申請書類などを作成する際のひと手間を減らす

何かしら手続きをする際には、決められた様式に従って、申請書類の提出が必要となります。

最近では、紙の書類での提出だけでなく、電子申請なども普及してきていますが、まだまだ全ての手続きが電子申請とまではいかないようです。

紙の資料でも電子申請でも、申請手続きする内容は同じなので、準備する資料をどういった形で用意するかを考えておくことで効率的に手続きを進めることが出来ます。

今回は、申請書類などの準備についてのひと手間を減らす方法について取り上げてみました。

申請書類などを準備する時に困ること

申請書類などを作成する際には、一から文書などを作り上げるわけではなく、決められたフォーマットに従って、必要な情報を記載していくというのが一般的です。

以前であれば、申請書類の説明を聞いた際に、書類一式のリストとそれぞれのフォーマットが印刷された様式一式を紙で受け取って、そこに記載していくということが一般的でした。

最近では、それぞれの申請先のホームページなどで申請書類の案内と様式のデータがアップされていて、それをダウンロードして、必要な情報を入力するなど、加工して利用することが増えてきました。

内容の説明にしても、文書や記載例だけでなく、動画をアップして手順を分かり易くしているページもよく見るようになりました。

様式のデータなどをダウンロードして、利用出来るというのは便利なのですが、提供されているデータの種類は統一されているわけではなく、バラバラのことが多いです。

申請書の表紙はWORDファイル、計算が必要な書類はEXCELファイル、紙の様式をスキャナ等でデータ化したPDFファイルなど・・・。

それらのデータを管理する時には、パソコンのフォルダに保存することが多いと思いますが、内容を確認するときには一つ一つのファイルを開いて確認する必要があります。

ファイル数が少なければ、一つ一つ開くこと自体はそれ程手間ではないかもしれませんが、ファイル数が増えてくると、修正や入替などが煩雑となってきます。

データ形式を統一する

申請書類一式を揃えるというときには、今のところ、紙に印刷して、書類を順番に並べて整えるという方法がイメージし易いかもしれません。

もちろん電子申請が基本となって慣れてくれば、申請様式のイメージは変わってくると思いますが、紙の資料が染みついている間はイメージを無理やり変えなくてもいいのかなと思っています。

しかしながら、実際に全て紙に印刷する必要はありません。

パソコンで扱うデータ形式を統一することで、出所が違うデータを紙のようにまとめることが出来ます。

統一するデータ形式は扱うソフトによって変わってくるものですので、どのソフトを選ぶかにもよります。

私の場合は、以前の勤務先で使っていた、富士フイルムビジネスイノベーションのDocuWorksを利用しています。

富士フイルムビジネスイノベーションホームページ
DocuWorksの総合情報サイト「DocuWorks World」

もちろんこのソフトでないとダメだということはないので、色々と調べたり試したりして、自分に合ったソフトを選ぶということが重要です。

DocuWorksの内容については、別の記事でも取り上げていますので、そちらもご参照ください。

　資料の保管方法でひと手間減らす

色んな形式のデータをこのドキュワークス形式に変換して、データ保存することになるので、申請形式に合わせて申請書類を準備することが出来ます。

紙で提出する場合

紙での書類は非効率なのでなくしましょう、というのは一理あると思います。

そうした手続きをしない覚悟がペーパーレスを推進することに繋がるでしょう。

しかしながら、現実として紙の書類の提出が必要な手続きは残っており、すぐには変わらないことがあります。

そこに不満だけぶつけていても仕方がないので、現状での効率化を図ることが有用だと思っています。

最終的に紙での提出となるので、印刷は必要となりますが、それまでの作成・チェック・修正・変更などの過程では極力印刷はしないでおきたいものです。

そんな時には、それぞれのデータファイルを統一されたデータ形式に変換して、一つのデータとしてまとめておきます。

前項で例示したファイルであれば、

　
DocuWorksの場合には、このように表示されます。

これらのデータをDocuWorks形式のファイルに変換すると、

これらのドキュワークス形式ファイルをバインダー機能を使って、束ねて管理することも出来ます。

これらのデータを表示させて、チェック等を行い、最終的には紙に一式を印刷すれば、印刷回数を減らすことが出来るでしょう。

電子申請する場合

電子申請する場合には、紙に印刷しないから、これらのデータを統一するという工程は不要では？と思われるかもしれません。

もちろん、電子申請の内容によっては不要な場合があるでしょう。

しかしながら、今のところは、電子申請を受け付ける側も、紙での申請書類を前提にしたシステム構成となっていることが多いようなので、利用価値はあるかなと思っています。

電子申請の画面に必要な情報を直接入力する際には、どこかに下書きをしておく方がミスに気付き易いなど、利点があります。

その際には、それぞれに提供されたデータのフォーマットを利用する方が効率的です。

そして、それらのデータの内容を確認するためには、様式の形と合わせてチェックしていくことが必要となります。

そんな時にも、統一されたデータ形式で一つの文書として見れることは有用です。

そして、これらの形式がバラバラのデータを一覧で可視化出来る箱があるというのは、電子申請でデータをアップロードして添付する際にも、便利かなと思います。

電子申請の内容によっては、提出したデータの控えが見やすい形で出力出来ないこともあるので、控えを取っておく、そして複製がし易いというのは、大きなメリットと感じています。