手元にある資料をFAXするだけなのに
事務処理を効率的に行う上で、FAXの利用というのはネックの一つです。
離れた場所でも紙の資料のやり取りが出来るというのは便利ではありますが、今はメールやSNSなどデータでのやり取りが主流になっているので、以前ほどは重宝される機会は減りつつあるようです。
私自身も、事務処理を効率的に行うことを念頭に置いているため、極力FAXを使わないようにしていますが、仕事では利用出来る状態にしています。
先日、手元にある紙の資料を自宅からFAXする必要があり、色々と試行錯誤する場面がありました。
根本的には、FAXを使わないというのが、事務処理のひと手間を減らすことではありましたが、出来るだけ手間を掛けずに行うことを考えながら試すというのは楽しいものでした。
これもまた事務処理のひと手間を減らすことの一環かなと思い、今回は、それらの試行錯誤を備忘録としてまとめてみることにします。
自宅にFAXがない
先日、ある方が講演するセミナーの案内がありました。
何か聞いたことがあるなと思っていたら、妻が以前からテレビやYouTubeなどでよく観ている方でした。
もしかしたら興味あるかもと思い、妻に聞いてみると参加してみたいとのこと。
私自身も興味を惹かれたので、早速申し込むことにしました。
申込みは先着順で、人数で締め切られるとのこと。
申込方法は、３つ。
①Webの申込フォーム
②FAX
③ハガキ
効率的に早く申込むのであれば、「①Webの申込フォーム」しかないと思い、２次元バーコードを読み込んで、申込みフォームへと進みます。
しかしながら、何故かエラーが出て来る。
現在アクセス出来ない状況です、のようなアナウンスで先へ進めません。
もしかしたら、もう既に募集人数に達して、締め切られたのかもしれない。
それなら仕方ないと思いましたが、もしかしたらシステムの不具合かもしれないと思い、違う方法を試すことにしました。
次に効率的に早く申込むとすれば、「②FAX」。
ただ、今いる自宅にはFAXがない。
近くのコンビニからFAXするか。
それも一つの方法ですが、外に出掛けるのがちょっとめんどくさい。
自宅に居ながら出来ることはないか。
そこで考えたのが、事務所にあるFAXを使うことでした。
遠隔操作でFAX送信する
事務所ではFAXが使える状態であり、PC-FAXも使えるようにしています。
brotherホームページ
PC-FAXの概要(Windows)（MFCモデル）
事務所に移動するのは、コンビニに行くのと同じなので、そこは避けたい。
以前から、リモートワークの環境も整えていたので、遠隔操作をすることは可能です。
そこで、自宅PCから遠隔操作でFAXを送ることにしました。
手元の紙をデータ化して共有する
さあ、これでFAX送れると思ったものの、一つ問題が。
この手元にある紙の資料をどうやって遠隔操作する先の事務所PCで表示させるか。
PC-FAXは、PC上でデータを印刷することで利用することが出来ます。
brotherホームページ
PC-FAXを使ってファクスを送信する(Windows)
方法としては色々ありますが、今回はスマホアプリでスキャンしたデータをEvernoteで共有する方法を選択しました。
Evernoteホームページ
Evernote Scannable クイックスタートガイド
FAXを送信したい手元の資料に、申込内容を手書きしたものをデータ化するのもいいのですが、書き損じなどがあったりしたら嫌なので、記載内容は空白のままデータ化して、データ上で申込内容を入力することにしました。
データ上で文字情報などを追記する方法も色々ありますが、今回は既に導入済みのドキュワークスというソフトを利用しました。
富士フイルムビジネスイノベーション ホームページ
画像ファイルからDocuWorks文書を作る
富士フイルムビジネスイノベーション ホームページ
アノテーションを付ける
少し遠回りなところもありましたが、無事FAX送信出来ました。
おわりに
後日確認してみると、Webの申込フォームは本当に不具合だったようで、先着順に間に合ってセミナーにも参加出来ることになりました。
結果オーライです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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