オンライン面談を求められる場合とその対応

税理士として独立開業してから、対面でお会いするだけでなく、オンラインで面談する機会が増えてきました。

特に専門的な知識や設備を導入しているわけではないですが、サービスとして提供することが出来るようになってきました。

当初の予定とは違っているけれど

2019年10月に税理士として独立開業した当初は、オンライン面談も含めたサービス提供を想定していました。

多くの税理士事務所では、クライアントと顧問契約を締結して、毎月顧問料をいただきながら、定期的に面談していくという流れが多いようです。

その面談は、実際にお会いして対面で実施することが多く、オンライン面談にも対応している事務所というのはごくごく一部という状況でした。

私自身も、この顧問業務については、当初からオンライン面談をメインとしては考えておらず、どちらかというと、スポット的な税務相談など単発サポートとして提供するサービスでオンライン面談をメインで利用いただくことを想定していました。

事務所ホームページにも、単発サポートのメニューを掲げて、申込もWebから出来るように申込フォームを用意して、決済方法もオンラインのクレジットカード決済などを取り入れたり。

開業して数か月は、とにかく環境整備だけをしていた印象が強いです。もちろん、申し込み自体も全然なかったというのも、影響しているのでしょうが。

やっと環境整備に目途がたったかなというのが、年が明けた2020年2～3月ぐらいの時期でした。

そこで、劇的な変化が訪れることになります。

コロナ禍の始まりです。

そこから、周りの環境が激変していきました。

人との接触が制限される中で、これまでの仕事のやり方を変えていく必要があり、リモートワークなどオンラインで仕事をするというスタイルが急速に浸透していきました。

そんな中で、オンラインを利用するためのシステムやツールなども急速に発展してきて、金額含めて導入に対するハードルはどんどん下がってきています。

私自身も、リモートで仕事が出来る環境を更に整えつつ、世の中もオンライン面談が当たり前の状況というのがいつの間にか出来上がっていました。

オンライン面談を求められる場合

コロナ禍の期間の中でも、緊急事態宣言が発出されたり、新規感染者数が増加し続けている時には、外出制限や人との接触を避けるなどじっと閉じこもる時期もありました。

2年が経過しようとしている今では、ある程度緩急をつけれるようになってきたのではないかなと感じています。

もちろん全てが以前の状態に戻って、対面になるということはありませんが、選択肢の一つのような状態になったかなと。

私自身も、積極的にオンライン面談をプッシュするということはなくて、ご希望があればというスタンスでサービスを提供しています。

そんな状況だからこそ、フラットな視点でみれると思うのですが、オンライン面談は以前から一定の需要はあったのだということを改めて実感しています。

以前から取り入れていた人からすれば、何を今更という感じかもしれませんが、従来のやり方に固執し過ぎていたのかもしれません。

オンライン面談を希望される場合には、いくつか理由があります。
ここでは私が実際にお聞きした主な理由を２つ挙げてみます。

一つは、小さなお子さんがいる場合。

私も子供がいるので、分かる部分があるのですが、小さな子供がいると、決められた時間に決められた場所に行くというのがなかなか至難の業になります。

子供の体調や機嫌だったり、準備に時間がかかったり、不確定要素が多すぎてなかなか思うように動くことが出来ないことが多いです。

何とか時間通りに面談の場所にたどり着けたとしても、いつもと違う環境にお子さんが戸惑ってしまい、ぐずってしまうこともあるでしょう。

もちろん、面談場所をご自宅にしてこちらから伺うことも可能ですが、来客を受け入れる準備はそれもまた別の労力が必要となります。

そんな場合に、オンライン面談が利用出来れば、とても助かると言っていただくことが多いです。

実際には、横でお子さんが泣いてしまったりすることもありますが、そうしたことも想定していれば、そんなに気になることもありません。

もう一つは、効率重視の場合。

効率にも色々とありますが、外出に掛かる時間を省くというのが一番多いかなと。

移動時間もそうですが、それだけではないようです。

その前後に発生する、人に会うための身支度や資料等の準備に係る時間なども必要なければ省きたいというところでしょうか。

実際、私の事務所と同じ町内など近いところの方でも、オンライン面談を希望される方が一定数いらっしゃいます。

確かに、人と会うとなると、それなりの準備は必要となりますし、それも仕事の時間と考えれば、省ける方が効率的ともいえます。

フル装備ではないが、工夫してみる

オンライン面談にも対応するようにしていますが、必要な設備は最低限のものしか準備していません。

カメラもマイクもノートパソコンに付属のものを使っていますし、システムも基本的には「Zoom」を無料の範囲で利用しています。

複数人でオンラインミーティングをする時には、LINEを利用することもあります。

全員がLINEで繋がっているなど条件付きではありますが、手軽ではあります。

LINEグループのビデオ通話を使ってオンラインミーティングしてみる

オンライン面談というと、ビデオ通話が基本となりますが、そこにこだわる必要もないかなと思うこともあります。

初めてお会いする方であれば、画面越しにでも相手のお顔などは見て、その存在を目で確認しておきたいと思ったりします。

しかしながら、既に何度かお会いしたり、事務所内の人など、旧知の方の場合であれば、毎回その確認はなくても支障がないかもしれません。

オンライン面談であっても、ビデオ通話であれば、相手のいる場所によってはどこでもいいとはならないこともあるでしょう。

自宅であったり、映したくないところであれば尚更かもしれません。

バーチャル背景などで見えないようにすることも出来ますが、姿形は映す必要があります。

仕事なんだから、オンラインでも身なりはきちんとするべき、というご意見もあるかもしれません。

しかしながら、場所や時間の制約を取っ払うという意味では、きちんと面談が成立するのであれば、身なりは何でもいいとも言えます。

会話がメインではなく、資料を見ながら説明をするという場合には、ビデオ通話という前提は必要ないでしょう。

１対１であれば、こちらのパソコンに遠隔操作で接続してもらい、画面を操作しながら、会話はLINEの無料通話をスピーカーで行うということも出来ます。

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これはあくまで一例ですが、工夫次第では、コストをあまり掛けずにオンライン面談を実施するのは可能な状況になっているといえます。