現金出納帳をスマホアプリ「家計簿Zaim」で作成する

会計入力する際に、手間暇という観点からネックとなるのは、現金支払いの領収書の処理があげられます。毎月の領収書の枚数がそれ程多くなければ特に問題になりませんが、数十枚から数百枚ともなるとそのまま効率化を図ろうと工夫してみても、その処理には一定数の時間がかかります。

今回は、紙の情報を電子データ化する方法について、ひとつの事例を挙げてみました。「Zaim」というスマホアプリを取り上げていますが、他にも同様の機能のものもありますので、より使い易いものを選んで、試していただければ幸いです。

これらの情報は、2020年9月28日現在の状況となりますので、最新情報は、リンク先の情報等も合わせてご確認されますようご留意ください。

領収書の処理とネックとなるもの

現金で支払った領収書を処理する流れとしては、下記のようになります。

①現金で支払い、領収書を受領
②現金出納帳作成
③会計仕訳入力

通常は、税理士等に記帳代行を依頼している場合には、顧客側で「①現金で支払い、領収書を受領」して内容等の必要情報を領収書に記入して、「②現金出納帳作成」「③会計仕訳入力」を税理士等に依頼という流れとなります。「②現金出納帳作成」までを顧客側で行っている場合もあるでしょう。

どちらにしろ何カ月分の領収書をまとめて、処理するとなると、書類整理含めて時間がかかったり、内容についての記憶が薄れてしまい、思い出すのに余計に時間がかかるということもあり得ます。

理想としては、領収書をもらう都度あるいは短いスパンで処理が出来れば、一度にかかる手間暇を減らすことが出来ますが、帳簿に後で記入しようとするとバタバタして後回しになったり、忘れてしまったりで、結局まとめて処理することが多いかなと思います。

最近では、手書きの帳簿ではなく、パソコンでＥｘｃｅｌファイル等にに入力することは出来ますが、パソコンを起動して入力するとなると、意外にハードルが高くて、改めてその時間を取るとなると、手を付けるのが億劫になることもあるようです。

そんな場合でも、スマホを使うのに抵抗がなければ、スマホアプリに入力していくという方法のも一つの方法かなと思います。

スマホアプリ「Zaim」に入力していく

最近では家計簿アプリの種類も多くなってきており、無料でも単なる入出金の記録をつけて集計するだけでなく、銀行口座等とデータ連携して必要な情報を取得することが出来たりもします。

今回は、現金の支払いの記録が出来て、データで出力が出来るということに主眼を置いて探していました。

家計簿Zaimホームページ

登録するには、メールアドレスとパスワードの設定が必要となります。
スマホアプリで入力して、そのままスマホからデータ出力して、メール等で送信出来ればいいのですが、私が探した限りは見つからず、スマホで入力して、パソコンでデータ出力するということであれば、この「Zaim」で可能となります。

スマホにアプリをインストールして、メールアドレス・パスワードを登録します。

登録後、登録したメールアドレス宛に、メールアドレス認証のメールが届くので、認証すれば準備は完了です。
早速、アプリを開いて、画面下にある「記録」ボタンから入力していきます。

項目はざっくりで問題ありません。この後の店名・メモに内容を入力するか、データ出力後に勘定科目を追加で入力することも出来ます。
ここではあくまで日付・金額・内容の記録を最優先します。

入力したら、「OK」で登録します。

登録すると、履歴の「一覧」などで確認することが出来ます。

パソコンでCSVデータを出力

スマホで入力したデータは、パソコンで見ることも出来ます。もちろん、パソコンで入力することも可能です。
使い方の詳細などはホームページ等ご参照ください。

家計簿Zaimホームページ
使い方

パソコンで登録した情報に従い、ログインします。

登録したメールアドレス等でログインします。

画面右上にある「設定」→「ファイル入出力」を選択します。

記録データをダウンロードします。

無料会員の場合、スマホやパソコンで手入力したデータしか出力することは出来ません。機能が制限されていますが、現金支払いの領収書をデータ化するという目的だけであれば、特に問題ありません。

条件を指定して、CSVファイルをダウンロードします。
ひと月ごとにファイルをダウンロードしてまとめておく方がいいかもしれません。

後は、現金出納帳のＥｘｃｅｌデータなどを用意しておき、データを貼り付けるなどして、必要な情報の表示など形式を整えれば、簡単に帳簿作成が可能となります。

会計ソフトによっては、現金出納帳などのＥｘｃｅｌデータを取り込んで、自動で仕訳入力することも出来ますので、それらの形式に対応させることも可能です。

領収書の原紙は従来通り、月毎などにまとめておき、現金出納帳との照合に使用することになります。