スケジュールの表示形式を変えてみる

スケジュールの管理の仕方については、以前から試行錯誤しながら、今も模索中ではあります。このブログでも仕事やプライベートのスケジュール管理について、何度か取り上げています。

偶然出来た空き時間も有効活用する

表に出ているスケジュールだけがスケジュールではない

1ヶ月程前から、スケジュールの表示の仕方を変えて運用しているのですが、その辺りの使用感についてまとめてみました。

クラウドで管理するスケジュールを使用

税理士として独立開業してから、スケジュール管理については、グループウェアのスケジュール機能を使っています。

MyKomonホームページ
MyKomonグループウェア

 

 



スケジュール機能を含んだグループウェアのサービスは他にもあります。税理士事務所に勤務していた時は、別のサービスを使用していました。

サイボウズ社ホームページ
サイボウズOffice

 

 


使い勝手が悪いというわけではなかったのですが、会計事務所・税理士事務所向けのサービスが充実しているという点でMyKomonのグループウェアを選んだところが大きかったので、当初はスケジュール機能については、未知数ではありました。

基本は月表示

グループウェアのスケジュール機能については、部門単位など複数人のスケジュールを同時に管理出来るというところに強みがあります。

勤務時代も誰かと予定を合わせたり、他の人のスケジュールを確認するのに活用していました。

イメージとしては、こんな感じです。

サイボウズOffice
オンラインデモサイト

 

独立開業してからは、社内の誰かと予定を合わすよりも、自分のスケジュール管理により重点をおくようになりました。

そうすると、複数人の予定を表示させる「週」単位ではなく、「月」単位での表示をメインで利用することに。

MyKomonのグループウェアの表示でいえば、こんなイメージです。

 

その日の予定時間の合計は、右上に「8h00m」のように数字で集計されて表示されます。見た目上でも、ブロックの数が多い8月11日は予定が詰まっている、など確認することが出来ます。

長らくこのブロック形式での表示を使っていました。

これで特に大きな支障はなかったのですが、時々混乱することもありました。

表示されるブロックの見た目は、タイトル等のテキストの長さで決まるので、視覚的に時間の長さを確認しにくいところがある。

ブロックは時間に沿って順番に隙間なく積まれていくので、パッと見て空いている時間が把握しにくい。

タイムバー形式を試してみる

ある時、スケジュールの右上に「タイムバー形式へ切替」というメニューがあることに気付きました。

他のスケジュール管理のシステムなどでも、1日単位で時間のメモリがあって、分単位で管理できる機能があるということは知っていました。

どちらかというと、1日ごとに細かくスケジュールを見るために表示させるもので、月ごとにスケジュールを俯瞰する表示とは相反するものだと思っていたので、敬遠しているところがありました。

ものは試しにと、「タイムバー形式へ切替」で表示させてみました。

 

左から右へ時間軸が動いていくフォーマットで、上から下に月単位での表示が可能です。

予定のブロックに色付けしていると、スケジュールの隙間がより分かり易くて、便利だなと感じています。

ブロック形式だと8月11日の予定は、詰まっているように見えましたが、タイムバー形式で見ると、午前中にも隙間があることがパッと見て分かります。

意外と重宝しているのが、上記例の「9時」の真ん中あたりに上から下まで引かれているオレンジの線です。これはリアルタイムの時間を表していて、予定の進捗が視覚的に把握出来るので、タイマーのような役割で参考にしています。

難点は、月単位で時間軸の表示となるため、時間が短いと予定のブロックの内容がパッと見で分からないところです。

この辺りは、ブロックの色付けで業務内容を区分けしていれば、大体の予定が把握出来るので、運用でカバー出来る範囲かなと思います。

予定ブロックのところにカーソルを合わせれば、吹き出しで内容が表示されるので、便利ではあります。

 

「ブロック形式」と「タイムバー形式」を用途によって、切り替えて使い分けるということも出来ますが、それが手間だと感じるかは人それぞれです。

私の場合は、切り替えるのが面倒なので、今のところは「タイムバー形式」の表示のみで使っています。

まだまだ試し中ではありますが、何となく空いている時間への意識が高まって、スケジュールを前倒しでこなせるようになってきているように感じています。気のせいかもしれませんが。

おわりに

厳密に数値で管理することも大事ですが、視覚で捉えることもまた分かり易さという点では必要なことだと実感しています。数字を扱う仕事という意味では、もっと意識していくべきだと改めて感じました。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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