先々の予定をどこに・どこまで入れるのか
これまで、スケジュール管理については、色々と試行錯誤を繰り返してきました。
特に、税理士として独立開業してからは、自分で管理する意味合いが強くなるので、余計に気を遣う。
今でも、試行錯誤は続いています。
それでも、少しづつ型のようなモノがぼんやり見えてきて、その精度を高めていく段階の部分もあります。
先々の予定をどこに・どこまで入れるのか、というのもその一つです。
どこに
以前であれば、スケジュールをメモすると言えば、まず思い浮かぶのは手帳。
年度替わりや年末年始の時期になると、大型の書店などにも手帳コーナーが作られ、色んな手帳が並べられる。
その中から、自分に合いそうなものを探して、１年間はそれを使い続ける。
今でも、そうしたコーナーを見掛けることがありますが、私自身は以前のように毎年手帳を購入するということがなくなりました。
スケジュール管理は、スマホやパソコンのアプリで行うようになったから。
どちらが良いとか悪いというのは分かりません。
どちらにもメリット・デメリットはあって、それぞれの使い方に左右されるところが大きいかなと。
私の場合は、字を書くのがあまり得意ではなかったり、何度も書き直すのが億劫だったりなどで、総合的に考えて、スマホやパソコンのアプリを使うようになりました。
仕事とプライベートでアプリを使い分けているようなイメージです。
スケジュール管理と言うと、訪問したり、打合せしたりなど、人と会う約束などを記録するイメージが強いかもしれませんが、私の場合はタスク管理に近いものがあります。
特に、プライベートのスケジュール管理をしている「たすくま」については、朝起きてから夜寝るまでのスケジュールを隙間なく記録していくようなイメージです。
そのため、何か行動をしようとする時、し終わった時には、必ずスマホのアプリを確認するという動作が入ります。
これまで、メモを無くしてしまったり、メモがどこにあるか分からなくなる、ということがよくありましたが、ここにメモしておけば必ず確認するという場所が出来たので、そこにメモしておけば大丈夫という安心感を持てるようになりました。
ただ、メモする場所が決まっていれば、そこを見に行けばいいので、他のメモアプリのようなものでもいいのでは？と思われるかもしれません。
もちろん、それでスケジュール管理が出来れば問題ありません。
ただ、私の場合は、メモが増えていくと、そのリストを確認するのに時間が掛かるようになり、一つ一つのスケジュールの確認が疎かになることが結構ありました。
そこで、スケジュールには少なくとも年月日の情報を付加するようにしています。
どこまで（日単位）
スケジュールにおける予定というのは、先々のこと。
それをどこまで入れていくのか。
短い単位であれば、その日の単位のことから入れていきます。
例えば、今日の夜に、ネットで注文しようと思っているモノがある場合。
メモであれば、
「今日の夜に〇〇をネットで注文する」
となりますが、こうしたメモが増えれば、やることが増えていくばかり。
そこで、スケジュール管理のアプリに、
「19時 〇〇をネットで注文する 所要予定時間15分」
のように入れておけば、19時から予定を実行することがより確実になります。
そんなの覚えておけばいいだけのことかもしれませんが、一つのことでもずっと気に掛け続けるのはなかなか難しいものです。
それが複数になればなおさらのこと。
前日の夜に、子供から、明日の朝〇〇忘れてないか言って欲しいという要望を受けることがありますが、このスケジュール管理で対応するようにしています。
どこまで（月単位・年単位）
その日や今週来週のスケジュールを記録するというのも大事ですが、もっと先々の予定まで入れていくのがスケジュール管理の醍醐味です。
来月とか数か月後の予定でも、スケジュールに入れることで、スケジュール管理を機能させることが出来ます。
私の場合であれば、最近はイベントなどのチケットに申込む機会が結構あります。
イベント内容の告知があって、〇日～申込み開始、△日に抽選結果が発表される、というのが大体の流れです。
この申込み開始の日をスケジュールに入れておく。
申込みが終われば、抽選結果の確認のスケジュールを入れておく。
これぐらいなら、壁掛けカレンダーにメモしておくのでもいいかもしれませんが、申込むという行動を起こすトリガーとしてはより身近なところに置いておきたいかなと。
１年以内の予定であれば、手帳などでも対応出来ますが、それ以上となってくると、物理的に記録できる先々の限界があります。
それが、アプリなどであれば理論上はずっと先まで登録することが出来るもの。
年単位の契約などであれば、また来年に内容を確認して検討するという予定を入れることもあります。
今のところ、アプリに登録している一番先の予定は、2年後の9月のものです。
今年の9月の申込みを見送ったもので、来年の9月は申込めないので、その次の年の9月に申込むという予定です。
メモに近いものでも、そこに年月日を加えることで予定になり得るので、そうした予定をどんどん加えていければ楽しみが増えそうです。
おわりに
中には覚えていることもありますが、念のため予定として入れておくことで、確実性と安心感があるので、精神衛生上はプラスに働いているようです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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