残高チェックを心掛けることの効能
クラウド会計などシステムを利用した記帳が普及してきたおかげで、自分で確定申告などの手続きまで実施するハードルが下がったように感じています。
口座情報の自動連携など、入力するという手間暇が減っているということが大きいかなと。
そうした方々のサポートをしていてよく見聞きするのが、自動だから確認などはしていないということ。
確かに手動で入力するのと同じ手間暇を掛ける必要はありませんが、最低限の残高チェックなどはしておきたいところです。
間違いを正す
残高チェックをする意味合いは何か。
まずは、間違っていないことを確認するということでしょう。
会計ソフトなどの残高試算表で、
XX年7月31日時点
・・・
預金 △100,000
・・・
となっていた場合。
当座借越などの契約をしていない限り、預金残高がマイナスとなることはありません。
この時点で、何かしら間違いがあることが想定されます。
例えば、
XX年7月31日時点の口座残高は、100,000であった場合。
実際の口座残高の方が会計ソフトの帳簿上の預金残高より200,000多い状態です。
・・・
7/21 支払 200,000 〇〇商事
・・・
という明細が口座情報にはあって、帳簿には入力されていない。
会計ソフトの帳簿が間違っているので、その間違いを正す必要があります。
口座情報については、クラウド会計などで自動連携しているので、こんなミスは起こらないのでは？
確かに、いつも通り正しい手順で処理していれば、データ連携が漏れるということは考えにくいです。
しかしながら、全ての手続きを自動化するということは難しいもので、最後に確定させたりするのは人の仕事です。
この連携されたデータを確定するかどうかという時に、間違って削除する可能性はゼロではありません。
そうすると、実際の口座情報と会計ソフト等の帳簿上の残高とが合わなくなる可能性はあります。
預金などであれば、自動連携などで残高を合わせ易いところがありますが、現金などの場合はどうか。
領収書の処理自体が漏れていれば、間違いには気付きにくいかもしれません。
それでも、残高チェックを行うことで、辻褄が合わなくなる部分が出て来れば、間違いを正すことは出来ます。
まずは間違いを認識することが大事かなと。
処理が早まる
間違いを正すために、残高チェックをするとして、１～１２月分をまとめて年明けに行うというのはどうか。
修正すべき間違いが少なければいいのですが、数が多くなってくれば、それだけ時間も掛かります。
会計ソフトなどの残高試算表で、
XX年12月31日時点
・・・
預金 △1,200,000
・・・
となっているが、
XX年12月31日時点の口座残高は、1,000,000である場合。
差異がある原因が１つや２つであれば、それほど手間暇は掛かりませんが、そうでない場合は順番に確認していくことになります。
XX年1月31日時点ではどうか。
そこは合っている。
XX年6月30日時点までは合っているが、それ以降からズレが生じている。
それ以降から一つ一つの明細を確認する必要がある。
残高チェックにおいては、その頻度や期間が重要になってきます。
１年に１回では少なすぎるのであれば、半年に１回？
それでも合わないことが多いのであれば、３ヵ月に１回？
それだったら毎月残高チェックしていく方が分かり易いか？
取引数などが極端に少ない場合は別ですが、年間を通してみれば、それなりの取引数がある場合には、毎月残高チェックをする方が効率的です。
そして、月次決算を合わせて行う。
残高チェックを心掛けることで、処理するタイミングが早まることもあるものです。
事前にチェックに引っ掛からない処理を考えるようになる
残高チェックをすることで、間違いを正しつつ、処理を早める。
それだけでも十分な効能ではありますが、それらを積み重ねることで、事前の対策が出来ることもあります。
預金残高が一致しない原因の一つに、自動連携時に間違って削除してしまうことがあった場合。
残高チェックで間違いを正せばいいのですが、その前の通常の処理時に間違わないというのが一番効率的でしょう。
自動連携時のデータは基本的に削除しない。
そうしたことを意識するだけも変わってくるものです。
データの入力が漏れてしまうことがあるのであれば、その原因を探ってみる。
まとめて処理しようとするので、漏れてしまう？
それなら、処理の頻度を多くするかどうか。
基本的には毎日処理するようにすれば、一度に掛かる時間も少なく、漏れも防げるのではないか。
どれが正解というのはありませんが、最終的に正しい処理になるように、出来るだけ時間を掛けずに行う方法を考えることが有用です。
おわりに
目指すべきところは同じですが、そこに至るまでの道筋はそれぞれの工夫によって変わってくるものです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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