仕事で使うツールを選ぶときには

仕事をするときには、何らかのツールを使うことが多いです。会社で事務処理をする場合など、パソコンを使用することはごく当たり前になっています。モノづくりを行う場合にも、機械設備や道具を使いながら生産していくことがほとんどかと思います。

私自身は、これまで一貫していわゆるホワイトカラーと呼ばれる事務方の仕事ばかりをしてきました。今は税理士として独立開業していますが、それもまた事務仕事が多い職種ではあります。

同じ事務方の仕事とはいえ、会社や事務所、業種が違えば、仕事に使うツールも違ってきます。同じ税理士業界の中でも、全く同じツールで業務を行っているというのは稀かもしれません。

税理士として独立開業する際には、仕事で使うツールを選んでいく必要があります。それは、新しいものを自由に選択できるという楽しみでもあり、数多くある中で何を選べばいいのかという悩みにもなり得ます。

今回は、仕事で使うツールを選ぶときに考えたことなど、改めてまとめてみました。

これまでの仕事のツールの選び方

会社や税理士事務所に勤めていたときには、基本的には与えられたツールで仕事を進めていきます。支給されたパソコンであったり、既に導入されているシステム、携帯電話やスマートフォン、ファイルなどの文房具など様々です。

まずは、それらの操作に慣れることで、仕組みを理解していき、使いこなせるようになることが当面の課題となります。同じような業務で、別のツールを使ったりしたことがなければ、比較対象もなく、それが使い易いのかどうかなど分からないものかもしれません。

ひと通り大体のツールに慣れてきた頃に、ようやくその使い勝手について改めて考えてみることになります。もちろん、違う仕事で使っていたツールの考え方を理解していて、明らかに効率の悪いツールであったならば、すぐにどうにかならないか考えることも出来るのでしょうが、確信が持てないので、なかなか踏み込めないところがあります。

仕事で使うシステムなどは、業務内容の変更があったりしたときに見直しのタイミングでもあるので、新しいシステムの提案や改良を促すことが出来るかもしれません。それでも、自分や周りの人間など直接仕事に関わる人たちがいいと思ったことでも、それまでとやり方を変えていく、そしてほとんどの場合コストを掛けて進めていくことになるので、会社などの組織では、理解を求めるためのプレゼンを行い、承認をもらう必要があります。

全てに当てはまるわけではないかもしれませんが、こちらの説明不足などもあるとは思いますが、はっきりとした理由なく却下されることが多い印象です。そこを上手く立ち回るということも仕事のひとつなのかもしれませんが。

自分で選んでいくメリット

自分が独立開業すると、そういった仕事に使うツールというのは自由に選ぶことが出来ます。日々使うパソコンだけでなく、その付属品やソフトの一つ一つも選ぶことが出来ます。もちろん、コストがどれだけ掛けれるかは、人それぞれですが、縛りが少ないというのは、開放的な気分になれます。

仕事に使うツールに関わる人が多ければ多い程、影響が大きくなるので、その選定には慎重になりがちです。しかしながら、少人数であったり、それこそ一人である場合には、新しいツールの導入のハードルは低く、なんなら導入して、合わなければすぐに辞めるということも可能です。辞めたことによる損失も自分にふりかかるものなので。

新しいツールを検討する時に、複数の人間で動くとなかなか動きにくいこともあります。例えば、ツールを使う人と導入検討する人と判断する人が違う場合。何らか重なっている部分もあるでしょうが、こうなると話が上手く進んでいきません。導入検討する人が無理やり導入に持っていくことが出来たとしても、その後の運用の段階で上手く進まなくなります。

私の場合、税理士事務所でよく使う税務ソフト・会計ソフトを選んでいく際にも事前に検討はしましたが、とりあえず導入してみたところはあります。それでも、税務ソフトなどは以前の勤務先と違うものを選びましたが、それまで手動入力していたものが自動連携できるようになったり、新しい発見をすることも多かったです。

自分で選んでいくデメリット

小規模な組織であっても、一から仕事に使うツールを選んでいくというのは、実は結構大変です。自由ではありますが、選択判断する数が多くなってくると、これはどれでもいいかなと思うものも出て来ます。

結局これまで使っていた、使ったことのあるツールを何も考えずに選んでしまうこともあります。そうすると、気が付けば、以前の職場とほとんど同じツールとなってしまい、新しい環境で仕切り直して頑張っていこうと思っていたところ、以前の環境の延長で業務をスタートしたようにかんじてしまい、複雑な心境になることもあります。

私も、最初は前の事務所とは、システムなどのツールをガラッと変えてしまおうと息巻いていましたが、一つ一つのツールを全部比較しながら選んでいくと、あまりに前に進まないので、途中からはある程度割り切って、どうしても変えておきたいところに絞って、時間を割くことにしました。

長い期間であったり、何度も同じツールを使っていると、問題点とまではいかなくても、こう出来ないかなど疑問はある程度湧いてくるものです。そうしたことにアンテナを張っておけば、いざツールの見直しのときなどに役立ってくるものだと思います。

おわりに

私自身はまだ業務の見直し中ですが、そのきっかけとなるのは、以前の事務所で効率的な方法はないかと考えていたことだったりします。その時は、業務に追われて見直しするためにじっくり考えることが出来ていませんでしたが、ある程度一つ一つの業務に向き合って取り組めるようになってきたので、色々なツールへのアンテナも張れて来たかなと思います。

これからも劇的な改善ではなく、じっくりと業務を改善しながら、結果的に大きな効果を生みすことを目標にしていきたいなと思います。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！