次のアクションを登録するクセを付ける

プライベートでも仕事でも、何かを頼まれたり、これやらなきゃと思ったときには、はっきり覚えているのに、その直後にはすっかり忘れている。

私自身も、こうしたいわゆるタスク管理というのは、昔から苦手で、記憶力のみで何とか対応しようと頑張っていました。

しかしながら、人間誰しも年齢と共に記憶力は落ちていくのは避けられません。

こうした抜けを防ぐために、ある時から実践し、今も続けていることがあります。

あくまで一つの方法で、自分に合う合わないがあるかと思いますが、同じように悩まれている場合には試してみる価値はあるかもしれません。

スケジュールを登録するツールを選ぶ

日々のスケジュールについては、何かしらのツールを使っていることが多いでしょう。

もしも、何も使わず記憶だけで対応していて、抜けがあるのであれば、何かしらのツールを使うことをおススメします。

特にこれがおススメというものはありませんが、手帳などの紙でも、カレンダーアプリなどのシステムでも、何でもいいのでとりあえず始めやすいものからすぐに始められるものが良いのかなと思います。

あえて条件を付けるとすれば、常に持ち歩けるものというところでしょうか。

記憶力が落ちてくることは避けられないので、それを補うためのツールを使いましょうという主旨ですが、記録することが出て来たときにすぐにメモせずに、後でとか後日としてしまうと、記録すること自体を忘れてしまう可能性があります。

そのため、その時にすぐに記録出来るということはかなり重要になります。

ここで手間取ったり、面倒くさい作業が発生してしまうと、記録するということ自体のモチベーションが上がらず、継続出来なくなる恐れがあります。

私の場合は、仕事に関するものはグループウェアのカレンダー機能・ToDoリスト機能を、プライベートに関するものはスマホのタスク管理アプリを利用しています。

この辺りの利用方法などについては、別の記事でも取り上げています。

表に出ているスケジュールだけがスケジュールではない

タスクの登録は日時を指定する

いわゆるタスク管理と呼ばれるものは、やるべきことをリスト化して、完了・未了を振り分けて管理していくという認識ですが、なかなか上手くいかないこともあります。

私自身も色々と工夫をしながら、自分に合った方法というのを模索してきました。

言いたいこと・やりたいことがあったらいつするのか決める

この記事でも書きましたが、タスク管理をするタスクというのがどうしても続けることが出来ず。

それだったら予定している日を無理やりにでも決めて、必要な時間の枠を取っておくというスケジュールにしておくのはどうかと考えました。

そうすれば、きちんと記録もされることになり、後からその日の何時から何時に実行するのかを決めれば運用し易いのではという思い付きです。

この方法であれば、

タスクが出来る
 ↓
実行予定の日付のカレンダーに登録
 ↓
実行までに何時からどれぐらい掛かるか登録
 ↓
実行

という流れで、その場ですぐに登録出来て、実行までのステップを明確に出来ます。

こうした運用に変えてから、この予定は覚えておかなければというプレッシャーも減って、目の前のことに集中し易くなったように感じています。

しかしながら、気を付けている点はもちろんあります。

次のアクションを登録するクセを付ける

タスクをカレンダーに登録することで、実行までの流れを作ることは出来たのですが、これで安心というわけではありません。

タスク自体が抜けてしまうというリスクがあります。思い付いたタスクは、登録すれば実行はし易くなったとはいえ、そもそもタスクを作り出せなければ、やるべきことが抜けてしまいます。

人から依頼されて発生するタスクであれば、依頼されるというきっかけがもらえるので、問題ありません。

自分からこれをしてからこれをする、というようなタスクを考える場合には、タスク自体が抜けないように気を付ける必要があります。

そうしたタスクの抜けがないように、次のアクションを登録するクセを付けるようにしています。


例えば、仕事で質問を受けたことを後日メールで回答する場合。

会社に戻ってから、調べてすぐにメールで送ろうと思っていたのに、別の仕事が入ってきて、時間が取れず、後日回答しようと思っていたものの、そのまま忘れてしまう。

後日、先方から催促の連絡を受けるということは避けたいところです。

こういった場合には、

「質問内容の確認」

というタスクをいつするかをまず登録します。


そのタスクの実行後、すぐには質問の回答が出来ないため、

「質問内容の回答について調べる」

というタスクが発生したとします。またそのタスクをいつするかすぐに登録します。

そして、タスク実行後に回答内容をまとめることが出来ました。


そのままメールせずに、後日内容を精査した後で回答するとした場合には、

「内容確認後、質問内容の回答をメールで送る」

というタスクを新たにいつするか登録します。

これで忘れてしまうというリスクを抑えることが出来るでしょう。

こんなに細かく管理せずに、まとめてやってしまった方が効率的ではというご意見もあるかもしれません。

もちろん、まとまった時間を常に確保出来れば問題ありませんが、なかなか思うように進まないこともあります。

そうすると、どうしても細切れの時間をつなぎ合わせていく方が効率的な場合もあります。

常に意識しておくのは、一つのタスクを終えた時に、次のアクションがあるかないかということ。

次のアクションがある場合には、すぐに登録しておく、ということを数珠つなぎのように続けていき、他のタスクも同じように積み上げていくことが大事なのかなと思います。

おわりに

やらなければいけないことは、意外に思い付くものです。でも、数が多いと記憶に留めておくのが難しくなるので、それをメモするクセがあると後々役に立つことも多いのかなと思います。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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