日程調整の細かい失敗を活かしていく
誰かと予定を合わす日程調整は手間暇が掛かるもの。
自分の都合だけで決められないからこそ、調整が必要となる。
その過程において、上手くいかなかったなぁと感じることが多々あります。
それらは細かい失敗ではあるけれど、一つでも改善すれば次に活かすことが出来るものです。
細か過ぎて拾いきれないものもありますが、実際に体験して取り組んでみたことをいくつか挙げてみます。
手の内を見せない
日程調整をする時には、単純に空いている日をすり合わせるだけではないことがあります。
予定は空いているけれど、時間があったら別のことをしようと思っている。
念のため空けておきたい。
・・・
それぞれに思惑があって、関わる人が多くなればなるほど、優先順位にバラツキが出てくるもの。
でも、そんなことを言っていたら日程が決まらないかもしれないから、とりあえず黙っておこう。
性格や立ち位置などによるかと思いますが、色んな思惑が交錯することになります。
そうして、自分の手の内を見せないでいると、日程調整の大詰めのところで、候補日選定を一からやり直す羽目になることも。
以前、旅行の日程を複数人で決める際に、たまたま先に入っていた数か月先の予定のことを言わずに進めていました。
まさかその日に被ることはないだろう。
話の流れで、直近の日程が合わずに、数か月先まで候補に入れることに。
一度は、私が先に予定が入っていた日程も候補に挙がりましたが、他の人の都合もあって、他の日になりそうな流れ。
しかしながら、どうしても予定が合わず、もう一度その日が候補に。
都合が合わないと言っていた人も何とか調整すると言ってくれている。
結局、旅行の日程の中に、私が先に予定が入っている日が含まれてしまい、旅行日程の途中で帰るという中途半端な結果になってしまいました。
色々とやりようはあったと思うのですが、先に予定が入っていて、ダメな日が限られているのであれば、最初に言っておくべきだったなと。
手の内を隠していたわけではないですが、大事なところを見せていなかったのは失敗でした。
都合が悪いところを挙げる
日程調整するときには、それぞれの情報を共有して、都合が合うところを見付けていくことになります。
その時に、都合が良い日を挙げるか、都合が悪い日を挙げるか。
目的が同じで、意味が通じるのであれば、どちらでも問題はないでしょう。。
ただ、経験則としては、都合が良い日を挙げていく方が相手に伝わり易いかなと。
出来るだけ幅広い候補を挙げるためであったり、手間暇を考えると、〇と△以外とする方が手数は少なくて済みます。
例えば、来週の予定を伝える場合。
12月18日～22日の中でどこが空いているか。
12月18日 ～10時 or 12時～
12月19日 終日
12月20日 AM
12月21日 終日
12月22日 AM
が都合が良いとするよりも、
12月18日 10～12時
12月20日 PM
12月22日 PM
上記の日時以外で、と伝える方が文字数的にも簡単に済みます。
時間の幅も大きく取れるので、日程調整がし易いかも。
そう思って、〇〇以外という日程候補の挙げ方を何度かしてきました。
しかしながら、ほとんどの確率で、〇〇以外の〇〇のところでどうですか？と返答されてきます。
上記の例でいえば、
12月18日 10時～
でいかがですか、という申し出がある。
きちんと文章で記載はしているのですが、日程調整の時には、都合が良い日時を挙げるものという認識が強いようです。
そのため、多少は手間が掛かっても、都合が良い日時を挙げるようしようと誓った次第です。
言葉で最適解を探す
１対１の日程調整であれば、一方が候補日時を挙げて、そこはOK・ダメというジャッジをすることが出来ます。
その内、ピッタリ合う日時が出てきて、決定という流れ。
いわゆる最適解が見付かるというところでしょうか。
これが、複数人になってくると、パズルのようにあと一人が当てはまらないということが出て来ます。
こっちの日程だったら、AさんとBさんは合うけど、Cさんが合わない。
あっちの日程だったら、BさんとCさんは合うけど、Aさんが合わない。
更に人数が増えてくると、どのパターンが一番人数が多くなるかなどを判断していくことになります。
会話をしながらだと、それぞれの事情を加味しながら、その都度軌道修正が出来るので、柔軟な対応をすることが出来ます。
ただ、言葉で調整するのには限界があります。
私自身も、数人だからと、それぞれがスケジュール帳を見ながら、会話をしながら言葉で日程調整の最適解を探すようなことがありましたが、結局誰かの予定に合わせて妥協した形となることが多かったなと。
そうした失敗も踏まえて、パズルのように日程を当てはめていくように、日付と時間を表にして機械的に「〇」「×」で予定を確認する方法を取るようになりました。
味気ない部分があるかもしれませんが、味気は日程が決まってから付けていってもいいのかなと。
様子を見ながら、この方法が提案出来ないかを考えながら出欠の連絡をするようにしています。
おわりに
全員にとって快適な方法というのはなかなか難しいものかもしれませんが、自分や誰かだけが我慢してという結果は避けたいところです。
【広告スペース】＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞
＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞＞ 【広告スペース】
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
この記事を書いている人
エフティエフ税理士事務所
代表 税理士
藤園 真樹（ふじぞの まさき）
大阪市福島区を拠点に活動中。
オンラインも活用しているので、対応エリアは問いません。
平日毎日でブログを更新中。
プロフィールはこちら
主なサービスメニュー
【単発サポート】
単発税務サポート
個別コンサルティング
確定申告サポート
融資サポート
【継続サポート】
顧問業務
税務顧問応援パッケージ（福島区）
税務顧問応援パッケージ（ラーメン屋さん）
事務処理のひと手間を減らすサポート
