特別なことがないと思った時こそスケジュール管理を活かす

日々の仕事の中では、目まぐるしく動き回る日もあれば、静かに黙々と業務をこなす日もあります。

どちらがいいとか悪いとか、そういったことではありませんが、目まぐるしく動き回った後の方がやり切ったと強く感じることが多いかもしれません。

そんな時こそ心に留めておきたいことについて、考えてみます。

目まぐるしく動き回る日

業務の内容にもよりますが、今日は目まぐるしかったなと感じることはあるでしょう。

外回りであれば、いくつも訪問先を回り、人と会って、商談をまとめていく。合間に、商談内容のまとめをしながら、次の訪問の準備をする。

内勤であれば、会議や打合せが続き、合間に他の業務を進めながら、限られた時間を有効活用しようとする。

どちらにしても、人との関わることが多く、スケジュールが埋まっていて、次々に予定をこなしていくようなイメージでしょうか。

そういった日のスケジュールを見返してみると、訪問・移動・来客・打合せ・会議などが目白押しで、色で予定を分けている場合であれば、カラフルなスケジュールになっている場合が多いです。

場合にもよりますが、全て自分で積極的に予定を組んでいるというよりは、色んな予定が入ってきているような状態かなと。

そうすると、自分のコントロールが効かない部分が多くて、自分の意志とは離れたところで、スケジュールが進んでいくので、目まぐるしさというのを感じてしまうのでしょう。

だからこそ、1日の終わりの疲労感はより大きいものとなり、ぐったりしてしまうこともあります。でも、それが色んなことをやり切ったことから来るものだと思えば、達成感や充実感として捉えることも出来ます。

静かに黙々と業務をこなす日

反対に、静かに黙々と業務をこなす日の場合はどうでしょうか。

1日の予定を組んで、自分でコントロールしながら業務を進めていく。何時にどこそこに行く、何時にだれか来る、ということがないので、自分でタイミングを決めることが出来ます。

外部からの刺激という意味では、動きが少なくなるので、静かに黙々と業務をこなすことにはなります。場合によっては、単調な日々を過ごしていると考えられなくもありません。

自分で決めたことを、淡々と進めていく。常に外出したり、打合せ・会議をしている人にとっては、退屈であると感じてしまうかもしれません。

周りから見ても、出掛けていく姿や打合せ・会議に入る姿を頻繁に見ていると、何かしているというイメージが付きやすく、分かり易いとも言えます。

自席で静かに黙々と業務をこなしていると派手な動きがあるわけではないので、やっていることが見えにくいというのは否定できません。

どれだけ効率的に業務を進め、人より多くの業務をこなしていたとしても、その成果はパッと見て分かるということはあまりないでしょう。

自分としても静かに黙々と業務をこなしているだけでは、モチベーションが保てず、周りの人や別の日の自分がめまぐるしく動き回ったていた時と比べてしまい、成果が見えにくくなることもあるでしょう。

そういった日が続くと、余計にそういった思いを持ってしまうのかもしれません。

成果という点で振り返ると

私自身は、業務内容としては、外出・打合せ・来客・内勤がひと通りあって、時期によって波があります。

今週来週は、事務所で内勤で作業する業務が多い。その次の週は外出が多い。この週は来客が多いなど、ある程度効率的にスケジュールを管理するという意味で、偏らせているという部分もあります。

自分で決めた予定でありながら、作業が多い日が続くと、成果が上がっているのか不安になることもあります。

目まぐるしく動き回っていると、新しい仕事の話であったり、新しい試みを進められる、など今後に直接繋がる成果が見えることがあるので、頻度は少なくても、それまでの苦労が報われたような充実感を味わうことが出来ます。

作業として積み上げていくことは、目に見えにくいところが多いので、マメに成果を確認することが大事です。

今日はこれとこれをやった、時間は掛かっているけどだいぶ進んできている。こうした短期的な振り返りもそうですが、週や月単位での振り返りも有用です。

その時には、記憶だけでは曖昧になってしまうので、スケジュール管理で記録したものを見返す方がより実感が湧いてきます。

こういった場合、スケジュール管理の記録を見返してみると、思ったよりも成果が出ているものです。

次の外出の時までに必要な資料を作成する場合。通常必要な資料だけでなく、自分でコントロールしてスケジュール管理することで、プラスアルファの資料も用意する余裕を持つことが出来る。

日々の処理をしながら、疑問点や問題点をピックアップして、改善のための提案書を追加する。こうしたことは、目まぐるしい日々が続いていれば、カバーすることは難しいところです。

もちろん、スーパーマンみたいに何でもこなせる人は稀にいるかもしれませんが、そこを基準にしてしまうと後に続かなくなります。

その時々に劇的な解決を実現することと同じくらい、その後も粛々と継続することが大事なのですが、なかなか評価されないところではあります。

おわりに

社会人になってからは、夏休み期間中と聞くと、少しモチベーションが上がらないと思うこともあります。実際に休みとなっても、上手く過ごせるとは限りませんが、休みの人がいるとちょっと羨ましいなと感じてしまうからかもしれません。


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この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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