扱いやすいのは紙かデータか

私の記憶では、ペーパーレスという言葉を聞くようになってから、だいぶ経っているようなイメージがあります。

いつ頃から聞くようになったかというのは、はっきり覚えていませんが、そんなに最近のことではなかったかなと。

環境の問題もあったりで、完全にペーパーレス化を実現できるのが理想だとは思うのですが、今座っているデスク周りを見渡すだけでも、紙のものが結構多くあります。

仕事をしていく上では、紙　＜　データ　を目指しているところですが、まだまだ同じぐらいの割合に留まっているというのが現状です。

ペーパーストックレスを目指しているけれど

税理士として独立開業してから5年が経過しています。

独立した当初は、いつ実現出来るかはさておき、大きな理想を掲げていました。

その一つが、ペーパーレスを目指すというもの。

せっかく独立開業するのだから、自分のやりたいことを実現してみたい。

他の会社等などと比較したことはないのですが、勤務している時には、割と紙の資料を取り扱うことが多かったかなと。

資料を作成して、紙で印刷して確認。

チェックのために、資料一式を印刷して提出。

月次報告用の資料を印刷して、ファイリングしてお渡し。

申告が終わったら、控を印刷してファイリングしてお渡し。

それがダメだと言うわけではありませんが、この場合は必要ないのではと思うこともしばしば。

自分が実際に作業するわけではないけれど、何だかモヤモヤする。

そんな思いもあって、独立開業したらペーパーレスを目指そうと思うようになりました。

ペーパーレスって何だか格好いいかも。

そんな単純な理由もあったかもしれません。

しかしながら、実際にペーパーレスを目指すとなると、結構ハードルが高いもの。

今まで紙だったものを、全てデータにする必要があります。

元々紙でもらっていた資料をデータでもらうようにする。

簡単に出来ることもありますが、そうそう上手くいくことばかりではありません。

お店でもらう領収書・レシートは今でも紙が多いもの。

中には、データでレシートを発行するお店もありますが、感覚的にはまだまだ少ないかなと。

そうすると、完全なペーパーレス化は遠のいてしまう。

よくよく考えると、完全なペーパーレス化を目指したかったわけではないことに気付きました。

一部の非効率な部分をデータにすることで改善出来ることがあるのでは。

そう思って、方向性をペーパーストックレスへと転換することにしました。

ペーパーストックレスと言っても、紙の資料を保存しないことにこだわるわけではありません。

紙で保存する必要がないものは、積極的にデータにしていく。

逆に紙で保存する方が効率的な場合には、紙の保存を続ける。

こうした使い分けをするようにしています。

そのため、紙とデータの取り扱いとしては、半々ぐらい。

それでも、データの取り扱いはだいぶ増えてきているように感じています。

それぞれの場面で、紙とデータの取り扱いのし易さを考えながら使い分けているイメージです。

閲覧

書類を閲覧するのに、紙とデータのどちらがいいのか。

当たり前ではありますが、ケースバイケースです。

人によっても、用途によっても、捉え方は違ってくるでしょう。

私の場合も、どちらかしか使わないということはありません。

しかしながら、基本方針として、データを優先に考えてみるということにしています。

今まで紙の資料で閲覧していたのだから、これからも紙の資料で。

理由があれば、それでいいのですが、一度立ち止まって考えるようにしています。

紙の資料の方が見やすいから。

そう思って、紙の資料を用意していたが、画面で見ても同じではないか。

私自身も、書類のチェックなどをする時には、以前は紙で印刷するようにしていました。

紙だと簡単に複数の書類を並べて、書き込んだり出来るので、チェックしやすい。

データだとパソコンの画面に表示させても、複数の書類を同時に確認出来ない、書き込めないからやりにくい。

そう思っていました。

もちろん、データを複数の画面に表示させたり、データに書き込んだり出来ることは知っている。

実際に、そうやってデータで済ませている事例があることも。

しかしながら、なかなか自分で実行が出来ず。

特に大きな支障がないのだからいいのでは。

独立開業した当初は、やり方はともかく、期日までに業務を完了させていくことが最優先。

そう思って、以前のやり方を踏襲せざるを得ませんでした。

ようやく自分のやり方でやってみようと思えるぐらいの余裕が出来たときに、思い切って切り替えることに。

やってしまえば、そんなに大変なことはなく。

今では、何でもっと早くしておかなかったのだろうと思えるぐらいです。

データで閲覧できるものは、データで。

それでも、まだまだ紙の資料の取り扱いはあるので、無理せずゆっくりと切り替えていく予定です。

保存

勤務していた時には、紙の書類の保管用のキャビネットが用意されていました。

比較的規模の大きい事務所だったので、そのスペースは結構な広さがありました。

それでも、年々紙の書類は増えていくもので、定期的に廃棄と整理をしていく必要がある。

その大変さというのは身に染みていました。

しかも、大半の書類はそのまま放置されて、見返すことはない。

法定の保存書類は仕方ない部分はありますが、それ以外の書類も紙で保存されていることが結構あるもの。

独立開業する際には、この管理の手間は出来るだけ減らしたいなと。

小規模な事務所なので、紙の書類の保存のために、そんなに広いスペースを確保できない。

そういった事情もありました。

そのため、データで保管出来るものは、データでというのは必須。

もちろん、データであっても管理は必要です。

保存できる容量は限られていて、不要なデータを削除したり、どこにデータがあるかが分かるように整理しておく必要があります。

ただ、保存できる容量の大きさは、紙の資料を保存とは比べものにならないぐらい大きいものです。

データを整理をすると言っても、検索機能などを使えば、そこまで詳細に整理しておかなくても対応することができます。

今では、データの保存が大半で、法定の書類以外は基本データのみでの保存にしています。

紙でもらった資料でも、データ化が手間でないものはデータ化して、紙の資料が必要なければすぐに廃棄する。

今のところは、ペーパーストックレスの実現に向けてだいぶ前進出来ているかなと。

100%ペーパーストックレスというのは、現実的には難しいですが、そこに近付けるような方策は常に練っておきたいところです。

おわりに

これ紙だったら、事務所に行かないといけなかったな。

ちょっとしたことかもしれませんが、こうした小さな積み重ねが日々の負担を減らしていくのだと思っています。

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この記事を書いている人

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