スケジュール管理の細かさと粗さの使い分け

時間に余裕がなくなってくると、スケジュール管理の重要性が身に染みてくるものです。

細かすぎても、粗すぎても、思うようにはならない。

その辺りは上手く使い分けたいところです。

最初は細かくから

スケジュール管理については、このブログでも何度か取り上げてきました。

社会人になってから特に、自分の頭だけでは把握できないスケジュールをいかに管理するか、というのがテーマになっていて、試行錯誤を繰り返しています。

20年以上経ちますが、未だにこれで大丈夫！という方法には辿り着いていないかなと。

それでも、最初の頃に比べれば、少しは方向性は定まってきているような感覚はあります。

本当に最初の頃は何も考えておらず。

手帳を持つということもしていない状況でした。

学生の頃は、極端に言えば、記憶と人頼みでスケジュール管理は何とかなっていたような気がします。

まずは自分の記憶でスケジュールを覚える。

若さもあるので、多少は記憶力が良かったというのもあるでしょうが、何より怖いもの知らずだったのかもしれません。

例え忘れてしまっていることがあっても、何とかなる。

忘れてしまうぐらいのことなら、そんなに重要なことではないのかも。

今考えれば、恐ろしい考え方ですが、それぐらい割り切っていたのでしょう。

そこから20年以上経った今で考えると、記憶力はそこまで落ちていることはないかなと。

なかなか思い出せないことが増えてきたり、記憶するまでに時間がかかるなどはありますが、以前の記憶力が飛び抜けて良かったわけではなく。

ただ、色々なことに怖さを感じることが多くなってきました。

これは忘れてはダメ、あれも忘れてはダメ・・・。

そうしたプレッシャーがあるからなのか、いざ社会人になって、スケジュール管理をしようと思い立ったときには、まず細かいスケジュール管理から入っていきました。

手帳にびっしり予定を書き込んでいく。

最初はやる気に満ち溢れているので、それで良かったのですが、その内大変さを実感することに。

スケジュールは予定でもあるので、変更されることが多くあります。

そうすると、その都度手帳に書き込んだスケジュールを変更する必要があります。

この変更が手帳だと地味に大変です。

行を一つ下にズラす、スケジュールを1日ズラすだけでも、面倒くさくなってきます。

今では、カレンダーシステムやグループウェアのスケジュール機能を利用しているので、その大変さはだいぶ軽減されましたが、細かくスケジュール管理することへのトラウマのようなものが少しあります。

慣れると粗さが

やる気に満ちたスケジュール管理の中で、細かさに対応しきれずに挫折してからは、少し方向性を変えるようにしました。

細かくするのがダメなら、粗くで行こう。

思考としては単純なもので、誰もが思い付くことかもしれません。

私自身も例外なく、そうした思考になっていました。

スケジュールには、必要最低限のことしか書かない。

柔軟に対応出来るように、一つ一つ細かいスケジュールについては、タスクという形で列挙しておく。

いわゆる時間管理と呼ばれるものです。

その頃には、そうしたスケジュール管理・タスク管理の本などをよく読んでいました。

いろんな方法が紹介されていて、その一部を試してみて、いつにまにかやらなくなっている。

そんなことが続いていた時でもありました。

そうした方法がダメわけではなく、きちんと自分が再現出来ていないだけ。

分かってはいるのですが、自分に合った方法があると信じて、色々と試してみる。

決まったスケジュールを最低限にすると、確実にそのスケジュールは実行することが出来ますが、それ以外のスケジュールがなかなか上手くさばけない。

ずっと実行されないタスクとして繰り越していってしまう。

仕事に慣れてきたからといって、スケジュール管理を粗さだけで乗り切れるわけではないということのようです。

粗さと細かさのハイブリッド

細かすぎてもダメ、粗すぎてもダメ。

そうすると、両方とも実行するしかない。

薄々は気付いていて、現実的には、細かいか粗いかの二択ではないので、そうして実行していた部分はあります。

ただ、明確に、粗さと細かさのハイブリッドでとは決めていなかったかなと。

ちょうど税理士として独立開業したタイミングぐらいで、スケジュール管理について改めて考え始めた頃だったので、ちょうど良いタイミングではありました。

私の場合、開業してからのスケジュールは、システムで管理するようにしています。

プライベートの予定はスマホのアプリで、仕事の予定はグループウェアのスケジュール機能で。

最終的には細かさにたどり着きますが、そこまでの過程は出来るだけ粗く、というのが基本方針です。

具体的には、当日以降のスケジュールは粗く登録していく。

ちょっとしたメモや備忘録のようなイメージです。

　「〇〇について調べる」

というタスクが出て来たとして、まずはスケジュールとして粗く登録する。

　3/14　30分　〇〇について調べる

粗くではありますが、日付と見積時間は必ず入れるようにしています。

そうしたスケジュールを積み上げていきながら、毎日当日の朝に、細かいスケジュールを組んでいきます。

　3/14

　・・・

　09時30分　〇〇について調べる

　～

　10時00分　△△の作成

　・・・

こうしたスケジュール管理をここ数年は続けています。

もちろん、これで万事上手く行くわけではありません。

仕事が詰まってくると、スケジュール管理が上手くいかないことも。

それでも、何もない時よりも見込みは立ちやすいものです。

何より、前もってスケジュールに無理があることが分かるというのは、精神的にラクになる部分があるものです。

まだまだ改良の余地はありますが、しばらくはこの粗さと細かさのハイブリッドを続けていくつもりです。

おわりに

2月3月は、細かさに拠ったスケジュール管理になりがちです。

ようやく目途が見えてきたので、粗さも少し入れていこうと思っているところです。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

この記事を書いている人

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