数値の集計をする時の選択肢

先日、紙で出力したクレジットカードの明細を見ていて、明細金額と合計金額が合っていないのでは？と思うことがありました。

それを確認するためには、明細の金額を合計する必要がある。

明細の数としては、100以上はある。

どうやって確認するか。

地味ではありますが、掛かる時間などを考えれば、数値の集計方法の選択は慎重にしたいところです。

電卓で集計する

例えば、下記のようなクレジットカードの明細があった場合。

　10月10日引落

　合計金額　123,456円

　明細

　8/21　100円　〇店

　8/22　640円　△株式会社

　・・・

　9/20　3,400円　□店

　

明細を見る限りは、1円単位での金額はない。

全て、XXX,X0円となっている。

しかしながら、合計金額は、123,456円と1円単位での金額が記載されている。

そうなると、何かしら明細が抜けているのではという疑問が湧くことになります。

まず、手軽に取り得る方法としては、紙の資料を見ながら電卓で明細を一つ一つ足していくということ。

明細が100あるなら、100回電卓を叩く。

電卓を使うのが得意ならば、100ぐらいどうってことはないかもしれません。

ただ、数が多いほど数字の打ち込みミスのリスクは高まるもの。

それなら、一定量に分けて小計を出して、その小計を後で足して合計するという方法で対応出来ることもあるでしょう。

それでも、対応出来る数には限界があります。

Excelファイルなどに入力して集計

電卓で集計した時に困るのは、その集計過程が見えにくいということ。

だからこそ、集計ミスがあったときに、そのミスを再現するのが難しいこともあります。

　明細

　5

　1

　3

というのがあって、電卓で集計した結果が「10」となっていた場合。

明細を改めて足してみると「9（5+1+3）」なのに、なぜ「10」なのか。

原因が分かりません。

そうなると、電卓で集計したものが正しいかが分からず、確認のために、結局また電卓で集計する必要が出てきて二度手間になることも。

それなら、Excelなどの表計算ファイルに明細を入力して、合計すれば、その集計過程を確認すること出来ます。

　明細

　5

　1

　3

　

　Excelに入力した明細

　5

　2

　3

　

これなら、Excelに入力した明細が「1」ではなく「2」と間違っているので、合計が「9」ではなく「10」になったということが分かります。

ミスは防ぎやすくなりましたが、やはり明細の数が多いと対応しにくくなりそうです。

データを取得して集計する

数値の集計をするときには、明細がExcelなどのデータになっていれば、集計はし易そうです。

それなら、そもそもの話として、元々の紙の資料をデータで取得出来ないか。

クレジットカードの明細であれば、Web明細などに対応していれば、CSV形式のデータなどで取得可能なことがほとんどです。

PDFファイルや画像データなどであれば、数値としての情報をデータとして扱えないので、紙の資料と同じ扱いになるので注意が必要です。

CSV形式のデータが取得出来れば、後はExcelなどでデータを読み込んで、数値を集計するだけ。

電卓を直接叩いたり、紙の資料の明細をExcelに入力して確認、などの手間暇を省略することが出来ます。

それでは、紙の資料やPDFファイルなどは不要かというと、そうとは言い切れず。

CSV形式などのデータは、データとして取り扱う分には利用しやすいですが、見た目という意味では分かりにくいところがあります。

その辺りの見やすさを考えてというのが、紙の資料だったり、PDFファイルだったりするので、可能であれば両方とも保存して使い分けたいところです。

紙資料→データに変換して集計する

データを取得するといっても、そもそもWeb明細などが使えないとなると、取得することが出来ません。

そうなると、取得できるのは、紙の資料の一択。

その場合には、電卓を叩くかExcelなどに入力して集計するしか方法がないのか。

他の方法としては、紙資料→データに変換して集計するという選択肢もあります。

スキャナーなどで紙の資料を読み取って文字情報などをデータ化する、いわゆるAI-OCRと呼ばれるような機能です。

最近では、スキャナーに付属のソフトなどでも利用することが出来るようです。

業務として利用する機会があるのであれば、別途そうした有料のサービスを利用するのも一つの方法です。

私の場合は、他の業務でも利用することがあるので、有料のサービスを利用しています。

　Ez-Ai-OCRホームページ

　

今回は、こちらのサービスを利用して、ササっと明細を集計することにしました。

時間が掛からないわけではないですが、だいぶ時間は短縮できたかなと思っています。

おわりに

紙の資料をスキャンしてデータ化するというのは、本来の効率化から考えれば邪道なのかもしれません。

それでも、紙の資料があるという事実があるならば、何かしら対応する方法を考えるのは有用なのかなと思っています。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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