記帳する・チェックする・資料を作るのバランス

税理士業務の中で、日々行っている業務は様々ですが、今も昔も顧問業務をメインとされている事務所が多いのかなと思います。その時に考えなければいけないことは、一人で事務所を運営しているかスタッフがいるかどうかによっても変わってきます。

今回は、この辺りの仕事のバランスについてのお話です。

仕事のバランス

税理士事務所における顧問業務と言っても、事務所によって業務内容は変わってくる部分はあります。大まかなところでは、事業を行っている個人・法人と顧問契約を締結し、毎月の月次決算処理・監査・報告、確定申告・決算申告までをベースとして継続的に毎月一定額の報酬をいただきながら、請け負うことになります。

年末調整など毎年の処理で、ある程度の業務量があるものについては、別途報酬を定めている場合が多いですが、一定期間ごとに発生する業務やスポット的に発生するもの、税務相談などについては、顧問業務に含まれていることが多い印象です。

その中でもベースとなる毎月の月次決算処理・監査・報告に焦点を当てて、その業務を「記帳する」「チェックする」「資料を作る」に分けて考えてみます。

「記帳する」は、該当月の売上、仕入、請求書、領収書、通帳などの資料を元に会計仕訳を記録していく処理になります。今では、手書きの記帳ということは少なくなっていて、会計ソフトへの入力という方法が多いかなと思います。この処理については、事業を行っている個人・法人側で記帳するいわゆる「自計化」の場合と、税理士事務所側で資料をお預りして代わりに記帳を行ういわゆる「記帳代行」の場合とに大きく分けられます。

「チェックする」は、税理士事務所側で行う処理になりますが、「自計化」されている場合は、仕訳に誤りがないか、残高が合っているかなどの形式的な確認の意味合いも含めてチェックすることになります。もちろん税理士事務所で「記帳代行」している場合でも、仕訳入力されたものを入力処理した人とは別の人が確認するというチェックがあります。

「資料を作る」は、出て来た月次決算の数値を元に、説明を分かり易くするための補助的な資料であったり、そこから確定申告や決算申告を見据えた予測数値と対応策などの資料を作成することになります。月次決算に直接関係ないことでも、税務相談や提案事項があれば、合わせて説明することも多いので、別途資料を作成する時間が必要となります。

勤務していた時は

税理士事務所でスタッフが複数いる場合には、これらの「記帳する」「チェックする」「資料を作る」を担当に分けて行っていることが多いです。私が、税理士事務所・税理士法人に勤務していたときには、数十名のスタッフがいる事務所だったので、一つの顧客に対して記帳代行などの社内処理を行う会計担当と顧客に対して直接報告・説明等行う監査担当を決めて、運用していました。

会計担当が「記帳する」、監査担当が「チェックする」「資料を作る」ということをメインにしていました。顧客によっては、会計担当が「資料を作る」の一部を担っていることもありましたが、その辺りはある意味柔軟に対応していたというところでしょうか。

スタッフが複数いる場合には、業務を分担することで、顧客の数が増えていっても、スタッフの担当数を増やす、スタッフを増員することで対応することが出来ます。事務所の規模を拡大していくには、正攻法ではありますが、この方法が一番合理的かもしれません。各スタッフが一つの顧客に掛ける時間を短縮することで、担当できる顧客数が増えれば、少ない人数で効率的に業務を遂行することも出来ます。

ただし、そうそう良い話だけではなく、人間同士の関係でもあるので、他の業種の会社などと同じで、齟齬が発生することは否ません。一つの業務に複数の人が介在することで、誰が・何を・どこまで・どれだけということがはっきりしないことも多く、特定のスタッフに負荷が掛かったりということが起こり得ます。

また、どれだけ効率化しても担当出来る顧客の数に限界はあるはずなのですが、明確に数値として示すことが出来ない場合が多いです。ジワジワと担当数が増えていっても、急に対応出来ないとなることはないのですが、徐々に負荷が掛かるので、いつかパンクすることになります。

全ての人がそうだとは言い切れませんが、税理士として独立開業される方の中には、そういった業務以外の人間関係とは距離を置きたいというので、開業の道を選ばれたという方もいるかもしれません。

私自身は鈍感なのかもしれませんが、そういったストレスみたいなものはほとんどなく独立開業となりましたが、開業している税理士の方にお会いしてお話を聞いてみると、意外と事務所の人間関係のストレスから独立したいと思うようになったということはよくあります。

開業してからは

税理士として独立開業すると、最初から一定の顧客数を確保しつつ、スタッフを雇用している場合もありますが、一人で始めることも多いです。最初は、顧客がほとんどいなくて、業務自体が少ないため、一人でも「記帳する」「チェックする」「資料を作る」を行うことが時間的には十分可能です。

しかしながら、一人で事務所運営をしていく中では、今ある顧客対応の業務以外にも、営業・総務・経理などやるべきことは多くあります。特に事務所の拡大を目指していなくても、ある程度食べていけることを見据えると、営業活動は避けては通れません。

私自身も営業活動とは何たるかなどまだまだ分かっていませんが、どんな形であれ活動をしないと成果は上がらないということだけは分かっています。営業活動といっても色々な方法があるので、飛び込みやテレアポとまでは行かなくても、自分の存在を知ってもらう活動はしていかなければなりません。

今の業務量であれば毎月一人でも回していけると思っていても、営業活動をする時間が取れていないのであれば、その時間の確保は必要です。その時に、まず考えるのは、一つ一つの業務に係る時間を短縮・省略出来ないか、いわゆる効率化して、時間を生み出せないかをまず考えるべきです。

どういったスタンスで事務所を運営していくかは人それぞれであり、人を雇わない「ひとり税理士」という生き方もあるでしょうし、事務所の拡大を目指してどんどん人を雇用していくのもいいでしょう。事務所を拡大し続けるわけではないが、ある程度の規模になるために人は雇用するという場合もあります。

どのスタンスを取る場合でもあっても、いわゆる業務の効率化を常に念頭において置かないと行き詰る可能性があります。事務所が倒れるとかそういった話ではないですが、進んでいた方向性に陰りが出て来て、やりたいことが出来なくなるかもしれません。

業務の効率化・標準化がある程度出来た段階で、一人で行っていくのか、人を雇用するのかというのを考えてみてもいいのではないかと思います。人を雇用するといっても、今は新型コロナウィルス感染症の影響で、リモートワークが普通になってきており、在宅勤務を希望される方も増えてきています。腰の重かった税理士業界でも、リモートワークを推進するような動きとなっており、スタッフが常駐する事務所を確保しておく必要性というのも薄れてきているのではないかなと思います。