今気付いたことを今やるか後でやるか

日常を過ごしていく中では、仕事でもプライベートでも、やるべきことであるタスクのようなものを一つ一つ完了させていくことの積み重ねが重要となります。

そうしたタスクは日々発生していくものであり、定期的に発生するものや突発的に発生するものもあるでしょう。

今回は、そうした突発的に発生したタスクについての対応方法について考えてみました。

タスクの種類

ここでは、仕事でもプライベートでも、日常的にやるべきことをタスクという単位で区分けしていくことを前提として話を進めていきます。

どこまで細かく区分するかは、人それぞれですが、

・〇さんと打合せする
・梅田に買い物に行く
・ドラマ「〇」を観る
・・・

のようなイメージでしょうか。

こうしたタスクの種類はざっくり言えば、

①事前に予定しているタスク
②突発的に発生するタスク

の2つのパターンに分けることが出来ます。


①事前に予定しているタスク
既にスケジュールに組み込まれていることが多く、自分で決めた時間や決められた時間に従って、タスクを実行することになります。

前もって予定が分かっているので、確実にタスクを実行し易くなりますが、スケジュール的にあまりガチガチにタスクを詰め込み過ぎると、予定が狂った場合に対応出来なくなってしまうので気を付ける必要があります。


②突発的に発生するタスク
自分の想定外で他人の依頼などで発生する場合が多く、タスクの実行スケジュールを決めるところから始める必要があります。

急に自分で思い付くということもあるでしょう。

状況によっては、タスク自体を忘れてしまうこともあるので、その管理については注意が必要です。


理想としては、全てのタスクを①事前に予定しているタスクとして実行することで、スケジュール管理も含めてコントロール出来ることでしょうか。

それでは、②突発的に発生するタスクにどのように対応していくべきなのか。

すぐに実行する

急ぎの依頼が来た、急にいいアイデアが思い浮かんだ、こういう状況は想定されるものです。

依頼の仕方としての良し悪しは別として、すぐに対応が必要な場合であれば、他のタスクの緊急度を勘案して、すぐに実行するという選択肢もあるでしょう。

パッと思い浮かんだアイデアを忘れないうちに、すぐに試してみたいということもあり得ます。

しかしながら、何でもかんでも、すぐ実行していたら、キリがないですし、予定していたタスクが実行出来なくなって、他に影響してしまうかもしれません。

そうした場合には、すぐ実行する基準を決めておくのも一つの方法です。

例えば、今実行してもそれ程時間がかからないタスクであれば、すぐに実行するなどです。

私の場合は、②事前に予定しているタスクの緊急度などを確認した上で、その突発的なタスクにかかる時間が5分以内と見込めれれば、すぐ実行するようにしています。

もちろん、時間は5分以上掛かりそうだが、今すぐ対応しないといけないというタスクであれば、最優先ですぐに実行することになりますが、そんなタスクというのは案外ないものというのが実感するところです。

人からの依頼で、相手は焦っていて今すぐの依頼であっても、冷静に話を聞いてみれば、今ではなくても問題ないということもあります。

相手の気持ちとしては、後回しにされたというので、心象が悪くなることも考えられますが、それも対応の仕方によるところが大きいかなと思うところです。

後で実行する

前項のような突発的なタスクであっても、内容によって、後で実行するという判断が必要な場合もあります。

こうした場合にも、後で実行する基準を決めておくのも一つの方法です。

例えば、一定時間以上掛かる見込みの場合には、後で実行するなどです。

私の場合は、その突発的なタスクに5分以上掛かる、あるいは、時間が読めない場合には、後で実行するようにしています。

もちろんこうした基準があっても、状況によって、すぐに実行することが必要な場合があるというのは、前項で書いたとおりです。

このように後で実行するとした時には、気を付けておく点があります。

それは、確実にタスクを実行するための仕組みを作っておくこと。

今すぐは出来ないので、後でやっておきますね・・・、と言ってそのまま忘れてしまう。

色んな場面で見聞きする事例です。

特に仕事であれば、相手の信頼を失って、損失が発生してしまうかもしれません。

これやっておかなければ、とせっかく自分で気付いたのに、そのまま忘れてしまうとなれば、後々後悔するかもしれません。

こうした後で実行することを担保するポイントとしては、「日時を決める」「メモする」などです。この辺りの考え方については、別の記事でも取り上げています。

保留事項を忘れないためのひと工夫

次のアクションを登録するクセを付ける

焦ってやってしまうと、ミスが起こり易くもなるので、落ち着いて向き合うという意味でも、後で実行することのメリットはあるのかなと思います。

おわりに

急にこうしたらいいんじゃないか、ということを思い付くことが結構あります。

その時には、早く試してみたいという気持ちが先行して、そのままやってみたら、とんでもなく時間がかかって、収拾がつかなくなったり。

それはそれでいいのかもしれませんが、時間管理という観点では失敗かなと思うので、そのバランスは取っていきたいところです。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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