関わり方によるコミュニケーションツールの使い分け
私が社会人になった頃は、電話やメールがコミュニケーションツールの主流でした。
2024年4月17日現在、そうしたツールが無くなったわけではありませんが、他の選択肢も増えていて、正直どれが良いのかというのが分からなくなることも。
どう使い分けるかというのは、考えておきたいところです。
勤務していた頃と開業してから
社会人になってから、いくつかの会社や事務所で勤務してきました。
それぞれに使用しているコミュニケーションツールは違うこともありましたが、共通していたのは、あらかじめ決められているということ。
最初に勤務していた会社では、まず自分の席に案内されて、割り当てられた内線番号・メールアドレスなどを教えてもらいました。
基本的には、電話とメールがコミュニケーションツールでした。
後は、グループウェアのユーザIDとパスワードもあって、情報共有などで使うことになる。
それらを駆使して、社内や社外の人とコミュニケーションを取っていくことになります。
プライベートの携帯電話やメールアドレスを仕事で使うという発想はなく。
どうしてもプライベートの携帯電話で仕事の電話をしなければいけない、という時には何だかドキドキしたものです。
内線電話で、仕事の話の終わりに、ちょっとプライベートの会話をしてしまった時にも、周りを気にしてしまったり。
今思えば、堂々と私用で使っているわけではないので、そこまで気にしなくても良かったのかもしれませんが。
内勤だったので、多少は過敏になっていたのかもしれません。
税理士事務所に転職して、社外に出ることが多くなると、社風もあったかもしれませんが、そこまで気にしなくはなりました。
それでも、仕事用の携帯電話・メールアドレス・グループウェアというツールは変わっていなくて、プライベートとの線引きはある程度していたかなと。
最初に勤務していた会社と違っていたのは、LINEなどのチャットツールが急速に普及してきた頃でもあり、コミュニケーションツールの選択肢が増えつつあったこと。
便利であれば、全体的に導入するというのも、比較的提案し易い環境だったので、それは良かったかなと。
そこから、税理士として独立開業すると、コミュニケーションツールに何を使うかは自分で決める必要があります。
個人事業主なので、仕事とプライベートの区分けは自分で線引きしなければいけません。
個人の電話番号で仕事の電話をするか、個人のLINEアカウントで仕事の連絡をするか。
試行錯誤しながら、選択と区分けをしてきました。
継続した関わりがある場合
独立開業してからのコミュニケーションツールの大まかな選択肢は、
電話
メール
チャット
が挙げられます。
顧問契約をしているクライアントであれば、継続した関わりがあるので、使える選択肢はフルに使うようにしています。
月次や決算などに必要は情報は、出来るだけ早く確実に取得しておきたい。
そのため、相手の方が使い易いツールに合わせるようにしています。
メールを常時確認されているような方であれば、メールでのやり取りで支障はない。
でも、日々パソコンを利用しているということは、データ共有などのシステム利用にも抵抗がないかもしれない。
こちら側の都合もあるものですが、それが押し付けにはならないように、細心の注意を払いつつ提案したりしています。
どの方法を選ぶにしても、相手の情報を取得する必要はあります。
電話なら電話番号、メールならメールアドレス、チャットならアカウント情報。
そうした情報は、誰にでも公開しているわけではないので、ある程度の関係性がないと取得が難しいものです。
継続した関わりがあるからこそ、こちらを信頼して、そうした情報を教えてもらえる。
ただ、提供しているサービスによっては、継続した関わりを前提にしていない場合もあります。
単発や期間限定の関わり方の場合
私の場合であれば、サービスメニューに「単発サポート」というものを掲げています。
顧問契約のように継続した関わりを前提とせずに、スポット的な相談などに対応するサービスです。
こうした単発や期間限定の関わり方の場合には、コミュニケーションツールの使い分けが難しいところです。
まず、最初のコミュニケーションをどう取っていくのか。
紹介いただくような場合であれば、紹介者の方から連絡先などを聞いてというような入り方になるでしょう。
私の場合は、事務所ホームページからの問合せ・申込を基本にしています。
各サービスメニューごとに問合せ・申込フォームを用意していて、そこに必要な情報を入力して、送信いただく形となります。
そこに必要な情報が集約されているため、最初のコミュニケーションとしては取り易いかなと。
その後のやり取りは基本的にはメールになります。
この形で開業以来ずっとやって来ましたが、最近気になっていることがありました。
それは、ホームページからの問合せや申込ってハードルが高いのではないか、ということ。
事務所ホームページには、サービス内容の詳細について記載していますが、それで全てが分かるとは限りません。
ちょっとした疑問があっても、それを問合せフォームから送るのはハードルが高いと感じる人がいるかもしれません。
そこで、サービス内容についての問合せのためのLINE公式アカウントを開設しました。
これで万事が解決するわけではありませんが、LINEという身近なツールだと少しハードルは下がるのかなと。
効果はまだまだ未知数ですが、選択肢の一つとして捉えていただければ嬉しい限りです。
おわりに
最近自分が利用するサービスで、LINE公式アカウントに登録する機会が増えてきました。
その便利さを実感しているところなので、何かしらお役に立てれば幸いです。
【広告スペース】＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞
＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞ 【広告スペース】
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
大阪市福島区を拠点に活動中。
オンラインも活用しているので、対応エリアは問いません。
平日毎日でブログを更新中。
プロフィールはこちら
主なサービスメニュー
【単発サポート】
単発税務サポート
個別コンサルティング
確定申告サポート
融資サポート
【継続サポート】
顧問業務
税務顧問応援パッケージ（福島区）
税務顧問応援パッケージ（ラーメン屋さん）
事務処理のひと手間を減らすサポート
