見返してみると修正すべき点が見えてくる

ふとした時に、過去に作成した資料や文章を目にすることがあります。

改めて見返してみると、何かしら修正すべき点が見えてしまうものです。

その時点でのベストは尽くしているはず

仕事で相手に何かを伝えるために、資料を作成することは多いでしょう。

私自身も、税理士という仕事柄、経営状況などを伝えるために、数値をベースにした資料やパターン別にシミュレーションした資料などを作成することがあります。

その時には、当たり前ですが、相手に伝わりやすいように分かり易い資料にしなければという思いがあるものです。

数値だけでなく、図解やグラフなどを駆使しながら、イメージし易いように工夫する。

でも、そこに時間を掛け過ぎてしまうと、仕事が回らなくなってしまいます。

そのため、次に同じような資料を作成する際に、再利用出来るようにフォーマット化したり、先を見据えて工夫しておくことが必要となってきます。

実績の数値など正確性を求められるものは、間違いがないかのチェックはもちろんのこと、予測の数値など答えがないものについても、その算出根拠は明確にしておく。

複数人で仕事をしている場合であれば、何重かのチェックの目を入れることで、その精度はあがっていくものです。

そうして作成された資料であれば、その時点ではベストを尽くしたものと言えるでしょう。

このブログにしても、平日毎日で更新を続けていますが、記事のボリュームや内容は違っていても、その日の状況に応じてベストを尽くしているつもりです。

他の方と比較すれば、拙い部分もあると思われるかもしれませんが、ベストの尽くし方の方向性がそこではないので、自分自身の納得感が大事なのかなと思っています。

しかしながら、その時のベストを尽くしたものであっても、後日見返してみると、必ず修正すべき点が見えてしまうものです。

明らかな間違いは訂正しつつ

後日見返したときに、修正すべき点が見えてしまったときにどうするか。

それは、修正すべき点の内容によるでしょう。

例えば、誤字脱字があった場合。

その時ベストを尽くしているとはいえ、資料のボリュームなどによってはチェックし切れていないことはあるでしょう。

こうした場合は、迷うことなく修正となります。

過去に作成した資料などであれば、既に提示しているので、完全に訂正とはいかないかもしれませんが、次の資料作成のために、手元のデータなどは修正しておくべきでしょう。

その修正内容で、資料の意味合いが全く異なってくるという場合は、大掛かりになってしまいますが、そうではない場合は、粛々と修正作業を行うこととなります。

このブログでも、記事を下書きした後、時間を空けてからアップする前に、再度チェックをするようにしています。

主には誤字脱字のチェックですが、ちょっとした言い回しなどを修正することもあります。

一つの記事自体はそれほど文章量は多くないですが、それでもチェック時に誤字脱字に気付くことがあります。

そうしてチェックを掛けてアップしていますが、2022年4月28日時点で記事数がこの記事を含めて572記事と増えてきたので、たまに間違いに気づくことがあります。

定期的に見直しているわけではないですが、過去の記事を引用するときなどに、見返してみると、「あっ、間違っている」となったり。

内容自体が間違っていて、見返したときに気付くということは今のところないのですが、記事をアップした直後に気付いたということはありました。

その時には、時間が掛かっても、すぐに修正することになります。

これは資料の作成などでも同じかもしれません。

相手に資料を提示した時に、間違いに気付いてしまう。その場合には、すぐにその旨説明して、その場で訂正するかやり直しの時間をいただくなどの対応が必要となってきます。

単純に今と比較はしない

単純な間違いであれば、すぐに修正する。ある意味シンプルに対応することが出来ます。

しかしながら、後日見返したときに、気付いた修正すべき点が単純な間違いではない場合もあります。

資料作成時の状況と見返した時の状況の違いによって、見方が変わってしまっていたり。

例えば、Ａ→Ｂ→Ｃという流れで説明していたが、今であればＡ→Ｃという流れで説明することが出来るという場合。

それは見返している今だからこそ制度的に出来るが、当時は無理だったという場合には、その資料自体を遡って修正する必要はないでしょう。

これから利用する資料として、アップデートする必要はあると思いますが。

このブログでも、過去にアップした内容と制度が変わっている記事があったりします。

本来であれば、その記事の内容をマメに見直して、ブラッシュアップしていく方がいいのかもしれません。

事実を書いている場合には、その点の見直しは必要かもしれません。

ただ、その当時に考えたこと、その前提となっていた事実については、その時にしか書けないものであって、今と感じ方が違うのは当たり前でしょう。

そこを修正するのではなく、それを踏まえて今の感じ方をを改めて書いていく。

こうすることで、その時々の振り返り行うことができ、先に繋がっていくのかなと思っています。