データを集約する仕組みを決めておく

紙資料でのやりとりをなくしていくペーパーレスや紙資料での保管をなくしていくペーパーストックレスを進めていく。言うのは簡単なのですが、実際に取り組んでいく中では、なかなか浸透しにくい場合がまだまだ多い印象です。

絶対に成功する方法はこれだ!というのは一概には言えませんが、ネックになるのは、データを受け取った時に、すぐ対応出来ないので後回しになる、そしてそのまま忘れてしまうことがあるということも一因なのかなと思います。

今回は、データを集約する仕組みを決めておくことで、あまり手間を掛けずにペパーレスまたはペーパーストックレスを進めていくひとつの方法についてまとめてみました。

クラウドでのデータ保管を検討する

データの取り扱いをするときには、その保管方法について考えておく必要があります。専門的な知識を身に付けて、自分で対応することが出来れば一番良いのですが、そこまでしっかり対応するのは、なかなか難しいところです。

私自身も専門家ではないため、深い知識などはないのですが、今は分かり易くて使い易いサービスがどんどん出て来ていますので、使う側としては状況に合わせて、どのサービスを使うかということに集中することが出来ます。

データの取り扱いについては、自分一人しか作成・編集しない場合には、自分用のパソコンとパソコンが壊れたりしてデータがなくなってしまったときのためにバックアップ用のデータ保管先を用意しておけば十分です。

バックアップ用のデータ保存先については、外付けのハードディスクドライブなど外部媒体でもいいでしょうし、クラウドサービスを利用するという方法もあります。

私の場合は、データを取り扱う可能性のある場所として、
 ①事務所
 ②外出先
 ③移動中
 ④自宅
を想定しています。

自分用のパソコンとして、ノートパソコンを使用しているので、基本的にはどの場所にも持ち歩くようにしています。連絡手段として、スマホも持ち歩いています。

この場合、バックアップ用のデータ保管先として、外付けのハードディスクドライブなど外部媒体を使うとすると、①事務所など特定の場所に置いておくことになるので、バックアップ用という意味では少し心許ないところです。

ノートパソコンを持ち歩ているとはいえ、いつでもノートパソコンが使えるというわけではないので、スマホで代用出来ることは、使い分けるようにしたい。

そうなると、クラウドでのデータ保管が必要となります。私の場合は、パソコンでもスマホでも使えるサービスとして、Dropboxを使っています。容量や個々のフォルダごとのセキュリティ管理を使い分けることも考えて、有料のプランを使っていますが、無料プランでも十分使えるかなと思います。

データ保管する場所ごとの対応

①事務所
Wi-Fi環境下で、ノートパソコン、スマホ両方ある状況なので、どちらも使えますが、データ化・保管の操作性という意味ではノートパソコンの方が扱い易いので、ノートパソコンを主に使っています。

データをそのまま受け取った場合には、そのままDropboxのフォルダへ保存すれば完了です。

紙資料をデータ化する場合には、事務所にはスキャナがあるので、そこからデータ化して保存すること出来ます。
スキャナはこちらを使っています。

富士通(PFU) ドキュメントスキャナー 2年保証モデル (ブラック)ScanSnap iX1500(ブラックモデル) FI-IX1500BK-P

 

②外出先
外出先の環境にもよりますが、広いスペースであれば、基本的にノートパソコンを使うようにしています。Wi-Fi環境は使えないことが多いので、スマホのテザリング機能を使って通信することがほとんどです。

スキャナはないので、基本的にデータで受け取った場合のみDropboxにデータ保管することになります。紙の資料は事務所に持ち帰って確認するという作業があるので、事務所に戻ってからスキャナでデータ化することが多いです。


③移動中
基本的には、ノートパソコンを使うスペースがないことが多いので、スマホでの対応になります。データを受け取った後の対応方法については次項に記載しています。


④自宅
①事務所と同様に、Wi-Fi環境下で、ノートパソコン、スマホ両方ある状況なので、どちらも使えますが、データ化・保管の操作性という意味ではノートパソコンの方が扱い易いので、ノートパソコンを主に使っています。

違いは、スキャナがないということ。これは、仕事で使う紙の資料は自宅には持ち帰らないという意味もあり、スキャナを置かないようにしています。

データの受取方法ごとの対応

①紙の資料を受け取った場合
前項で取り上げたスキャナを使って、事務所でデータ化することになります。一部スキャンしにくい大きさの資料の場合には、スマホでデータ化することもあります。

スマホはiPhoneなので使える方法ですが、
iPhone→Scannable→Evernote→Dropbox
という流れです。
詳細はこちらもご参照ください。

Evernoteホームページ
Evernote Scannable クイックスタートガイド


②データをメールで受け取った場合
メールはGmailを使っています。なので、ノートパソコンでもスマホでも確認することが出来ます。

ノートパソコンの場合には、メールの添付ファイルをそのままDropboxのフォルダに保存するというのはイメージし易いかなと思います。

スマホの場合にも、Dropboxであれば、簡単に保存することが出来ます。
iPhoneの場合です。

メールに添付されたファイルを開き、右上の共有ボタンをタップする。

 

下のメニューで「Dropboxに保存」をタップして、保存先フォルダを指定する。

 

③データをチャットツールで受け取った場合
スマホのアプリで見た方が効率的な場合が多いです。スマホの場合は、アプリによっては直接Dropboxへ保存出来る場合もありますが、一旦スマホで画像ファイル等で保存してからDropboxへアップロードすることも多いです。

受け取った画像ファイル等をスマホに保存してから開き、上記と同様に共有ボタンをタップする。

下のメニューで「Dropboxに保存」をタップして、保存先フォルダを指定する。

こうすることで、データ保管をあらゆる場所で実行することが出来るので、後でまとめてという時間を省略することが出来たりします。

おわりに

今回はDropboxを例にしてご紹介しましたが、それ以外にも使い易いサービスは多くあります。どれを選ぶかで悩んでいるとなかなか前に進まないので、一旦やってみて軌道修正していくということも必要なのかなと思います。




最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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