スケジュール管理における私の失敗例とその対策

税理士として独立開業してから、スケジュール管理については、特に工夫を重ねてきました。

まだまだ完璧にとまではいきませんが、それなりの型というのは出来つつあります。

それは、これまでの失敗やこれからの失敗があるからこそだと思っています。

スケジュール管理を色々工夫してみる

社会人になってからずっと課題と感じているのは、スケジュール管理です。

内容としては重要で、誰もが必要とするものだと思うのですが、きちんと学べる機会というのはあまりなかったりします。

もちろん、自ら書籍やセミナーなどから体系的に知識を習得することは出来ますが、そこまでの意識を持って取り組む程ではないという思いがどこかしらあるのかもしれません。

会社に入社してから学ぶといえば、周りの同僚や上司のやり方を見様見真似で実践していくことでしょう。

私自身もそうでした。

社会人になったんだから、システム手帳を持って、そこに予定やメモを書き込んでいく。

商談などの打合せの際には、次の予定などの話が出てくれば、サッとシステム手帳を出して、空いているスケジュールを伝えながら調整していく。

みんなしていることだから、自分もそれが出来るようにならなければ、と続けていたのですが、何だかしっくりこない。

そこから、スケジュール管理の方法の試行錯誤が始まりました。

まずは、タスク管理や時間管理術などの書籍を読んだり、ネットで調べるところから。

システム手帳にも色んな種類があって、１日の時間軸まで印字された形式のものを使ったり、求めているものがなければ、Excelなどで提供されている形式のものを印刷して、ファイリングして使っていたこともありました。

ちょうどITという言葉が急速に広まっていた時期でもあり、紙だけでなく、システム上でのスケジュール管理も普及してきていて、それらを組み合わせることも必要となってきました。

今この記事を書いている2022年11月17日現在では、スマホの普及などITが当たり前の時代になってきていますが、紙のシステム手帳などいわゆるアナログなモノも必要なものとして残っています。

使うツールは、これまでも、これからも、少しづつ変わっていくとは思いますが、根本的なスケジュール管理の方法というのは変わらないでしょう。

私自身の今のスケジュール管理の方法としては、

　①１日の仕事スケジュールはタスクごとに分単位で全部記録する
　②「①」は当日の朝にあらかじめ時系列でスケジュールを決める
　③「②」を決めるまでは、それぞれのタスクの時間枠だけスケジュールに入れておいてもよい

というところです。

例えば、プレゼン資料を作成する場合。

「プレゼン資料作成　60分」というタスクを実施する日のスケジュールに入れておきます。

11/17木
・・・
プレゼン資料作成　60分
・・・

当日の朝に、あらかじめ時系列でスケジュールを決めます。

11/17木
・・・
10:00～11:00
プレゼン資料作成
・・・

そのあと、実際にかかったスケジュールに修正しておきます。

11/17木
・・・
10:00～10:45
プレゼン資料作成
・・・

こうしたスケジュールを日々積み重ねていくことになります。

上手くいくことばかりであればいいのですが、なかなか予定通りにはいかないこともあります。

失敗例その１　メール確認とメール対応を見誤る

予定をタスクとして管理している場合、毎日や毎週など定期的に行うタスクというものが出て来ます。

いわゆるルーティンというもので、準備運動のようなイメージで私自身は捉えています。

毎日行うことであれば、あまり深く考えずに、淡々とこなしていく方が効率的です。

そのため、時間も読み易く、スケジュール管理もし易いといえます。

私自身もいくつかルーティンのようなタスクを毎日しています。

タッチタイピングの練習から掃除機をかけるなど、その範囲は色々です。

その中に、「メールの確認」というタスクがあります。

意味合いとしては、仕事用のメールアドレスに来ているメールをチェックする、というところです。

仕事相手からの連絡、メルマガ、お知らせなど内容は多岐に渡りますが、数自体はそれ程多くないので、毎日チェックしていれば多くの時間を割く必要はありません。

仕事相手からの連絡の場合であれば、返信をしたり、資料を送ったりなど、リアクションすることもあります。

内容によっては、メールの返信に時間が掛かることもあります。

そうすると、「メールの確認」の時間が延びてしまい、後のスケジュールに支障が出てきます。

つい先日も、仕事相手からの質問に対して返信するのに、色々と調べたり、考えたりすることで、1時間程掛かってしまい、後のスケジュールがだいぶ狂ってしまうことがありました。

　メールを確認した時に返信しておかないと、忘れてしまうかもしれない。

　早く返信してしまいたい。

色々な思いが交錯した結果なのですが、スケジュール管理としては失敗したなというところです。

原因としては、「メール確認」と「メール対応」というタスクを見誤ったというのが一番大きいでしょう。

対策としては、メールを返信することが「メール確認」というタスクの範疇を超えている場合は、「メール対応」という新しいタスクとして認識して、スケジュールに組み込むことになります。

「メール確認」というタスクの範疇を超えているかどうかの判断というのは、難しいところですが、時間で区切るのも一つの方法です。

私の場合は、メールを返信するのに、１５分以上掛かりそうなら、「メール対応」というタスクにするようにしています。

もちろんこのルールは前から決めているのですが、それでもたまに見誤ることがあります。

ただ、以前よりもその頻度は減っているので、少しづつ改善されてきていると実感しているところです。

失敗例その２　備忘の予定に時間がかかる

今のスケジュール管理の方法として、

　①１日の仕事スケジュールはタスクごとに分単位で全部記録する
　②「①」は当日の朝にあらかじめ時系列でスケジュールを決める
　③「②」を決めるまでは、それぞれのタスクの時間枠だけスケジュールに入れておいてもよい

としていると、前々項で紹介しました。

それ以外にも、備忘の意味でメモ書きみたいなものをスケジュール管理に入れている場合があります。

行動のきっかけにするためのメモ書きであったり、この日にこういうことがあるみたいなものです。

例えば、〇〇に電話する、というメモ書きの場合。

用件としては多くないので、５分ほどで終わる内容なので、タスクとしては登録せずに、備忘としてメモ書きでいいかなと思うことも。

すると、思わぬ質問を受けたり、確認事項が出て来たりして、想定よりも時間が掛かってしまうこともあります。

そうなると、その後の予定に影響して、スケジュール管理が上手くいかないことになります。

原因としては、タスクとして登録していなかったということになりますが、５分１０分のタスクまで管理していくとなると煩雑になる可能性があります。

そこまで徹底するのがスケジュール管理だ、というご意見もあるかと思いますが、私自身としてはそこまですると続かないような気がしています。

対策としては、スケジュール管理を行う際に、隙間時間を作っておくというのも一つの方法です。

スケジュール管理というと、ぎっちり詰まっているイメージがありますが、予定の段階では１５分程余裕を持たせておく。

11/17木
・・・
09:00～09:45
打合せ
10:00～10:45
プレゼン資料作成
11:00～12:00
来客
・・・

多少予定を超過をしても、その後のスケジュールへの影響を緩和出来ますし、予定通りになるか、早めに予定が終われば、備忘のメモを実行することが出来ます。

なかなか予定通りにいかないことの方が多いからこそ、スケジュールの予定の精度を高めつつ、隙間の時間を確保することでスケジュール管理が出来やすいのかなと思います。