リカバリー出来るぐらいの余裕を持っておく

どんなに簡単なことでも、頻度やその時の状況によっては、ミスが起こり得ます。

何事も完璧というのは難しいところでしょう。

私自身も信じられないことが起こることもあります。つい先日も、頭で理解していることと、やっていたことが違っている、ということがありました。

そうしたことにどう対応していくべきか。

ミスがないのが一番

当たり前の話かもしれませんが、ミスなく完璧にこなせれば何の問題もありません。

全てが自分の思うとおりに物事が動いていき、全容を常に把握してコントロール出来ている。

こうしたことは理想ではありますが、現実的には難しいところです。

実際には、起こり得るミスを想定して、ミスが起こらない仕組みを整えて、出来るだけミスが起こらないことを目指すというのが現実的です。

例えば、Aさんから話を聞いて、その内容を図解して、対応方法を提案するという場合。

ミスがないというのは、Aさんの話の内容を完璧に理解して、図解の作成のデザインからイメージまで完璧に再現した上で、相手が求める対応方法を全て網羅するというところでしょうか。

これを特に意識することなく、サラッと出来ればいいのですが、ミスを防ぐための仕組みは用意しておきたいところです。

ミスを防ぐ仕組みをちりばめる

前項の例でいえば、ミスを防ぐ手立てはあらゆるところで講じる余地があります。

まずは、Aさんから話を聞く時。

一人で聞くのではなく、複数人で聞く方が内容の捉え方の勘違いを防ぐことが出来ます。もちろん、全員が他の人任せにせず、それぞれに聞き取る意識が必要ですが。

相手の承諾を得た上で、ボイスレコーダーなどに録音するなど、記憶だけでなく、記録も合わせて取っておくことで、後で検証することが出来ます。

後日、聞き取り内容がAさんの意向に沿ったものか、まとめた資料の確認をするということも有効でしょう。

どうしてもその場の話だけでは伝わり切らないこともあるでしょうし、Aさん本人も少し枝葉の部分は考え方が変わっていることもあるので、再確認というのは手間はかかりますが、後々の修正等の手間暇を考えれば、必要な作業といえるでしょう。

次に、話の内容を図解する時。

話の内容自体の聞き取りが上手くいっていて、文字での表現がある程度出来ていたとしても、図解することでそのイメージがガラッと変わってしまうこともあります。

イメージばかりに捉われてしまうと、話の内容が全て図解に表現し切れないこともあるでしょう。

詳細なことばかりにこだわり過ぎると全体が見えにくくなったり。

その辺りのバランスは難しいところです。それも他の人に相談する、チェックしてもらうなども有効な手段ですが、Aさん本人に聞くのもひとつの方法です。

もちろん、依頼した仕事に対して、頻繁に確認されることを嫌う方もいるでしょう。

その辺りも含めて依頼しているのに・・・。

確認の仕方にもよりますが、仕事だからこそきちんと確認する必要があるとも言えます。

可能かどうかは別として、そうした丸投げのような依頼は受けずに、一緒に作り上げていくことを共有出来る依頼を受けたいという気概は持っておきたいものです。

こうして出来た聞き取り内容の図解を元に、その対応方法を考えることが出来れば、大きなミスは防げるでしょう。

提案する対応方法については、ある意味正解はないものかもしれません。相手が満足してくれれば正解なのか、間違いがなければ正解なのか。

こうした判断は難しいところですが、目指すところは両方になるでしょう。そのために、自分の経験や知識だけでなく、他の人の経験や知識をお借りしながらでも、最適なものを考えるべきでしょう。

リカバリー出来るぐらいの余裕を持つことも大事

ミスがない、ミスを防ぐ仕組みを作る、ということも大事ですが、ミスが起こった場合の対処を考えておくことも必要です。

ミスに対するリカバリ方法を考えるということは、ミスを防ぐ仕組みを更に強化するということにもなります。

しかしながら、リカバリするにしても、時間がかかることもあります。ミスの事実を把握し、原因を探りつつ、リカバリ方法を決定する。

締切や期限がある場合だと、時間切れでリカバリが出来ないということも考えられます。

だからこそ、普段からリカバリできるぐらいの余裕を持つことが大事になります。

期限ギリギリに何とか間に合わせた!というのは、ドラマや映画などではスリリングで面白いものですが、現実的には何事も起こさないことが一番すごいことでしょう。

こうして、大きなミスを完全に防ぎつつ、小さなミスのリカバリをしながら、平常運転を続けていく。

エンターテイメントとしてみれば、面白みに欠けるかもしれませんが、日々の仕事としては、常にスリリングで、目に見えにくい攻防があり、やりがいとしては大きなものなのかなと思います。

おわりに

締切や期限が比較的多い仕事なので、余裕を持ったスケジューリングというのは永遠の課題で、常に意識しておきたいところです。


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この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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