回りくどい説明もやっぱり必要

コミュニケーションの手段が多様化している現状では、前置きや詳細な説明は省いて、結論だけを求められることが多いように感じます。ダラダラと無駄に時間を浪費することは、お互いにとってもいいことはないかもしれませんが、程度によるのかなと思います。

その辺りのさじ加減は難しいところです。今回は、そんなお話です。

リアクションすることが大事

パソコンやスマホを使えば、音声以外に文字や画像などで相手に情報を伝えることが出来ます。電話のようにリアルタイムでお互いの時間を合わせる必要はなく、自分のタイミングで情報を送って、自分のタイミングで情報を確認することが出来ます。

メールであれば、返信等をするタイミングは、ある程度の時間差があっても許容されることが多いのかなと思いますが、LINEなどのチャット機能を使うSNSであれば、ある程度早めに反応することが求められているのかなと思います。

電話であれば、電話を掛けて、相手が出て話すことが出来れば、いちいち相手が聞いているかまでの確認は必要ありません。内容がちゃんと伝わっているかは別として。

メールであれば、相手に届いていても、内容をいつどこまで確認したかは分かりません。メールを開いたかどうかの通知を受けたりは出来ますが、内容をどこまで読んでいるかまでは把握出来ません。

SNSであれば、LINEであれば既読が付くなどの機能がありますが、メールと同様にどこまで内容を確認しているのかは分からないものです。

自分自身も、メールやSNSでメッセージをいただいたときに、メッセージ自体を表示させたものの、時間がかかりそうなので後で対応することもよくあります。

すぐ対応できるときには、そのまま返信してリアクションを取ることが出来ます。しかしながら、すぐ対応できない場合には、後で返信する旨をお伝えするリアクションが必要となります。

こういったリアクションについては、相手からの投げ掛けに対して、自分の対応の仕方を相手に伝えることが主な目的となります。リアクションが早ければ、相手としては助かることもあるかと思いますが、場合によるのかなと。

早さを第一に考える必要はないのかなと思います。たまに、「後日回答します」というリアクションは早かったのに、その後全然リアクションがないということがあります。早くリアクションすることで満足してしまい、目的をはき違えてしまっているのかもしれません。

専門的な内容は出来るだけシンプルにが基本

税理士として行う業務には、税に関する専門的な内容のものが多いです。難しくて専門家にしか分からない、というよりも普段接する機会が少なく、慣れていないので、とっつきにくいというイメージです。

そんな内容が多いので、請け負った業務の報告や必要な資料を依頼するために説明する内容が回りくどくなりがちです。そのまま相手にお伝えしても、普段聞きなれない言葉であったり、考え方を羅列してしまうと、上手く相手に伝えることが出来ません。

そのため、基本的には、専門的な内容は出来るだけシンプルに分かり易くお伝えすることが必要になります。全ての内容を専門用語を使って、理解していただく必要はないので、簡易な表現を使ったり、図表を使ったり、詳細なバックグラウンドは省略したりして、相手に理解していただくことに主眼を置くことになります。

しかしながら、相手から、その業務全てを任せているのだから説明は不要です、よく分からないので説明は不要です、という場合もあります。特に、直接お会いせずに、メールやSNSでのやり取りが多い場合には、注意が必要です。

こちらが内容を簡単にシンプルにしたと思ってメールやSNSでお伝えして、リアクションが即時にあったとしても、内容の理解については確認することは難しいものです。

簡単にシンプルにするため、詳しい説明を省いたことで、余計に分かりにくくなっているということも起こり得ます。

ひとつの理解がその後の理解に繋がる

相手に伝える内容次第ではありますが、前置きや詳細な説明を省いてしまうと、その時にはパッパッとやり取りが出来て、効率的に進められたと満足するかもしれませんが、その後に弊害が起こることもあります。

例えば、令和2年の所得税の確定申告の期限の延長についてお話をする場合に、令和3年4月15日が期限ですとお伝えするのがシンプルですが、そもそもの期限が令和3年3月15日であることを知らなければ、来年以降勘違いされるかもしれませんので、そこの説明を加える必要があります。

以前から回りくどくてもきちんと説明して理解を得ていれば、その理解は早まることとなります。こちらが当たり前と思っていることでも、相手にきちんと伝わっていないということはよくあります。

こういった相手の理解度を確認するためにも、時間が掛かったり、時には嫌がられることがあっても、理解を積み重ねて、確認していくことが必要なのかなと思います。

最初は、取っつきにくい内容で敬遠されがちでも、慣れてくれば相互の繋がりを意識しながら理解を深めることが出来てきます。お互いに対等な立ち位置で関りを持ちたいものです。