習慣と業務の境目
税理士として独立開業してから、時間の使い方については、特に気を付けるようになりました。
自由に決められる時間が増えるからこそ、自分を律する必要がある。
一人で対応することを基本にしているので、出来ることは限られています。
時間の制約もその一つ。
1日は24時間と決まっているので、その中で仕事に使う時間を決めて、上手く割り振る必要があります。
最近は、習慣と業務の境目を意識するようにしています。
習慣の管理
このブログでも何度か書いたことがありますが、税理士として独立開業してから、朝型の生活に切り替えるようになりました。
早朝から動き出して、夕方早めにひと段落させる。
特に早朝の時間の使い方は大事なもの。
最初の頃は、いきなり業務に取り掛かったりしていたこともありました。
その内、この貴重な時間を何か別のことにも使えないかと考えるように。
そこで、習慣みたいなものを作って、それを毎日継続するようにしようと思い立ちました。
まずは、読書。
普段は、業務の中で調べものをする時ぐらいしか専門書を読みませんが、日常的に触れる機会があってもいいのではないか。
でもしっかり読む込むためには、ある程度の時間を掛ける必要がある。
そこで、毎日15分程と決めてじっくり読む込む時間を持つことにしました。
1回で進めるのは、数ページ程ではありますが、毎日積み重ねていくと、分厚い専門書でもいつのまにか読破しているものです。
何年も続けていると、その冊数も増えてきて、いざ調べものをするときにも、当たりが付けやすいかなと。
同じように、オンラインの研修動画も、15分単位で毎日視聴するようにしています。
他にもいくつか毎日の習慣として実行することを決めていますが、基本は時間で区切ること。
時間を決めておいて、時間が来たら次の習慣へ。
ある意味淡々としているかもしれません。
業務の管理
仕事の時には、やるべきことを業務に分けて、管理するようにしています。
基本的には、グループウェアのスケジュール機能を使って、登録していく。
まずは、予定の内容と予定時間を実行予定日に登録。
具体的な時間が決まっていなければ、とりあえず掛かる時間を大体で入れておく。
毎日朝にその日の予定を時間単位で登録し直しているので、その時には具体的な時間を決めることになります。
その後、登録した業務を実行しながら、予定と時間がズレたりすれば、実績の時間に置き換えていく。
この辺りの管理は、私の場合は、紙の手帳では難しかったので、システムのおかげかもしれません。
仕事に係る業務に関しては、時間が正確に読めることもありますが、大体は予定通りにはいきません。
開始が遅れたり、予定よりも大幅に時間が掛かってしまったり、予定そのものが無くなったり。
でも、その都度実績を記録していくことで、ある程度は精度を高めることは出来るものです。
習慣と業務の境目
習慣と業務はきっちり分けられる部分もありますが、その境目が曖昧な部分もあります。
例えば、スケジュールの登録。
毎日朝にその日の予定を登録するようにしていますが、予定の数や内容によっては、考える時間や確認の時間があって、習慣としての予定時間をオーバーすることもあります。
そうすると、あとの習慣にも影響してくるので、引き際みたいなものが大事になってきます。
翌日以降の予定に掛かる部分は、また明日考えてみる。
そうした微調整が必要なこともあります。
あとは、メールのチェック。
メールの内容にもよりますが、その時にすぐ返信出来そうなものは、すぐに返信するようにしています。
連絡をいただいたことへのお礼。
質問への簡単な回答。
多少の時間が掛かっても、毎日の習慣の範囲内で収められるように。
ただ、ちょっとした内容でも、きちんと対応しようとすると結構な時間が掛かってしまうこともあるので、注意が必要です。
私の場合は、15分というのを一つの目安としています。
それ以上掛かりそうであれば、それは習慣ではなく、業務とみなす。
具体的には、グループウェアのスケジュールに予定として登録するということです。
習慣から業務へ格上げするようなイメージでしょうか。
そうすると、習慣として時間がない中で急いで対応するよりも、きちんとした対応が出来るものです。
今日もまた、一つ習慣から業務に切り替えたものがありました。
週間と業務の境目を意識しつつ、上手く切り替えていきたいものです。
おわりに
決めた時間を超過すると、焦りも出てきて、必要な対応を見逃してしまう可能性もあるので、落ち着いて丁寧な対応を心掛けたいところです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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