効率を手にするには非効率を経験すべきか

効率的にものごとを進めることが出来れば、余計な時間を掛けることなく、計画的に過ごすことが出来ます。

しかしながら、全てが効率的に進むことだけではありません。時には非効率なことでも、取り組まざるを得ないこともあるでしょう。

今回は、効率を手にするために、非効率を経験すべきかというテーマについて、最近の経験を元に考えてみました。

効率がいいことは良い

世の中には色んな仕事・業務がありますが、非効率だなと思うことは、処理を行う側としても、処理を目にする側としても感じることがあります。

私が携わっている税務・会計という領域においても、以前から指摘されている業務が多くあります。

会計帳簿を付ける、ということ一つをとっても効率化は進んできています。

①手書きで仕訳を伝票に書く→会計帳簿に記入する→帳票の作成
　↓
②仕訳を会計ソフトに入力→会計帳簿に自動転記→帳票の自動作成
　↓
③仕訳の元データを会計ソフトに取り込み→会計帳簿に自動転記→帳票の自動作成

いわゆる簿記の知識として学ぶのは①の方法であり、テキストなどで体系的に概念含めて習得することは必要となります。

知識として簿記の体系などを理解していれば、①の手書き作業をし続ける必要はないかもしれません。

①の手書きから②の会計ソフトへの入力に移行しただけでも、画期的なことでした。会計ソフトに入力すれば、帳簿等が自動で出来上がるというのは、転記したり、検算したりする時間を省略出来ます。

その過程では、残高チェックだけでなく、転記ミスがないかのチェックなども含まれていたことを考えると、膨大な時間が必要だったことが想像できます。

クラウド会計を始めとした会計の自動化の流れは、更に効率化の流れを加速化させているとも言えます。

非効率の弊害

効率化と言っても、手放しに喜べることばかりではないでしょう。その辺りの考え方については、別の記事でも取り上げています。

誰かに負担を負わすことが効率化ではない

しかしながら、非効率なことにはやはり弊害があることは否定できません。

前項の例で言えば、

①手書きで仕訳を伝票に書く→会計帳簿に記入する→帳票作成
　↓
②仕訳を会計ソフトに入力→会計帳簿に自動転記→帳票の自動作成
　↓
③仕訳の元データを会計ソフトに取り込み→会計帳簿に自動転記→帳票の自動作成

何より手書きで作業をすることで、そこに掛かる時間というのはどうしても多くなってしまいます。

他に方法がない場合には、それを仕事として続けることが必要となりますが、時間を短縮できる効率的な方法があるのであれば、非効率な方法を続けることで他と比べて時間的なロスが発生しているというのは意識しておきたいところです。

時間的な問題だけでなく、作業を行う人自体のモチベーションにも影響することも考えられます。

パソコンやスマホがこれだけ普及した世の中で、芸術などクリエイティブなものではないのに、手書きで長時間処理をするということに違和感を感じる人もいるでしょう。

手書きでなくても、パソコンで作業していることでも、非効率ということもあり得ます。紙を見ながら、Excel等のデータに入力して、紙に印刷する。その印刷した紙を見ながら、会計ソフトに入力している。

一人で行っている場合には、非効率であることを認識して改善し易いですが、それぞれの作業を別々の人が行っている場合には、意外と違和感を感じないことが多いようです。

それでは、非効率は全て排除していくべきなのでしょうか。

非効率が効率に繋がることも

非効率な作業を全て無くすということは現実的ではありません。何かを始めるときには、非効率なことから生まれるものもあります。

言葉遊びのようになってしまいますが、非効率なことがあるからこそ効率化があるとも言えます。

最近高校生になる娘に、パソコンでの作業をお願いする機会がありました。春休みで時間があるということ、今まで家でパソコンを使っている姿を見たことがなかったので、これからパソコンも使えるようなった方がいいのでは、ということもありました。

学校でパソコンの授業があったりするので、自分が高校生ぐらいの頃に比べれば、断然慣れている方ではありますが、伝えることは多くなります。

そんなときには、いきなり難しいことからではなく、パソコン操作に慣れる意味でも、単純作業というのはピッタリです。

本に載っている規定のひな型をパソコンでWORDに入力して、データとして活用する。

そもそもで考えれば、そういったひな型のデータがもらえるような本を選ぶ、スキャンでOCR認識させてデータ化を試みる、など工夫出来ることはあったかと思います。

しかしながら、何十ページのものというわけでもなく、何時間もかかる作業というわけではないので、パソコン操作に慣れるという意味でも楽しんで出来たようです。

これがずっと定期的に続くとなると、ただの非効率ですが、ここから上記で挙げたようなデータでもらうことやスキャンすることなど、工夫すべきことを伝えながら、自分で効率的な方法を考えられるようになるかもしれません。

あくまで理想ではありますが、こうしたことの積み重ねが効率化への近道なのかなと思います。