宿題として持ち帰る時に気を付けること

仕事の打ち合わせをしていると、

「また確認して連絡します。」

と、一旦は宿題として持ち帰ることがあります。

特に問題ないこともありますが、その後の経過によっては、やきもきすることも。

そんな経験があるからこそ、自分が宿題を持ち帰る立場、相手に宿題を持って帰ってもらう立場、どちらの立場であっても、気を付けておきたいものです。

持ち帰る宿題がないことが基本

相手がある状況であれば、わざわざ時間を合わせて、同じ時間を過ごすことになるので、その時に出来る限りのことはしておきたいものです。

後で連絡すればいいのであれば、わざわざ時間を合わす必要はなかったではないか。

そんな場合もあるでしょう。

仕事の打ち合わせや面談をするとなると、限られら時間で最大の成果を挙げれるようにするというのは、意識しておきたいところです。

そんなに大袈裟に考えなくても・・・、と思われるかもしれませんが、意外にこう思っている人は多いもの。

明確に意思表示を出来る人であればいいのですが、そんな人ばかりではありません。

「あの時間は何だったのか・・・。」

相手にとって、何かしら満足を得られる時間であったのであれば、まだ救いはあります。

しかしながら、こちらのためを思って、わざわざ時間を作っているということであれば、お互いの思惑は錯綜してしまいます。

打ち合わせや面談などの限られた時間で、最大の成果を挙げるためには、目的を明確にして、内容を共有しておくことが必要となります。

その上で、必要な準備を進めておく。

口頭で全てが解決出来そうな内容であれば、最低限の準備で済むかもしれません。

しっかり説明が必要であれば、補足の資料などを準備しておく。

ここまでしておいて、当日を迎える。

毎回そんな気合を入れていたら、疲れてしまうかもしれません。

ちょっとした打ち合わせや面談なら、出たとこ勝負でもいいのではないか。

もちろん全てに過剰な時間を掛ける必要はないとは思いますが、事前に向き合う時間は作っておいた方がいいかなと。

ちょっとした打ち合わせや面談であれば、向き合う時間もちょっとで済むことも多いでしょう。

ここまで準備や取り組みをしていても、すぐに確認出来ないことというのは出て来るものです。

その場で確認出来ることを増やしておく

全ての事態に備えることは現実的には難しいでしょう。

あらゆることを想定した問答集を用意しておく。

そこに時間を掛けるのであれば、その場で確認出来ることを増やす工夫をするのも一つの方法です。

本当に時間が掛かることであれば、その場で付け焼刃の回答はしない方がいいでしょう。

しかしながら、「あの資料が確認出来れば、すぐに分かるのに・・・。」ということもあります。

　社内のキャビネットの〇段目にあるファイルに綴じた資料

　机の上に置いているあの資料

　社内サーバーのあのデータ

　・・・

他の場所にいても、社内と同じ環境であれば、すぐに解決することは案外多いものです。

紙の資料であれば、まずは共有し易い環境にしていく。

2020年に始まるコロナ禍という状況で、リモートワークが注目されることになりました。

一気にシステム的な対応が広がった印象がありますが、勤務形態自体は、コロナ禍の収束と共に以前の状態に戻っているところもあるでしょう。

勤務形態は戻すとして、システム自体は継続していくかどうか。

リモートワークというのは、在宅勤務とイコールではありません。

社外でも仕事が出来る環境を整えるという意味では、コロナ禍に関係なく、継続するという選択もあります。

打ち合わせや面談の場で、社内と同じような環境でパソコンを操作する。

それだけでも出来ることは増えるものです。

宿題として持ち帰る時

こう書いていくと、別に宿題として持ち帰ってもいいのでは、と思われる方もいるでしょう。

その場で解決するために、事前の準備から打ち合わせや面談が終わるまで、気を抜かずにやり切り続ける、ということをしなくても、一旦持ち帰った方がいいのではないか。

確かに、何でもかんでもその場で解決しようと、無理してしまうと、相手に不信感を抱かれる恐れもあります。

確認するのがめんどくさいから、この場で済まそうとしている？

そんなつもりはなくても、そういう目で見られてしまうことも。

この辺りの線引きは難しいところですが、持ち帰った宿題の管理に追われるということは避けたいところです。

すぐに終わることでも、その場で回答するのと宿題として持ち帰るのとでは、単純に手間暇が違います。

その場で回答する場合には、

　質問を受ける

　確認する

　回答する

という３ステップです。

これが、宿題として持ち帰った場合には、

　質問を受ける

　後日回答する旨伝える

　連絡手段・時期等の確認をする

　確認する

　連絡する

　回答する

というステップになります。

１つ１つはそんなに手間暇が掛からないかもしれませんが、数が増えてくれば結構な時間が取られることに。

そして、管理も必要になってくる。

持ち帰った宿題が終わっていないということはまず避けたいところです。

これが、宿題を持ち帰ったという意識がなくなっていくと、仕事として成立しなくなってきます。

でも、こうしたことが、まかり通ってしまうという現実もあります。

上手くコントロールしながら、やきもきせずに進めるためには、気を付けるというところから始めるしかないのかもしれません。

おわりに

無意識に宿題と認識していないことがないように気を付けておきたいところです。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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