確認する頻度・習慣があるものに予定を書き込む
スケジュール管理については、これまでもこのブログで何度か取り上げてきました。
自分が完璧に管理が出来ているわけではありませんが、色々と試行錯誤している中で、それなりに管理出来ているのではという自負も出て来たり。
そうした時に油断して失敗してしまうこともあります。
基本は決めている
税理士として独立開業するにあたり、自分のスケジュール管理をきっちりしようと思い立ちました。
自分の性格を考えて、自由になればそれだけルーズになり、歯止めが利かなくなるのを恐れたというのが本音のところです。
どうせやるなら徹底的に。
そう思って、１日のスケジュールを全て記録するところから始めてみました。
元々、手書きが苦手なこともあり、システムを利用することは必須でした。
どのシステムを利用するかなど、深く考え過ぎても迷うだけなので、ある程度勢いで導入することに。
以前、タスク管理の本を読んで、実践したいと思っていたものがあったので、その考え方を踏襲しているものを選びました。
特におススメであるとかそういうことではないですが、私自身が必要だと思った機能が最低限備わっていたというのが選んだ理由です。
今思えば、上記のスクリーンショットにある「タスク管理とライフログが一つに。」という機能を求めていたのかもしれません。
もしかしたら、他にも自分に合うものがあるのかもしれませんが、2018年7月から5年程使い続けられているので、それなりに自分に合っているのでしょう。
スケジュールを書き込む先の使い分け
あらかじめ予定を入力しておき、実績を記録していくという方法で、１日のスケジュールを記録しながら、予定の管理も実施しています。
本来ならば、ツールは一つで完結させた方がメンテナンスなどの面で効率的なのですが、なかなかそうはいきません。
特にスケジュールを共有したりする時には、そうした機能があるものを選ぶ必要があります。
残念ながら、上記の「Taskma」はiPhone上でしか利用出来ないものであり、パソコンなど他のデバイスと共有して利用することが出来ません。
スマホで手軽に使えることが第一条件でもあったので、そこは特に気にしていません。
でも、対策は必要となります。
そこで、仕事の予定はグループウェアのカレンダー機能に詳細に書き込む、家族の予定は別のカレンダーアプリで共有することにしました。
仕事のスケジュール管理に関しては、「Taskma」上では「業務」とだけ書き込んで、詳細はグループウェアのカレンダー機能に詳細に書き込んでいる。
別で、きっちりスケジュール管理をしているイメージです。
そのため、「Taskma」上では、プライベートと仕事の２種類のスケジュールに分かれているような状態です。
そこに、家族の予定は別のカレンダーで管理というのが加わったというところです。
決まりはないから、決まりを作る
カレンダーというのは、月単位であれば、その月の予定などを俯瞰的に見ることが出来て、スケジュールを組み立てる際には便利なものです。
私自身もその便利さをこれまで感じてきました。
しかしながら、「Taskma」アプリをスマホで利用するようになってから、予定を立てて、実行する流れを、そこで完結させてしまうため、他のスケジュール管理であるカレンダーなどを見る習慣がなくなってしまいました。
たまに見ることはあっても、習慣化していないので、後で予定があったことに気付くことも。
自分が関わるものであれば、実績の記録という作業が加わりますが、単に予定を書き込むだけであれば後から見返すということがなく。
そのため、予定を忘れていたということがたまに起こり得ます。
先日も、自宅のガス点検の日時を家族共有のカレンダーに書き込みしていたのに、そのことをすっかり忘れていました。
たまたま外出することなく、家でくつろいでいたので、何とか対応出来たのですが、久しぶりに予定をすっかり忘れていたという経験をしました。
原因は、「Taskma」に予定として書き込みを忘れていたこと。
共有のカレンダーに書き込みしたことで、安心していたのでしょう。
スケジュール管理には、こうしなければいけないという決まりはありません。
支障がなければ、スケジュール管理自体も不要なのかもしれません。
私の場合は、支障があるからこそ、スケジュール管理に力を入れている次第です。
完璧な仕組みというのはないものだと思っているので、工夫を重ねながら、決まりを作って、運用でカバーしていく部分は必須です。
初歩的なミスがあるとビックリすると同時に落ち込むものですが、気持ちを切り替えて、同じことが起こらないように決まりを作るというのが確実な対策なのだと思っています。
おわりに
大きな影響はないにしろ、自分でもビックリするような初歩的なミスが起こることがあります。
何事も完璧なことはないと思って、コツコツと今出来ることを積み重ねるのみです。
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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
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