来る限りのことをした上で、それでも時間を作ってもらえないと感じるのであれば、率直にその旨をお伝えするしかありません。決してこちらの都合ではなく、このままでは相手にも迷惑が掛かることになるかもしれないからです。

それでも、意図が伝わらないこともあり得ます。それはどちらのせいというわけでもなく、相性のようなものでもあるので、今後の関わり方について考える必要があります。