完結出来るタスクと継続するタスクを組み合わせる

1日のスケジュールを考える際には、やること一つ一つをタスクとして認識して、それらを組み合わせていくという方法があります。

時間を決めてきっちり時間の枠に組み合わせていくのか、その日にやるべきタスクだけ挙げておいて、状況に合わせて順番を変えていくのか。

実行の仕方は色々とありますが、タスクの積み上げというのはおおよそ共通している考え方と言えるでしょう。

しかしながら、タスクの組み合わせ方には、工夫も必要です。

出来ることは多くないと認識する

以前と今とでは、スケジュールの管理の仕方は変わってきています。

当たり前と言えば、当たり前ですが、最近は特にスケジュール管理をする意識を強く持つようにしています。

年齢を重ねてきたことで、記憶力というか注意力が一定でないことを実感するようになったというのが一つの要因ではあります。

経験が増えてきたことで、ちょっとしたことであれば何とかなるという鈍感さが増してきているというのもあるのかもしれません。

今では考えられないですが、以前はスケジュール管理は、外出や人と会う予定だけ記録していて、他のやるべきタスクは記憶だけで回していました。

それでも、何とかなっていたので、やり方によるかもしれませんが、ひとつの方法なのかもしれません。

ただ、「今日は〇と〇〇と△と△△をやって、時間があったら◇をやって・・・」と自分が出来ることを過大評価してしまい、場合によっては、予定していたタスクを1個ぐらいしか出来ず、その日が終わるということも結構ありました。

タスクを繰越していくこと自体は、特に問題ないですが、それが日常的に続いていくと、タスクが終わらない消化不良の気持ちがずっとあり、期限に間に合うように終わるだろうかという不安が常に付きまとってしまいます。

今考えれば、常にふわふわした感覚で過ごしていたので、精神的にしんどい状況だったのだと思います。

常に頭が重いという感覚でしょうか。

そんな状態から、税理士として独立開業するタイミングで一念発起して、スケジュール管理を時間単位で行うことにしました。

まず始めたことは、時間を記録するというところから。

これは何も自分で編み出したわけではなく、タスク管理・時間管理の書籍や情報をそのまま真似ただけです。

本格的に記録をするようになって3年程経ちましたが、最初の頃も、今でも変わらず感じることは、1日に出来ることは限られている、ということ。


「今日はこれを終わらせるぞ!」

と意気込んでスケジュールを組んでみても、

「あれ?これだけしか時間取れないから終わらない・・・。」

ということはよくあります。

集中力はいつまでも続かない

場合によっては、1日の予定を全部一つのタスクに集中させて、その日に完結させることが出来るかもしれません。

しかしながら、同じようなことを長時間続けようと思うと、なかなか集中力が続かない。

仕事であれば、集中力だとか言ってる場合じゃないのでは?というご意見もあるかもしれませんが、現実的に集中出来なくなるので、どうしようもないところです。

もちろん集中力が切れたからといっても、急に作業が止まるということはありませんが、注意散漫で作業がなかなか進まないなど、非効率な状態が続き、疲れも蓄積してきて、次に影響するかもしれません。

もちろん、人によっては、無理やりにでも集中力を持続させて気合で乗り越えられるかもしれませんが、私はなかなか難しいところです。

スケジュール管理自体は、予定と大体の所要時間を登録しておき、その日の早朝に1日のタスクを時間割のように当てはめていくようにしています。

その時に、今日一日は一つのタスクを終わりまで、とすると、正直朝からげんなりしてしまい、やる気が半減してしまいます。

仕事が嫌なのか?と思われるかもしれませんが、そんなことは全然なくて、特に独立してからは仕事に対するいわゆるストレスのようなものは激減していて、仕事に行きたくないということはほとんどありません。

そんな状態でも、集中力が続かないぐらいの長いタスクとなると、気が重くなるので、タスクの組み合わせを考える必要があります。

完結出来るタスクと継続するタスクを組み合わせる

仕事でもプライベートでも、やろうと思ったタスクが終わると、達成感で気分が高揚するものです。

それは、時間の長短や作業量の多い少ないはそれ程影響しないものかもしれません。

長期間のプロジェクトを多くの工程を経て終えた時の達成感は、もちろん大きなものかもしれませんが、それまでの過程の中で、小さな達成感を積み上げているものであり、ひと区切りではあっても、そこで全ての喜びが爆発するということは意外とないものです。

例えば、私自身は税理士資格の取得に10年ぐらいかかっています。

社会人になってからの10年なので、結構な時間と労力が掛かりました。

合格した時の喜びは、格別でしたが、それまでに積み上げている中で小さな達成感を感じつつ、それがようやく花開いたという感覚で、ホッとしたいうのが正直なところです。

だからこそ、日々の小さな達成感を大事にするようにしています。

小さな達成感を積み上げる

そのため、日々のスケジュール管理においても、小さな達成感を得られるような完結できるタスクを入れ込むようにしています。

内容は色々ですが、30分~1時間ぐらいで完結するタスクを1つ以上入れ込むようにしています。

そして、1回では終わらないけれど、何回か続ければ終わるような継続するタスクも分解して入れ込むように意識しています。

あまりに長期間に渡るタスクだと、達成感を得るスパンが長くなってしまうので、適度に大きめの達成感を得られることも必要かなと思っています。

特に単調なスケジュールが続くと思う時には、自分で変化を付けられるので、有用かなと思います。

おわりに

夢中になって1日があっという間に過ぎるというのも、ある意味充実しているのかもしれませんが、自分がコントロール出来る範囲は持っておきたいものです。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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