修正するためのマニュアルは必要か?

人が何か作業や処理をするときには、ミスをすることもあります。

簡単なことであっても、その時の状況などによって、ケアレスミスをしてしまう。

ミスをゼロにすることは出来ませんが、限りなくゼロに近付ける、ということは工夫次第で出来るものです。

マニュアルを活用するというのも一つの方法です。

しかしながら、何でもかんでもマニュアル化するのがいいのか、明確な答えが出ない問題でもあります。

マニュアルでミスを減らす

マニュアルを作成する目的の一つには、作業手順を明確化することで、誰でも同じ作業を実施出来るというものがあります。

会社などであれば、新人の方が初めて行う作業でも、マニュアルに従って、作業を実施することで、ひと通りの作業を完結できる。

属人的な仕事を減らすという一面もあるでしょう。

また、初めてではないけれど、日常的に行っていない作業をする場合には、過去の記憶を頼ったり、経験や勘に頼ってしまうと、ミスが起こり得ます。

単純に順番を間違える、最初の選択で間違えたため、そのまま進んでしまう。

複合的な要素が絡んで、取り返しのつかない事態に陥ることもあるかもしれません。

私が携わっている税理士業においても、マニュアルを活用する場面はあります。

顧客の月次決算の記帳代行や税務申告書の作成など、毎回決まった手順で進める方が効率的というものは多い方なのかもしれません。

しかしながら、業界全体としては、マニュアルの活用については遅れている、と見聞きするところではあります。

もちろん事務所によるところもありますが、少人数で運営されている事務所であれば、担当者が変わる頻度は少なくて、業務の引継ぎがある場合にも、自分が実施してきた方法を、一子相伝のような形で伝えるということが多いかなと。

業務の属人化というのはよく聞くキーワードであり、ある程度の規模の事務所になってくると、この業務の属人化を打破するために、色々な取り組みをしているところが多いです。

その時に取り上げられるものの一つに業務のマニュアル化があり、誰でもマニュアルに沿って処理をしてくことで、大きなミスなく、業務を完結出来る、というのは重要な要素になります。

マニュアルで時間を効率的に使う

マニュアルは、ミスを減らすために、業務を標準化して、誰が実施しても一定のレベルを保証することを目指している面もありますが、時間を効率的に使うのための手段にもなります。

毎日決まった流れの業務であれば、頭や身体に業務の流れが染みついているので、わざわざ流れを確認することもないでしょう。

安全を確保するなど、ミスが絶対に許されない状況であれば、それでもマニュアルに従って業務を実施することが必要となりますが。

そういった場合ではないのであれば、いちいちマニュアルを確認しながら作業を進めていると、時間がかかるだけで効率が悪いともいえます。

しかしながら、毎日ぐらいの頻度で行う業務でなければ、その手順が頭や身体に染みついているということはないでしょう。

そうすると、作業に入る前に手順を一から思い出す、作業をしながら思い出す、ということが必要となってきます。

スムーズに作業を行うことが出来ず、時間ばかりがかかってしまうこともあるでしょう。

場合によっては、作業が完結しているかも確認出来ないまま、中断してしまうこともあるかもしれません。

ミスも起こり易い状態であるので、そのミスを修正するために、更に多くの時間を費やすことになったり。

ミスが起こった時に、すぐにミスだと認識出来ればいいのですが、多くの場合、後から気付くことが多いものです。

作業が終わったと思ったら、上手く行かない。

何が原因かを探るための作業という時間が更にかかることになります。

修正には時間がかかるけれど

ミスを見つけるためには、ただやみくもに探すだけでは、なかなか見つからないものです。

一つの方法としては、作業の手順を最初から追っていくというものが挙げられます。

その時にも、マニュアルに沿った手順で実施していれば、記憶を辿るだけでなく、精度の高い検証を行うことが出来るでしょう。

そうして、ミスが起こった部分を特定することが先決ですが、それで終わりではありません。

そこから、そのミスをリカバリーするための修正が必要となります。

マニュアルに慣れていると、自分で考える作業の場合には時間がかかってしまうものです。

考えるという時間が加わるので仕方がないところでしょう。

それでは、その修正についてもマニュアル化すればいいのでは?とも考えられます。

しかしながら、修正のためのマニュアルというのは、難しいものだなというのが本音のところです。

モノを購入した時についてくる付属の取扱説明書などをみると、「こういう場合には?」というQ&Aが記載されていたりします。

もちろん、その内容に合致して解決することがありますが、大体は目の前に起こっている事象がどれにも当てはまらないということは往々にしてあります。

それでも色んなパターンを想定しておけばいいとも言えますが、そうすると探すだけでも時間がかかってしまいます。

マニュアル化は便利な部分はありますが、人がやることを全て画一化するというのは現実的ではありません。

やはり、自分で考える時間というのは必ず必要なもので、そうした時間を作り出すために、マニュアル化や自動化を進めるのが得策なのだと思います。

おわりに

今でも何かミスを発見すると、その修正に時間がかかってしまいます。ミスしないように気を付けていても、やっぱりゼロというのは難しいのでしょう。

時々修正のためのマニュアル化を考えることもありますが、どちらがより効率的かはまだ答えが出ないところです。


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この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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