LINEを使って日程調整のひと手間を減らす

今日から12月となりました。例年であれば、本格的に忘年会シーズンの到来となるところですが、2020年はコロナ禍の中で第３波が押し寄せてきており、飲食店を中心に営業時間短縮などの休業要請が出されています。

それでも、今までに経験したことがない色んなことがあった年だからこそ、実際にあった出来事自体は忘れず、嫌な気持ちなどは忘れたいものです。

今年は例年とは違った形になりそうですが、忘年会自体はあってもいいのかなと個人的には思っています。夜に多くの人数で集まってお酒を交わすという形ではなくても、オンライン飲み会やランチ会などリスクを回避しながら開催することは可能かもしれません。

こういった忘年会など複数の人が関わるイベントを行う時に、ネックになるのが日程調整です。それはオンラインであっても基本は変わりません。今のコロナ禍においては、出欠の紙を回したり、聞いて回ったりということは避けたいものです。今回は、先日試してみた日程調整のツールについてまとめてみました。

これらの情報は、2020年12月1日現在の状況となりますので、最新情報は、リンク先の情報等を合わせてご確認下さい。

日程調整を行うときの手間暇

ある程度大きな組織で行う忘年会などのイベントであれば、主要な方が出席出来る日程を設定して、あとは対象者の出欠を取ることになります。

これはこれで案内・集計などそれなりの手間暇はかかりますが、やり方さえ決めてしまえば、その通りにひたすら処理するだけになります。システムを使って、対象者に直接入力してもらうなど、工夫すれば更に効率化を図ることも出来ます。

時間がかかるのは、５人などの少人数で、全員の出席が必要で、個別に予定を聞いて日程調整するにはちょっと多いような場合です。いくつか候補日を出して、都合の良い日を教えてもらうが、時間帯が合わない、４人は大丈夫だが、主催の１人だけダメなど上手くいかない時は全然合いません。

１回にかかる時間はそれ程ではなくても、定期的に行うイベントなどの場合には、トータル的には結構な時間が取られることもあり、気を遣い過ぎて精神的にも疲れる場合もあります。

対象者の都合を一覧で見ながら、微調整出来るようなものがあれば便利です。

LINEの「日程調整」機能を使う

１０人未満ぐらいで、LINEのやりとりをしていたり、LINEグループを使っている場合には、「日程調整」機能を使って簡単に案内・集計することが出来ます。

LINEみんなの使い方ガイド
トークの日程調整を利用する

回答の「〇」「△」「×」の内容を確認することも出来ます。

この表を見れば、全員が「〇」の日は一目瞭然です。全員が「〇」の日がなければ、「△」の人に個別にメッセージを送って調整すれば、今までよりも手間暇は減るのかなと思います。

同じ日で時間帯の選択肢を付けたい場合

日程調整する場合、同じ日でも時間帯を分けて都合を聞きたい場合もあります。
例えば、
12月1日　12:00～
12月1日　18:00～
などです。こういった場合には、LINEの「日程調整」機能では時間の選択肢が付けられないため、同じくLINEの「投票」機能を使うのも一つの方法です。

LINEみんなの使い方ガイド
トークの投票機能を利用する

ここで、
１．12月1日（火）１３時～
２．12月1日（火）１８時～
・・・
というように選択肢を作ります。

投票結果は選択肢ごとの得票数が表示されます。

おわりに

有名な機能のようですが、今回使ってみると知らないという人は結構いました。私も最近まで知らなかったので、今回小規模な出欠確認に使ってみました。LINEのやりとりしているぐらいだから、出欠なんて気軽に聞けるのではと思っていたのですが、意外に手間暇がかかってそんなに簡単ではないので、きちんと手続きは踏んだ方が効率的だなというのが実感です。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！