ネットで申し込みを受け付けていて感じる効果

仕事のお話をいただく際には、人からの紹介であったり、人が集まる場所でお会いしたりなど、ある程度面識や人柄などを見知っている場合が多いです。

税理士事務所に勤務している時は特にその傾向が強いものでした。

税理士として独立開業してからは、事務所ホームページから直接お申込みいただけるようにしています。

ネットで申し込んでいただくための環境整備

2022年5月12日現在では、ネットショッピングなどモノやサービスをネットから注文することのハードルは下がっていると言えるでしょう。

むしろそれが当たり前という感覚に近くなっているかもしれません。

特に2020年に始まるコロナ禍という状況が、その後押しをしたとも言えます。

税理士業界においても、サービス提供や仕事環境のオンライン化への対応を進めざるを得ない状況となっています。

私自身は、本当は、コロナ禍の前から事務所の場所に囚われない働き方やオンラインでのサービス提供を目論んではいました。

そうは言っても、後付けと言われても仕方ないところもあり、コロナ禍前か後かというところに特にこだわりはないのですが、コロナ禍という状況に後押しされたというの否定できません。

税理士として提供するサービスをオンラインで行うかどうかは別として、まずは仕事を受けるための方法として、ネットで申し込みを受け付けることも選択肢の一つと考えました。

こうした考え方は、独自に編み出したものではなく、ネットでの集客に力を入れていたり、そこに特化している税理士さんのホームページ・ブログ・書籍・セミナーなどから情報収集して、参考にしています。

まずは、事務所ホームページを作り、そこにサービスメニューのページを作って、申し込みフォームを作るところからです。

事務所の考え方にもよりますが、サービスメニューの料金表をホームページで開示している場合もあります。

問合せいただいてから、実際お会いして、見積もりを出して・・・、という流れも業務量と報酬のミスマッチを防ぐためには必要でしょう。

ただ、金額の目安はお互いに持っているもので、それが分かっていれば最初から断っていたのに・・・、ということの方が経験上多かったです。

そのため、申し込みフォームと合わせて料金表も一緒に掲載することにしました。

ホームページの作成・更新については、外注するのが一般的で手間暇がかからないかもしれませんが、ちょっとした変更や新しいメニューをタイムリーに掲載したいという思いがありました。

独立したということで、人に頼まないと進まないことを増やすのが嫌だったというのもあるかもしれません。

なので、WordPressでテーマを利用して自分でホームページを作成・更新するようにしています。

ホームページを立ち上げる時には、慣れないこともあり、時間が物凄くかかりました。

ページの作成・更新など慣れてきているところはありますが、知らない・分からないことが出て来ると時間をきちんと掛ける必要があります。

それでも、それを上回るメリットはあるのかなと感じています。

時間の制約が軽減される

ネットで申し込みを受け付けていると、申し込みする時間の制約がないというのがメリットの一つです。

申し込みする側であれば、24時間いつでもホームページからサービスメニューの内容を確認出来て、申し込みたいときに申し込みすることが出来ます。

24時間いつでも、というと夜中とか深夜をイメージするかもしれませんが、その人の事情に合わせた時間という意味合いが強いかなと思っています。

9~17時まで働いている人であれば、17時以降の夜の時間帯を選ぶことが出来たり、早朝の時間帯でもいいでしょう。

夜に働いている人であれば、仕事終わりの深夜や早朝でも申込することが出来ます。

相手の状況を考えて、タイミングを見計らわないくてもいいというのが、最大の効果とも言えます。

ただ、私の場合で、今のところではありますが、深夜の時間帯など世間一般の常識的な時間以外での問い合わせや申し込みというのはほとんどありません。

反対に、申し込みを受ける側としては、申し込みを受け付ける時間の幅が広がるだけでなく、それを確認する時間帯というのも自分の都合に合わせることが出来ます。

極端に言えば、好きな時に、好きなタイミングでというところでしょうか。

もちろん、相手あってのやり取りになるので、リアクションするタイミングや期日などはきっちり明示しておくことは必要です。

例えば、

12時までに受け付けた場合は、当日18時までに返答のメールを送ります・・・

受け付けた日の翌営業日の18時までに返答のメールを送ります・・・

など自分の事情に合わせて明示すればいいかなと。

ネットからだと、そういったルールを読まずに守らない人が多いのでは?というお話を見聞きすることもありますが、私の場合は今のところ多くはありません。

「受け付けた日の翌営業日の18時までに返答のメールを送ります」というのを基本にしていますが、1回だけ16時にホームページから問い合わせをいただき、翌日の18時までにメールをしようと思っていたら、当日18時過ぎにメールが来ない、と再度問い合わせをいただいたことがありました。

それも単なる勘違いだったので、きちんと読まれるかどうかは別として、ルールは明記しておくべきかなと思います。

営業や勧誘をホームページの問い合わせフォームから送ってこられる場合もありますが、営業・勧誘の場合は返答しない旨をきちんと明記していれば、興味のないことであれば自信をもって無視することも出来ます。

成約後のことに労力を割ける

1件の制約を取るためには、何度も足を運んで、見積もりを出して、確認して、交渉したりというのは当たり前だ。

営業をされている方からしたら、多かれ少なかれ、経験していることなのかもしれません。

仕事をするのに努力したり苦労するのは当たり前で、楽しようなんて甘い、というご意見もあるでしょう。

私もそう思います。

ただ、苦労するところは、考えておきたいところです。

何もない状態から、とりあえず話をしてみると、全然マッチングせずに話が流れてしまう。

サービス内容など求められていることと、提供出来る内容はマッチしているが、料金の話で最後に話が流れてしまう。

競合相手がいたり、駆け引きがあったりして、成約にこぎつけるためのテクニックなどはもちろんあったりするのでしょうが、全ての話でそうしたことをしていると、仕事が回っていきません。

下手をすると、そうした下準備に追われ過ぎて、本来注力すべき、成約後の仕事がおざなりになる可能性もあったりします。

相手から聞いておきたい情報、こちらから提示できる情報については、あらかじめ開示しておく方が事務手続きとしてはスムーズになります。

ネットからの申し込みであれば、申し込みフォームに必要な項目を設定しておくことで、洩れなく情報を事前に取得することが出来ます。

申し込みフォームの前段階のページにサービス内容などの詳細を記載しておけば、それを元に申し込みを決められたり、申し込みをしない、という選択をされる場合もあります。

事前に分かることであれば、未然に防いでおきたいところです。

そうすることで、成約後の本来の仕事の準備が出来て、そこに更に労力を割く時間を作ることが出来ます。

その後は、時間を掛けたり、労力を割いて、時には泥臭く仕事を行うこともあるでしょう。

その時間を作るために、前段階の手続きはスムーズにしておきたいところです。

おわりに

ホームページからの申し込みが増えてきたので、そこで感じる効果について書いてみました。

全てが自動で楽になるというわけではありませんが、以前と比べると、手続きに使う時間が減ってだいぶストレスが軽減されたなと実感するところです。


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最後まで読んでいただき、ありがとうございました!

この記事を書いている人

エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹(ふじぞの まさき)

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