グループウェアのスケジュール管理で重宝している機能

仕事のスケジュール管理は、手書きの手帳ではなく、システムを利用してデータで管理しています。

どちらが良い悪いというのは分かりませんが、どちらが自分に合っているかを色々と試行錯誤した結果、システムを利用したデータでの管理に落ち着いたというところです。

利用するシステムの中にも、色んな種類があります。

多彩な機能を持っているものからシンプルなものまで。

どのシステムが良い、というのは一概には言えないのですが、こういった機能はよく使っている、重宝している、というものはあります。

特殊な機能というよりは、普通によく使われているものばかりですが、システムを選ぶ時など、何かしら参考になれば幸いです。

予定の変更・コピー・繰り返し

データで予定を管理する最大のメリットは、内容をすぐに変更出来るということだと思っています。

　2022年12月14日（火）

　13:00～14:00

　打合

　Aさんと〇〇について

上記のような予定があって、日程の変更があった場合。

手帳など手書きのものであれば、日付の枠を書き直す必要があります。

それがデータの場合は、日付を変更するだけで表示する場所を変えることが出来ます。

システムによっては、カレンダー上でその予定をドラッグするだけで移動可能なものもあります。

　

私の場合は、人と合わす予定がコロコロ変わることはないですが、自分で実施する事務処理の予定などは微調整をすることが多いので、重宝しています。

　

同じような内容の予定をまた別の日にも登録したい場合には、その予定をコピー出来れば便利です。

例えば、打合せ終わりに次回の打合せの日時を決めてしまう場合。

同じ内容なので、タイトルなどを入力し直すことなく、予定の登録を済ますことが出来ます。

私の場合は、毎月訪問する相手先の予定や事務処理の予定をタイトルなど文言を考えることなく、コピーしてすぐ登録出来るので、重宝しています。

毎週同じ時間に実施するような予定であれば、繰り返しで自動的に登録出来ると更に便利です。

システムによっては、いつまで繰り返すかの設定が細かく出来るものもあるので、来年の３月までなど登録しておけばより分かり易いでしょう。

予定を色分けする

手書きの手帳に書き込むときにも、予定をペンの色で使い分けるということはよくされていることかもしれません。

私自身は、そんなにマメな性格でもなく、手書きの手帳の時には、ペンの色を使い分けるということはなかなか出来ず。

システムを利用する場合にも、基本的には色を選択するというひと手間はかかります。

　

それも工夫次第で、手間を軽減することが出来ます。

前項で紹介した予定のコピーで、色の情報も一緒にコピー出来れば、色を選ぶ手間が省けます。

色の分類を細かく分ければ、選択する時に迷う時間が出てくることもあります。

私の場合は、業務内容によって、予定の色を変えています。

主なものとしては、

　月次処理・・・青色

　訪問・・・赤色

　来社・・・黄色

　研修セミナー・・・桃色

などが一例です。

目的としては、時間の使い方を視覚的に分かり易くするため、ということがあります。

厳密に考えれば、項目ごとに時間の集計をして、かかっている時間などを分析する方が、より有益なものが得られるのかもしれませんが、今のところは視覚的に傾向が掴めればいいかなぐらいの感覚です。

タイムバーで表示する

スケジュール管理といえば、カレンダー形式のものに予定を書き込むというのが、一般的でしょう。

月単位か週単位にするかは、用途によって使い分けるところでしょうか。

それは、手書きの手帳でも対応しているものが多い印象です。

私自身は、スケジュール管理について、試行錯誤をする中で、タイムバーを意識したスケジュール管理というものが自分には合っているかなと思うようになりました。

その辺りの経緯などは、別の記事でも取り上げています。

　スケジュールの表示形式を変えてみる

手書きの手帳などでも、１日、３日、１週間単位であればタイムバーがあるものはあります。

しかしながら、どうしても書き込む内容が多くなると整理がつかなくなってしまうので、システムを利用するようになりました。

システムを利用する場合には、月単位でもタイムバー形式で表示させることが出来るものもあるので、重宝しています。

　

前項で紹介した予定を色分けすることで、月単位のスケジュールを視覚的に見ることができ、どの業務が多いか少ないかなどが一目瞭然です。

前年の同じ月などにすぐに切り替えることが出来れば、業務内容の比較が出来たりもします。

年に１回の業務などであれば、ここから前年の予定をコピーして登録すれば、色の設定を引き継ぎつつ、時間の目安も大体分かるので重宝しています。

おわりに

特定のシステムをおススメするというよりは、自分に合った機能が多いものを選ぶ方が重要かなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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