利用しているクラウドサービスが使えなくなった時にどうするか

先日お会いした方の利用しているクラウドサービスが突然使えなくなったというお話を聞く機会がありました。

サイバー攻撃によって、サーバーがダウンしてしまい、アクセスが出来なくなったということでした。

それから約１ヵ月が経とうとしていますが、まだ復旧はされていないとのこと。

だから、クラウドサービスはダメだ、というのは極論過ぎるかなと思いますが、そうなった時に実際問題どうするかというのは考えておきたいところです。

会計・税務ソフト

仕事で利用する会計・税務ソフトの中にはクラウドサービスのものがあります。

会計ソフトについては、インストール型のソフトをメインに使っていて、基本的には利用している端末にデータが保存されています。

それだけだとデータ消失のリスクがあるので、そのバックアップデータをクラウドサービスのDropboxに保存しています。

そのため、会計ソフトへの入力などの業務がたちまち滞るということはありません。

ただ、一部マネーフォワードやfreeeといったクラウド会計のソフトも利用しており、そのサーバーがダウンするなどして、利用出来ないとなれば、途端にそれらのソフトを利用した業務はストップしてしまいます。

利用出来ない期間が短期間であれば、業務スケジュールの調整で対応出来ますが、長期間であったり、期限が迫っているとなると別の対応が必要となります。

方法としては、その時利用可能な別の会計ソフトに入力し直すという選択肢しかありません。

私の場合であれば、メインで利用しているインストール型の会計ソフトになります。

もしも、クラウド会計の入力データを何らかの形で取り出せるのであれば、そのデータを加工して、インストール型の会計ソフトに取り込むことで掛かる時間やミスを減らすことが出来るでしょう。

ただ、クラウド会計のサーバーがダウンして、アクセス出来ないのであれば、データを取り出すこと自体が難しいかもしれません。

最悪の場合は、一から仕訳を別の会計ソフトに入力していく必要があります。

クラウド会計ではデータの取込などで処理していたものを、通帳コピーや請求書など紙の資料を元に入力していく場合には、確実に時間が掛かってしまいます。

普段から資料をデータで管理して、それを加工して、会計ソフトに取り込むという流れを作っておけば、こうした事態にも対応し易いでしょう。

効率化とは相反することもありますが、特定の会計ソフトに依存し過ぎない体制というのも必要なのかなと思うようになりました。

税務ソフトについては、ベンダーのサーバーにあるデータを読み込んで、手元の端末で処理して、終わったらベンダーのサーバーにデータを戻すというような流れです。

ベンダーのサーバーに接続できないという事態になれば、たちまち業務がストップしてしまいます。

こちらも会計ソフトと同様に、別のソフトで対応することになるでしょう。

会計ソフトと違うのは、決算申告など１年に１回の処理のものが多いので、最悪の場合、前期の申告書の内容を元に手動で入力するとしても、会計仕訳ほどは時間がかからないというところでしょうか。

データ管理

前項で少し触れたように、データ管理については、クラウドサービスであるDropboxを利用しています。

仕事に関係するデータは全てDropboxに保存しているので、これが利用出来ないとなると業務が完全にストップしてしまいます。

ただ、Dropboxについては、オンラインのみでの利用ではなく、オフラインでも利用出来る設定にしています。

Dropboxホームページ
よくある質問
「オフラインアクセス可」のファイルと「オンラインのみ」のファイルの違いは何ですか？

　

利用しているパソコンにもデータが保存されるため、オンラインでなくてもデータを利用出来るというのはメリットですが、利用しているデータ容量が増えれば、利用しているパソコンの容量を圧迫するというのがデメリットでもあります。

規模の大きな会社などであれば、こうした運用は難しいでしょう。

ただ、私の場合は、容量的にはしばらく問題なさそうです。

もしも何年後かに必要であれば、違う運用を考える予定です。

こうした状況なので、もしもDropboxが利用出来ないという事態になっても、たちまち困ることはないかなと。

ただ、Dropboxを利用して、色んなデバイスでデータを共有しているので、そうした機能が使えなくなり、業務効率は落ちてしまうでしょう。

短期間であれば、データのやり取りなどで対応出来るかもしれませんが、長期間となると、別のクラウドサービスに移管するなどの検討が必要となってきます。

グループウェア

仕事を行う上で、データ管理と同じぐらい利用しているのが、グループウェアです。

スケジュール管理であったり、業務進捗の管理など、顧客に直接関わる情報だけでなく、仕事をする上での色んな情報やデータのやり取りに利用しています。

特にスケジュール管理においては、外出や来客などの予定だけでなく、作業の予定なども登録しているので、これが利用出来ないとなると、業務に支障が出て来ます。

今利用しているのは、MyKomonのグループウェアですが、完全なクラウドサービスになります。

サーバーに接続出来ないとなると、利用出来なくなるでしょう。

一応、バックアップ体制などの案内などは分かり易いところに出ています。

　MyKomonサポートページ
　バックアップ体制について

　

短期間での復旧が実現出来るかもしれませんが、その場合でも日々のスケジュール管理は進めておきたいところです。

MyKomonのスケジュール機能については、正式版ではないですが、Googleカレンダーとの連携が可能であり、今も同期の設定をしています。

　

　MyKomonサポートページ
　よくある質問
　Googleカレンダーとグループウェアを同期できますか？

　

現実的な対応としては、Googleカレンダー側でスケジュール管理を行うことになるでしょう。

予定の時間を入力しないと同期が出来ないなどはありますが、臨時で利用するとした場合には手間暇少なくなるかなと。

ただ、長期間利用出来ないとなると、グループウェアとしての機能も必要なので、別のシステムを検討する必要が出て来ます。

おわりに

こうして主だったものだけ考えてみても、たちまち何も出来なくなるわけではなさそうです。

複数のサービスが使えないとなると支障が出て来そうですが。

逆に考えれば、利用しているサービスで、クラウドサービスが占める割合はまだまだ少ないということなのでしょう。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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