スケジュール管理の歯車を戻すために
事務所を移転して、まだ１ヵ月も経っていませんが、浮ついていたような感覚がようやく落ち着いてきた感があります。
モノの片付けはもちろんですが、一番大きな要因はスケジュール管理。
一度狂った歯車を戻すためには、色々と試行錯誤がありました。
日々のスケジュール管理
このブログでも何度か書いたことがありますが、税理士として独立開業することを機に、スケジュール管理に力を入れることにしました。
毎日実施する項目を決めて、コツコツと続けていく。
いわゆるルーティンと呼ばれるものです。
私の場合は、そうしたルーティンと呼ばれるものは、朝の時間帯に集中させています。
それらが終わってから、日々の業務を始めていく。
その時にも、当日の予定は朝一番に、時間と内容を決めておく。
カレンダーに時刻入りで予定を書き込むようなイメージです。
朝起きるところからのスケジュールなので、ルーティンだけでなく、日常を記載していることもあります。
例えば、今入れているのは、
05:00 起床
05:05 身支度
05:25 目標の確認
05:30 移動（自転車）
05:45 読書・オンライン研修受講
06:00 自分の経理
・・・
など毎日決めていることになります。
こうして、今書いているブログの執筆までを9:30目途で実施してから、税理士業などの業務時間に入っていくことになります。
早朝から動き出しているため、終わりの時間も夜遅くではなく、夕方ぐらいを目安に終われるようにスケジュールを締めくくります。
大体16～17時ぐらいを目途に。
そんなに早くで大丈夫か？と最初の頃は思っていましたが、朝6時ぐらいから始めているとすれば、16時終わりでも、稼働時間は10時間。
勤務していた時のように、朝9時から仕事を始めたとすれば、19時に終わる。
そんなに稼働時間が短すぎるというわけでもないかなと。
ただ、放っておくと仕事に使う時間がいつの間にか増えてしまうものなので、意識してコントロールする必要があります。
出来るだけ効率的に時間を使うようにする。
でも、物理的にやることが多過ぎるようであれば、やること自体を減らせないか考える。
収入とのバランスもありますが、何とかのらりくらりと微調整を繰り返してきました。
事務所移転で歯車が狂う
今回、事務所を移転するとなって、最初に思ったのは、出来るだけ平常運転で移転が出来るようにしようということ。
一気に準備して、一気に移転して、一気に片付ける。
こうすると、移転に係る期間を短くすることは出来ますが、負荷が大き過ぎる。
移転前日に徹夜で荷物などをまとめたり、移転日には一日中移転作業をするとなると、業務がストップしてしまいます。
ある程度の時間は仕方ないとしても、毎日実施することは変わらずやっておきたい。
ただ、しんどいことが嫌だったのかもしれませんが、結構切実な問題でした。
そこで、移転するかもしれないとなった時から、毎日事務所のモノを5個捨てることから始めました。
机回り、書庫回り、水回りと場所ごとに１回に掛ける時間は5分もありません。
最初は全然片付いている実感はないですが、１ヵ月も経てば、何だかスッキリしてきていることを実感し始めます。
そのうち、もう捨てるモノがなくなってくる。
移転場所が決まったら、必要な手続きや連絡方法などを調べてメモしていく。
それも、一気にではなく、１日１個ずつ増やしていく。
移転場所を決めてから、実際に移転するまである程度余裕があったので、出来たことではあります。
そんなこともあって、移転日の前日に、荷物が片付かずに絶望している状況、というのは避けることが出来ました。
ただ、思っていた以上に事務所を移転するということは負荷が掛かるもので、移転してからも平常運転以外にやることがたくさんある。
毎日ちょこちょこやっていても、なかなか進まなかったり、減っていかない。
ちょっとでも上手くいかないことがあれば、途端に作業が滞ってしまう。
スケジュールが思うように進まないため、想定した終了時間を超えてしまっている。
それをカバーするために、いつしか夕方の終了時間が延び延びに。
いつしか毎日実施する朝のルーティンのスケジュールにまで影響が出始めてしまい、スケジュール管理の歯車が狂い始めていることを実感するようになりました。
歯車を戻すために
狂ってしまったスケジュール管理の歯車を戻すために、どうするべきか。
私の場合は、まずはスタートから見直すことにしました。
事務所を移転したのは11月後半。
それから12月に入っていき、冬の寒さが段々と強まる季節です。
そうすると、何もなくても朝起きにくくなってくるのに、イレギュラーなことが重なったこともあって、その時間が狂ってしまっていました。
以前と同じ時間、あるいはもっと早く起きて、１日のスタートを早めることが出来れば、気持ち的にもラクになるかも。
まずはそこから始めてみることにしました。
しかしながら、思ったように早く起きれない。
そこで、更にその前の段階の就寝時間を見直すことに。
なかなか思うようにスケジュールが進まないことから、16～17時に仕事を終えることが出来ておらず、そこが遅れることで、その後のスケジュールが後ろにズレてしまい、結果的に就寝時間まで後ろ倒しになっている。
ここから見直さなければ。
それでも、日によっては、やることが多くて、スタート時間を早めても、その分時間を使ってしまう。
それならば、終わりの時間を思い切って締めるしかない。
本当にそれはこの日までにしておくべきことなのか。
翌日ではリカバリーが出来ないことなのか。
もちろん色んな要素が入り混じるので、平常運転の対応だけでは限界もあります。
そうした時には、余力を使うことも一つの方法です。
私の場合は、日曜日を仕事をしない日として設定しています。
それはメリハリを付けるためというのもありますが、余力を残しておきたいという意図もあります。
たまに、そこで仕事の時間を使うことがあります。
今回も最後の仕上げで、そこを業務の調整時間として使いました。
使った時間は3時間。
それでも、充分スケジュール管理の歯車を戻すことには寄与出来ました。
ここからまた平常運転で歯車を回していく所存です。
おわりに
歯車の狂いは、実際の時間もそうですが、気持ち的な焦りの要素が大きいのかもしれません。
その辺りも平常運転で上手くコントロールしておきたいものです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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