言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

仕事でもプライベートでも、日々やるべきことは積み重なっていきます。それらを、ひとつずつこなしていきながら、スケジュール管理をしていくのですが、時間に余裕があるときでも、言いたいこと・やりたいことがなかなか実行できないことがあります。

今回は、なかなか実行できないことがあるときに、いつするのか決めることの効用・方法について、考え方をまとめてみました。

言いたいこと・やりたいことは思い付く

仕事の中には、毎月・毎週・毎日行う必要のある業務、いわゆるルーティンワークというものがあります。毎回決まったことを行うというイメージがありますが、処理自体は同じように見えて、少しづつ違っていることが多く、改善や工夫の余地は結構あるものです。

しかしながら、ルーティンワーク自体を行う時間は必要となるので、その改善や工夫をするとなると別途時間を掛けて、試す必要があります。この別途時間を掛けるというのがなかなか出来ないことが多いかなと。

改善や工夫をする余地はあるのですが、これまでも今でも業務自体は回っている。大きな問題はないという状態で、緊急を要する程でもないということで、優先順位は必然的に下がります。

しかも、その改善や工夫の結果、目に見えて成果が確実に出るかと言えば、そうとは言い切れない。でもやってみる価値はあるのに・・・。そんな状態で、いつの間にか忘れてしまっているということもあるでしょう。

仕事だけでなく、日常生活の中でも、その時にパッと思い付いたやりたいことや言っておきたいことなど、記憶が鮮明な時には、こんな大事なこと忘れるわけないと思っていても、違うことを考えているうちに、いつのまにかすっかり忘れていることもあり得ます。

リスト化してみる

言いたいこと・やりたいことが思い浮かんだ時に、全てを記憶しておこうとするという人はあまりいないかなと思います。

何かしら記録を取っておくというのが一般的な方法でしょう。

いつも持ち歩いている手帳やメモ帳に記録する、というのが一番手軽でしょう。マメな人であれば、そのメモをやるべきことリストなどにして、まとめている場合もあるかと思います。

紙での管理が苦手だという場合には、データで管理するという方法もあります。スマホで入力出来たりすると、紙のメモと同じくらい手軽で使い易いかと思います。

メモアプリである「Evernote」であれば、スマホでもパソコンでも同期させて使えるので、効率的です。

これらは、いわゆるタスク管理というものです。やるべきことのリストを作成し、日々更新しながら、優先順位をつけてスケジュールにも落とし込んでいく。

タスク管理の方法論や実用書などは多く出ているので、そこから学ぶことも出来ます。

私自身は、こうしたタスクのリスト化というのを、書籍を読みながら、アプリを駆使しながら、色々と試してみたのですが、なかなか上手くいかず。おそらくまだまだ理解が足りない部分が多いのだと思うのですが、自分には合わない部分があるなと感じていました。

日々のタスクをリスト化するという考え方自体は、共感しているのですが、どうしてもリスト化したタスクの中で時間的な優先度が低いものが実行されず、リストの中に残り続けるということが起こっていました。

結局必要なかったとうことであればいいのですが、残ったタスクに限って、時間的な優先度は低くても、本当にやりたかったことであるということがよくあります。

いつするか決める

タスクをリスト化するというのは、一覧で見ることが出来て、全体像を把握しやすいというメリットがあります。ただ思い付くままに、タスクを入れていくことで、やるべきことやアイデアを忘れないようにすることが出来ます。

しかしながら、ただ羅列されたタスクのリストがあるだけでは、管理するということにはなりません。
実行することが目的なのであれば、実行するまでの手順を考える必要があります。

理想としては、

【タスクを思い付く】
　↓
【タスク実行】

ですが、数が多くなると、管理が必要となり、優先度やいつ実行するかなど決める必要があります。

【タスクを思い付く】
　↓
【タスクをリストに記録】
　↓
【タスクを優先度に分ける】
　↓
【タスクをいつするか決めてスケジュールに入れる】
　↓
【タスク実行】

ここで私自身がつまずいたのが、【タスクをいつするか決めてスケジュールに入れる】でスケジュールが決まらないタスクが出てくるというものでした。

そこで考えたのが、

【タスクを思い付く】
　↓
【タスクをいつするか決めてスケジュールに入れる】
　↓
【タスク実行】

いきなりスケジュールに入れてしまうというものです。もちろんカレンダーなどのスケジュールに全部入れ込んでしまうと、情報が多くなり見にくくなるなどありますが、元々日々のタスク管理を時間を入れて行っているので、その点はあまりデメリットには感じていません。

仕事とプライベートについても、アプリを使い分けており、二重に入力しないで済むように工夫しているので、思ったほどごちゃごちゃせずに済んでいます。

いきなりスケジュールに登録することで、言いたいこと・やりたいことがあっても、備忘録になり、その時が来たら、時間を作って手を付けるということがし易いので、一定の効果はあるのかなと思います。