特別なことがなくても定期連絡が必要な場合もある

相手の事情や状況を考えずに、連絡を取ろうとする。

時と場合にもよりますし、相手の考え方もありますが、手放しで歓迎されるということはあまりないでしょう。

だからと言って、連絡をしないことが相手のためになるとは言い切れない。

その辺りのさじ加減は難しいところではあります。

飛び込み営業を受けるとき

税理士として独立開業して、３年目を迎えていますが、事務所ホームページに住所を掲載するようになり、看板や表札を出すようになってから、突然ピンポーンとチャイムが鳴ることがあります。

基本的には、会社や事務所の受付スペースのようなものはなくて、マンションの１室を訪ねてきてもらう形式となっていますので、当たり前ですが、いつも突然です。

そういった飛び込み営業自体を頭から否定するわけではないのですが、出来たらあまり当たりたくないなというのが本音のところです。

何かを紹介されて、それが必要かどうかを検討するのには、時間がかかるものです。

自分が求めているものを整理して、それが紹介されたもので満たされるのか、他で依頼した方がメリットがあるのかどうか、コストをかけて行うのであれば、より慎重にならざるを得ません。

だからこそ、その場の口頭でのやりとりだけではなく、後で落ち着いて考えるために、何かしら資料を求めることもあります。

それがホームページにあるのか、チラシなどの資料なのか、形は何でもいいものでしょう。

先日ウォーターサーバーの紹介に来られた時には、手持ちのラミレート加工された資料を玄関先で見せていただいたのですが、パンフレットとかありますか？と言うと、それはないんです、ということで話は終わってしまいました。

事務所で集中して作業をしているときなど、タイミングが悪いと、愛想よい対応が出来ていないこともあります。

例え、ものすごく魅力的な商品などの紹介であったり、素晴らしい話術で人を惹き込むスキルがあったとしても、飛び込み営業というのは、最初からハンディを背負っているのでしょう。

こちらから依頼したとき

飛び込み営業は、向こうからボールが急に飛んでくるイメージですが、こちらから依頼したときはどうなのか。

ボールをこちらから意思を持って投げていますので、基本的には受け入れる体制が出来ているでしょう。

情報の提供を受けたり、お会いする時間を作るなど、時間の優先順位は格段に上がって、最優先事項になることもあります。

それでも、タイミングや応対方法によっては、こちらの対応が変わることもあります。

夜遅くや週末など、休みの場合が想定されるときに、事前に確認したりせず、連絡がある。

こちらの反応を見ずに、求めていない情報などがどんどん提供されてくる。

そうしたことが続くと、こちらから依頼したというアドバンテージはなくなって、飛び込み営業と同じような対応になってくることもあります。

担当者の方と永続的にお付き合いするわけではなく、商品やサービスと長い付き合いになるわけですが、今後の対応に一抹の不安を覚えてしまうものでしょう。

結果を求めてはいるが・・・

それでは、最低限必要なことだけを伝えるようにして、連絡しなくてもいいのか。

相手が求めているのであれば、それもひとつの対応方法でしょう。

例えば、

商品説明の依頼を受けて、説明の機会を設ける。

その後、正式に注文いただき、商品が入荷してきたら、納品日の確認の連絡をする。

納品日に訪問する。

これらの間に不要な連絡や情報提供は必要ないと言われていれば、問題ないでしょう。

ただし、それも時と場合によります。

商品を注文してから、入荷するまで時間がかかる場合。

注文時に、入荷まで１～２週間かかります、とお伝えしていて、２週間後に入荷したとすれば、定期連絡は要らないかもしれません。

元々余裕を持ったスケジュールを伝えている場合が多いでしょうから、実際には１週間程で入荷することもしばしば。

相手にとっては聞いていたより早いということで、喜んでもらえるかもしれません。

それでは、２週間が過ぎても入荷していなくて、その時点で注文から３週間後に入荷予定となった場合はどうか。

避けるべきなのは、注文から２週間経ったけど、あと１週間で入荷するから、連絡しない、ということでしょう。

相手は入荷という結果を求めていて、最低限の連絡を希望しているとはいえ、入荷見込み時期が遅れることは、最低限の連絡の範疇に入ると考えられるからです。

それでは、入荷時期が全く読めずに、最低でも1か月以上はかかるという場合はどうか。

注文を受けた側としては、どうしようもない状況で、相手もその状況を十分理解している。

ただひたすら入荷時期を待つということも必要でしょう。入荷の目途が立てば、連絡してくれるだろうという見込みはあるとして。

それでも、こうした場合は、定期連絡は必要でしょう。

何も状況が変わっていない、希望を持たせることをいうのは失礼かもしれない。

そういう思いがあっても、相手に安心感を持たせるのも仕事の一つでしょう。そこを疎かにしてしまうと、それまで築き上げてきた信頼も失うことにもなりかねません。

求められているかどうか、その判断は難しいところはありますが、小さな失敗をしてでも、そのさじ加減は掴んでおきたいところです。