月次決算業務で時間を掛けるところ
業務は出来るだけ効率的に。
それが大前提ではありますが、時間を掛けることを否定するものではないでしょう。
しかしながら、やみくもに時間を掛けることは避けたい。
業務の内容によって、掛ける時間の強弱はつけておきたいところです。
資料整理
資料整理といわれると、領収書や請求書などの紙の資料を捌いていくイメージがあるかもしれません。
郵送で届いた請求書を開封して、中身を確認し、関係各所に連絡して、保管する。
一つや二つであれば、何も問題ありませんが、数が増えてきたり、種類が増えてくると、一定のルールに従った区分けが必要となります。
そうして、積み上げたルールに従って、資料を振り分けていくことで、その都度考える時間を省略することができます。
その都度でも、ある程度まとめてでも、資料整理の時間というのはゼロには出来ません。
何かしら時間を掛ける必要があります。
ただ、出来るだけその時間は短縮したいもの。
資料をデータでもらうというのも一つの方法でしょう。
データであれば、パソコンなどで所定の場所に保存するだけ。
何ならクラウド上で相手と保存場所を共有していれば、保存するというひと手間もなくすことができます。
しかしながら、それも資料整理するという手順が明確であればこそ。
ルールや手順があやふやであれば、紙の資料の整理と同様に、収拾がつかなくなります。
データの方が目に見えにくいところがある分、より煩雑になるかもしれません。
データであれば、一括で処理などできるので、扱いやすいのでは？
それがメリットではあるのですが、それはある程度全体像が見えているからこそ。
資料整理自体に掛ける時間を減らすために、資料整理のための準備や仕組み作りに時間を掛けたいところです。
会計入力
会計入力で代表的なものは仕訳の入力。
取引ごとに、仕訳を会計ソフトなどに入力していきます。
日付・勘定科目・金額・摘要・・・など必要な項目を入力する必要があります。
取引が少なければ、仕訳の数も少ないですが、事業をしていればそんなに少ない取引で終わることはほとんどありません。
１日に１回の売上でも、１ヵ月30日としても、30回の取引になります。
そこに、仕入や経費の支払など諸々が加われば、それなりの数の取引になります。
その一つ一つに仕訳をつけていく。
場合によっては、一つの取引で複数の仕訳になることもあります。
そうした仕訳を会計ソフトに入力する時間をゼロには出来ません。
何もしなくても、取引があれば、勝手に仕訳が入力されればゼロに出来るかもしれませんが。
しかしながら、そこに近付けることはできます。
銀行口座と会計ソフトを連携させることで、必要最低限の情報は自動取得する。
もちろん、それでOKかどうかの確認は必要です。
摘要などの情報によって、ある程度は勘定科目をパターン化させて、学習させていく。
それでも、イレギュラーな処理や仕様変更によって、思うようにいかないこともあるものです。
そうした変化への対応に時間を掛けておきたいところです。
チェック
チェックの仕方にも色々あります。
自分で入力して、自分でチェックもする。
入力した人とは違う人がチェックする。
それぞれでチェックの仕方は変わります。
自分で入力したのなら、同じ流れを同じように辿っていっても、ミスは見つかりにくいもの。
ちょっと視点を変えたり、ポイントを絞ってチェックすることが必要です。
例えば、通帳明細を会計ソフトに記帳している場合。
入出金の明細を一つ一つ仕訳と照らし合わせていくというのが確実な方法ですが、数が多ければ、それだけ時間が掛かります。
かといって、サッと眺めるだけでは、チェックの意味が薄れてしまいます。
まずは、月末時点の口座の残高と会計ソフトの残高が合っているかチェック。
そこが違っていれば、どの時点でズレているかを追い掛けていく。
そんなの基本的なこと、と思われるかもしれませんが、他の項目でも基本は同じです。
入力と同じことをしていても、単に倍時間が掛かるだけになっていしまいます。
そういう意味では、データの連携などで、残高さえ合っていれば、その明細の日付・金額・摘要の入力ミスはない、というのはチェックのひと手間を減らすことが出来ます。
それらの基本的なことが合っていることを前提として、内容について処理を改めて考えてみる。
処理の仕方によって、損益が変わったり、税金に影響することも出てくるものです。
出来れば、そうしたところに時間を掛けたいところです。
おわりに
少し概念的なところもありますが、日々の業務に追われていると、本当に時間を掛けたいところが疎かになり、一歩踏み込んだところまで及ばなくなるかもしれません。当たり前のことを当たり前にする、そうなれる環境を維持していきたいところです。
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この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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