経費精算時の支払い方法のキホン
事業に関係する支払いは、事業で管理しているお金から支払う。
それが基本ではありますが、場合によっては、別のところから一旦支払っておき、後で精算することもあります。
例えば、従業員が経費の立替をして、後日精算する。
もちろん経費精算システムなどを導入したり、コーポレートカードを支給したりすれば、経費の精算に係る手間暇を軽減出来るかもしれませんが、そこまで大掛かりにするほどでもない場合もあるでしょう。
どの方法が正解というのはありませんが、基本的な考え方は押さえておきたいところです。
一定期間ごとに精算して振込
経費の立替がたまにしかない場合であれば、その都度精算していっても問題ないでしょう。
10/2 タクシー代立替 2,000円
10/3 現金で2,000円渡して精算
厳密には、会計仕訳としては、
10/2 旅費交通費 ／ 未払金 2,000
10/3 未払金 ／ 現金 2,000
とするのが原則ですが、精算までのタイムラグが長くなくて、月次決算や年次決算に影響がなければ、
10/3 旅費交通費 ／ 現金 2,000
としている場合もあります。
しかしながら、経費精算する対象が多くなってくると、その都度精算する方が手間暇が掛かるため、一定期間に区切って、精算していく方が効率的です。
金額が大きくなってくれば、現金を取り扱うリスクもあるので、振込などで対応する。
例えば、1日～末日までの期間で毎月区切って、翌月15日に振込する。
10/2 タクシー代立替 2,000円
10/20 電車代立替 1,000円
10月計 3,000円
の場合であれば、10/1～31までの経費精算金額は、3,000円。
これを翌月11月15日に振込する。
１週間ごとに精算する場合や３か月ごとに精算する場合など、一定期間の基準は様々ですが、１か月ごとの精算というのが多い印象です。
給与支払のタイミングに合わせて振込
１か月に１回経費精算をする場合、別途振込するのでもいいですが、給与支払のタイミングに合わせて振込するという方法もあります。
振込のタイミングを合わせることで、事務処理の軽減になったり、振込手数料の軽減に繋がるなどの効果が考えられます。
給与が15日締めの当月25日払いの場合であれば、経費精算も同様に15日締めの当日25日払いとする。
支払い時には、給与の差引支給額と経費精算の金額を合計してまとめて振込する。
そんなに大変な作業というわけではありませんが、給与明細と経費精算の金額を合算する資料を作成したり、電卓を叩くなどのひと手間は掛かります。
支払日ベースの会計仕訳で問題なければ、
10/25 給与手当 100,000 ／ 預金 103,280
通勤費 1,000 ／ 預り金 720
旅費交通費 2,000 ／
旅費交通費 1,000 ／
となるイメージでしょうか。
経費精算分を未払金計上するという方法もあります。
10/2 旅費交通費 2,000 ／ 未払金 3,000
10/20 旅費交通費 1,000 ／ 未払金 1,000
10/25 給与手当 100,000 ／ 預金 103,280
通勤費 1,000 ／ 預り金 720
未払金 3,000
状況に合わせて判断していくことになります。
給与明細に組み込んで振込
給与支払いのタイミングに合わせるのであれば、給与明細に組み込んで振込する方法もあります。
前項の「10月分経費精算」を上にあげてくるイメージでしょうか。
気を付けなければいけないのは、収入として計算しないようにすること。
経費精算の金額は、あくまで立替えた分の返金であって、個人の収入でありません。
例えば、総支給額に含めて、所得税を計算してしまうと、個人の収入に含まれてしまいます。
そうすると、所得税の金額が変わるので、先程の振込額と金額が変わってしまいます。
もちろん、給与計算ソフトなどで、項目の課税・非課税を理解して設定していれば問題ありません。
総支給額に含めるのがややこしければ、控除項目を利用するのも一つの方法です。
控除項目は、総支給額からマイナスする項目なので、金額をマイナスで記載すれば、マイナスのマイナスでプラスになるというイメージです。
一見すると複雑かもしれませんが、慣れればこちらの方が分かり易いかもしれません。
おわりに
システムを利用するのも大事ですが、基本的な考え方を押さえておく方がより効率的になるかなと思っています。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
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藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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