「ない」ことを記載する

仕事をしている中で、判断に迷うことのひとつに、「ない」のか「漏れ」なのか、ということがあります。

この資料は、元々ないのか、収集漏れで今手元にないだけなのか。

出来るだけ「ない」ことを記載するように心掛けています。

「ない」なら何もない

何かの話で、「ない」ことの証明は難しい、というのを聞いたことがあります。

今目の前に資料があれば、それがあることの証明にはなります。

しかしながら、「ない」というのは、その資料が存在しないことを証明する必要があります。

目の前にはなくても、どこかにあるかもしれない。

そうすると、どこにもないということを証明するために、あらゆる場所を確認する必要がある。

でも、それはなかなか難しいものです。

例えば、毎月送られてくる請求書があって、今月は請求書が見当たらないという場合。

当事者であれば、今月は購入がなかったので、請求書はないということが分かるかもしれませんが、請求書だけを確認している側としては、その辺りの事情が分かりません。

請求自体がないのか、請求書は来ているがどこにあるか分からないのか、判断が付きません。

会社にもよりますが、多くの場合、請求自体がない場合には請求書自体を送らないということが往々にしてあるような印象です。

そうすると、どっちか分からない。

「ない」ということを何かしら知らせておくというのは有用かもしれません。

「便りの無いのは良い便り」ということわざがありますが、今思えば、何もなくても便りがある方がより安心するのではないか、と個人的には思っています。

年を重ねてきたというのもあるかもしれません。

以前であれば、親に連絡するのは、帰省するときか、何か報告することがある時ぐらいのものでした。

それが、最近では、何もなくても、様子伺いもあって、定期的に連絡したり、立ち寄ったりするようになりました。

何もないことの確認というのは、あると安心するものです。

「ない」ことの印を付ける

税務会計に関係する仕事をするようになってから、資料の収集の重要性というのを痛感しています。

必要な資料をいかに効率よく漏れなく収集するか。

イレギュラーなものは別にして、定期的に収集する資料については、チェックリストを作って漏れがないようにするというのも一つの方法です。

例えば、月次決算のために、毎月収集する資料の場合。

　売上関係

　仕入関係

　給与関係

　現金出納帳

　口座明細

　・・・

など項目に分けて、毎月収集しているような資料であれば、更に詳細な資料名などを記載しておく。

　

この中で、毎月ある請求書が1つ抜けていたらどうか。

　

請求書自体がないのか、収集漏れなのか。

私の場合は、これを収集漏れと判断するようにしています。

色んなやり方があるとは思いますが、請求書自体がない場合は、「ない」ことの印を付ける。

　

簡単なことではありますが、色んなことが積み重なってくると、パッと判断できないこともあるので、気を付けたいところです。

「ない」ならゼロと記載する

数字を扱う仕事をするようになってから、Excelなどの表計算ソフトを利用することが増えました。

何か資料を作る際には、項目を作って、数値を入力していく。

ある程度入力する項目が決まっている場合には、フォーマットを作って、該当箇所に入力することになります。

その際に、後で見返した時に気になるのが、空欄の箇所。

これは、「ない」のか「記載漏れ」なのか。

　

こうした場合も、何かしらのルールを決めておけば判断に迷うことは少なくなるものです。

例えば、「ない」ならゼロと記載する。

　

こうした「ない」場合に記載するというのは、他でも有用なものです。

前々項で触れた、請求がない場合には請求書が送られてこないというケースですが、会社によっては「ゼロ」の請求書が送られてくることがあります。

そうすると、請求がゼロであることを確認出来る。

もちろん、送る側の手間やコストなどもあるかもしれませんが、システムが発達してきている今であれば、そこまでの負担はないかもしれません。

おわりに

間違いのないように確認する方法を構築しておきたいものです。

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この記事を書いている人

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