グループでメール・SNSを利用するときに気を付けておきたいこと

アドレス帳でグループを作って一斉にメールを送信する、グループLINEで全員に伝えたいことを送信すればみんなに伝わる。

グループを利用することで、便利になることは多くあります。

しかしながら、グループを利用するからこそ起こる問題もあります。

私自身も、グループを運用する側、利用する側、両方の立場を経験してきました。

これが正解ということは分かりませんが、私なりに工夫してきたこともありますので、整理の意味も込めて思うところをまとめてみました。

運用者側の思惑

グループを作って、メールやSNSを運用しようと思うのはなぜか。

色々な思惑はあるでしょうが、私の場合は、

・複数の人に一斉に同じ情報を伝えることが出来る

・上記の情報を踏まえた情報・意見交換が出来る

この２点が主な理由かなと思っています。

例えば、会議のお知らせで、日時・場所・内容など全員に同じ内容を伝えたい場合。

ひと昔前であれば、それらを記載した書面を印刷して、配布したり、掲示板のようなところに貼っておくというのが主流だったでしょう。

最近では、情報ツールなどの発達・普及で、メールやSNSでお知らせしたり、グループウェアの掲示板機能で情報共有することも多くなってきました。

メールやSNSで個別に送ることも出来ますが、メールアドレスなど一つ一つ指定するのは手間であり、間違いの元となるので、決まったメンバーをグループとしてあらかじめ登録しておく方が効率的でしょう。

こうした情報を伝えるだけでなく、そこから情報・意見交換が出来ることも期待している部分もあります。

上記の会議のお知らせの例で言えば、内容について、これもその会議で取り上げて欲しい、これは次回でいいのでは？など。

情報を投げかけることで、会話が生まれて、活発な議論になるかもしれない。

自分の手を離れたところで話が進むことがあっても、その経緯はグループ内でやり取りされていれば、逐一確認出来るので全く知らないということはない。

そうした場を作っているという意識はどこかしらであるのかもしれません。

利用者側の思惑

メールやSNSのグループに参加する利用者側としては、流れでそのグループに参加することが多いかもしれません。

積極的に参加するというよりは、業務に必要な情報が取れそうだからであったり、メンバーとして参加が必須であったり、など受け身な場合が多い印象です。

決してやる気がないというわけではないのですが、様子見という感じでとりあえずは受ける情報を見るだけというところから入ることも。

私が経験してきた中では、それぞれのグループによって、運用方法のルールは違っているものです。

運用者などキーとなる人の動向が大きく影響することが多く、暗黙のルールを把握するまでには時間がかかります。

ルールなんて堅苦しいものはなくて、人の悪口は書かないとかシンプルな取り決めみたいなものがあるだけ、と言われることは多くあります。

しかしながら、そうは言っても何か地雷みたいなものがあるのでは？と慎重にならざるを得ないというのが利用する側の本音というところでしょうか。

グループに参加する人数が多いなど規模が大きくなれば、それこそグループウェアなどでやりとりすることになりますが、そこまで及ばない10人未満ぐらいだからこそこうしたグループを利用するとも言えます。

そうすると、あまり大袈裟にするのもどうかと言うので、明確なルールは決めずに運用が始まるということが多いのでしょう。

そのため、回答を求める質問なのか、問い掛けなのか、判断が付きにくい場合には、とりあえず他の人の様子を見るということで、思ったほどやり取りが進まないことがあります。

無視しているわけではなく、意見がないわけではない。けれど、今このタイミングで出すべきかなど迷いが生じることもあるでしょう。

自分に直接言われていることではないので、当事者意識がどうしても薄れてしまうというのは否定できないところです。

そんなことを考えずに手軽にやり取り出来るのがグループのいいところなのに、と運用者側の立場であれば思ってしまうのですが、利用者側としての思惑というのも分かるものです。

情報共有と意思疎通の手段は分けておく

運用者側と利用者側の思惑が交錯することで、大きな問題があれば解決に動き出すことになりますが、少しギクシャクする部分を抱えながら運用されていることも多いでしょう。

グループごとに個別の事情がそれぞれあるので、唯一の解決法みたいなものはなかなか思い付きませんが、思っていることはあります。

運用者側の思惑として、メールやSNSでグループを運用する理由として、

・複数の人に一斉に同じ情報を伝えることが出来る

・上記の情報を踏まえた情報・意見交換が出来る

というものを挙げました。

この２つを同時にこなそうとすると、無理が出てくることもあります。

利用者側としては、自分が関係する情報はきちんと見るとしても、自分とは直接関係ないやり取りなどは見ていないというのが実情かもしれません。

見るべき情報ややり取りが少なければ、全てに目を通すかもしれませんが、数が多くなってくれば、見るべきものを絞って考えてしまうのは仕方がないことでしょう。

そうした場合には、情報共有と意思疎通の場を分けておくのも一つの方法です。

一方通行である情報共有であれば、反応がなければ、見たと判断する。LINEであれば既読確認出来れば、情報が伝わったとするのもいいかもしれません。

そこに、一人一人が反応していくと、自分に関係ないやり取りが生まれて、見るべき情報の数が増えていくことになります。

意思疎通のためのやり取りが出てくる場合には、場を分けることも考えれます。

それが難しい、分けると使い分けが煩雑となるのであれば、これからのやり取りはきちんと見てください、と宣言しておくというのも有用な方法でしょう。

参加する気があるというのが前提ではありますが、ルールが明確であれば、動きやすくなるというのは案外あるものです。

手軽に参加出来るからこそ、一定の制約を課しておく方が利用しやすいのかなと思うところです。